Ce este Costul Total de Proprietate (TCO)?
Costul Total de Proprietate (TCO) este un indicator financiar care descrie costurile de achiziție și costurile de operare ale unui activ (cum ar fi o mașină, un laptop sau echipament industrial) pe parcursul duratei sale de viață.
Cea mai bună modalitate de a înțelege TCO este prin utilizarea analogiei „aisbergului”. Prețul inițial de achiziție reprezintă vârful vizibil al aisbergului.
Partea aisbergului care este ascunsă sub linia apei sunt costurile continue, incluzând instalarea, instruirea, consumul de energie, întreținerea, reparațiile, suportul, actualizările și costurile de eliminare (casare).
Cum se calculează TCO?
Cea mai comună formulă pentru a calcula TCO este următoarea:
Costul Total de Proprietate = Costul de Achiziție + Costul de Operare – Valoarea de Revânzare.
Pentru unele active, cum ar fi clădirile, costul de achiziție reprezintă de obicei 90% din TCO.
Însă, pentru alte active, cum ar fi mașinile, costul de operare ar putea reprezenta 30-40% din TCO.
Pentru o mașină europeană medie de 25.000 €, costul total de proprietate (TCO) pe 5 ani pentru o mașină condusă 25.000 km pe an (125.000 km în total) ar fi de aproximativ 37.000 €.
Cel mai mare factor este deprecierea, care este de aproximativ 65% pe parcursul a cinci ani, ștergând 16.000 € din valoarea inițială a mașinii. Aceasta înseamnă că valoarea de revânzare a mașinii după 5 ani ar fi de 9.000 €.
Combustibilul este următoarea cheltuială majoră. Presupunând un consum mediu de 6,0 L/100km și un preț de 1,55 € pe litru, ați cheltui aproximativ 11.625 € pe combustibil pe o perioadă de 5 ani.
Alte costuri includ asigurarea anuală (3.000-4.000 €), întreținerea și reparațiile (în jur de 750 €/an, totalizând 3.750 €), taxele de drum (300 €/an, totalizând 1.500 €).
Însumarea acestor costuri (16.250 € + 11.625 € + 4.000 € + 3.750 € + 1.500 €) oferă TCO-ul estimat, care depășește în mod notabil prețul inițial de achiziție al mașinii.
Costul total de proprietate devine astfel:
Costul de Achiziție (25.000 €) + Costul de operare (11.625 € + 4.000 € + 3.750 € + 1.500 €) – Valoarea de Revânzare (9.000 €) = ~37.000 €.
Din perspectivă contabilă, costul total de proprietate se împarte în:
Cheltuieli de Capital (CapEx). Acestea reprezintă cei 25.000 € plătiți pentru mașina în sine.
Cheltuieli Operaționale (OpEx). Restul de ~21.000 € în costuri de operare (combustibil, asigurare, reparații etc.) sunt clasificate drept cheltuieli operaționale.
De ce este important TCO?
Companiile care calculează cu sârguință și acuratețe TCO-ul activelor lor sunt mai productive și mai eficiente în modul în care își cheltuiesc banii, comparativ cu companiile care nu fac acest lucru.
TCO încurajează colaborarea între departamente
Un avantaj al calculării TCO este că încurajează colaborarea și comunicarea între diferite departamente ale companiei.
Acest lucru se datorează faptului că procesul de colectare a datelor pentru un calcul TCO precis necesită informații de la numeroase departamente: achiziții (costuri inițiale), suport IT (costuri cu forța de muncă și software), contabilitate (costuri de depreciere și dobândă), HR (costuri de instruire).
Drept urmare, TCO devine un instrument organizațional care sparge barierele interne și încurajează comunicarea între departamentele companiei care altfel ar fi izolate unele de altele.
TCO ajută companiile să facă bugete mai bune
Calculele TCO precise vor ajuta la identificarea și estimarea tuturor costurilor potențiale asociate cu un activ. Acest lucru ajută companiile să prognozeze cheltuielile cu o precizie mai mare și să evite cheltuielile neașteptate.
O mai bună bugetare și predicție a costurilor îi ajută pe manageri și directori să ia decizii mai inteligente.
Aceasta include totul, de la selecția furnizorilor, când să vândă sau să înlocuiască echipamentele, ce active sunt prea costisitoare etc.
TCO reduce riscul
TCO ajută echipele de achiziții să ia decizii de cumpărare mai bune prin identificarea costurilor ascunse asociate cu diferite opțiuni.
O greșeală comună făcută de departamentele de achiziții este să se concentreze exclusiv pe prețul inițial de achiziție.
Acest lucru poate duce la investiții în active de calitate scăzută care au costuri de operare ridicate sau care pur și simplu nu sunt suficient de bune pentru a finaliza munca necesară.
TCO remediază acest lucru prin identificarea costurilor de operare ascunse și includerea lor în calculul prețului inițial.
Ce nu poate face TCO
TCO este un concept de afaceri foarte util, dar are limitările sale.
TCO nu ia în considerare productivitatea și satisfacția angajaților.
Este foarte dificil de calculat costul financiar al factorilor precum moralul și productivitatea angajaților.
De exemplu: computerele care sunt ieftine, dar lente și nesigure, îi vor frustra pe angajați și le vor limita eficiența. Însă, măsurarea costului exact al acestei productivități pierdute în euro și cenți este complexă și adesea subiectivă.
În mod similar, software-ul sau hardware-ul prost pot duce la costuri ascunse semnificative, dar greu de măsurat, deoarece angajații dezvoltă soluții de compromis ineficiente sau pierd timp căutând suport tehnic.
TCO nu măsoară veniturile și Rentabilitatea Investiției (ROI).
Analiza TCO nu calculează câte venituri va genera un activ. TCO este o jumătate a ecuației ROI, dar nu reprezintă imaginea completă.
Un activ cu un TCO foarte ridicat ar putea fi totuși o investiție excelentă dacă permite companiei să genereze venituri și mai mari sau să intre pe o piață nouă profitabilă.
În mod similar, un activ cu cel mai mic TCO posibil ar putea fi o investiție proastă dacă nu reușește să îndeplinească nevoile de performanță și împiedică creșterea.
TCO trebuie utilizat împreună cu proiecțiile de venituri și analiza ROI, nu ca un substitut pentru acestea.
TCO nu măsoară calitatea și beneficiile strategice.
Modelul TCO nu este conceput să măsoare beneficiile intangibile.
Nu poate atribui un beneficiu financiar imaginii de brand îmbunătățite pe care o companie ar putea-o câștiga din operarea unei flote de mașini moderne și atractive.
Nu poate măsura creșterea satisfacției și retenției angajaților care provine din furnizarea de instrumente fiabile și de înaltă calitate.
De asemenea, nu poate surprinde avantajul strategic pe termen lung care ar putea fi obținut prin investiția în cea mai recentă tehnologie, chiar dacă acea tehnologie are un TCO inițial ridicat.
Acești factori calitativi sunt critici pentru deciziile strategice de afaceri și trebuie luați în considerare alături de calculul TCO pur financiar.
Cum se reduce costul total de proprietate
Există mai multe metode disponibile pentru a reduce TCO-ul unui activ. În general, prețul real de achiziție este cel mai greu de redus. Însă, costurile operaționale asociate cu un activ sunt mai simplu de optimizat.
Metoda 1: Revânzarea activelor vechi
Cea mai ușoară metodă de a reduce TCO este vânzarea cu sârguință a oricăror active învechite de care compania nu mai are nevoie, cum ar fi mașini, laptopuri, telefoane, servere sau chiar mobilier.
Pentru a reveni la exemplul nostru anterior, o mașină de 25.000 € necesită 21.000 € în cheltuieli de operare pe parcursul a 5 ani. Prețul de revânzare ar fi de 9.000 €
Dacă compania ar revinde vehiculul după 5 ani, TCO-ul ar fi de 37.000 €, sau 46.000 € dacă ar alege să caseze mașina sau să o doneze.
Un proces de gândire similar poate fi aplicat oricărui activ deținut de companie.
Mașinile sunt cel mai ușor de vândut activ, deoarece există o piață second-hand mare pentru ele, care este foarte activă.
Alte tipuri de active, cum ar fi electronicele, pot fi vândute printr-un program de răscumpărare de către angajați (employee buyback). Practic, angajatului i se oferă opțiunea de a plăti o taxă modestă pentru a achiziționa laptopul primit de la companie.
Este o situație în care ambele părți câștigă, deoarece compania recuperează o parte din prețul inițial al laptopului, în timp ce angajatul primește un dispozitiv cu care este familiarizat și îi cunoaște istoricul de service.
Există chiar și companii specializate în cumpărarea și revânzarea activelor companiei. Ele au nume diferite, în funcție de activul în care se specializează:
- Companiile de remarketing al flotelor (Fleet remarketers) se specializează în achiziționarea și revânzarea mașinilor uzate.
- Lichidatorii de birouri (Office liquidators) se specializează în mobilier.
- Companiile ITAD (IT Asset Disposition – Eliminarea Activelor IT) se specializează în electronice și alte componente hardware.
Metoda 2: Implementarea unui model Dispozitiv ca Serviciu (Device-as-a-Service)
Dispozitiv ca Serviciu (DaaS) este un model de proprietate a dispozitivelor în care companiile achiziționează, gestionează și finanțează dispozitivele lor (cum ar fi laptopuri sau telefoane) printr-un abonament, în loc să le cumpere.
Pe scurt, DaaS este un abonament lunar care oferă un dispozitiv individual (cum ar fi un laptop sau smartphone) plus servicii de gestionare a dispozitivelor (achiziționarea dispozitivului, configurarea acestuia, reparații, cereri de garanție etc.) plus un strat software pentru monitorizarea și gestionarea dispozitivului.
Un model DaaS reduce TCO-ul asociat cu deținerea și gestionarea dispozitivelor precum laptopurile și telefoanele.
Un furnizor DaaS preia multe responsabilități ale departamentului IT al unei companii, însemnând reparații ale dispozitivelor, cereri de garanție etc.
Acest lucru poate însemna economii de costuri prin evitarea necesității unui departament IT sau creșteri ale productivității, deoarece departamentul IT se poate concentra pe sarcini mai profitabile.
Noi, cei de la INKI, suntem unul dintre cei mai mari furnizori DaaS din Europa și avem o experiență vastă în acest domeniu.
Acest model DaaS a ajutat foarte mult LEGO, unul dintre clienții noștri, să fie mai agil și mai eficient din punct de vedere al costurilor.
Metoda 3: Standardizarea Activelor
În loc să gestioneze un portofoliu divers și complex de active, de exemplu, zece modele diferite de laptopuri de la cinci producători diferiți, o companie se poate standardiza și poate utiliza doar unul sau două modele atent selectate.
Această decizie aparent simplă are un efect de cascadă care reduce dramatic TCO-ul. Simplifică întreținerea și reparațiile, deoarece suportul IT trebuie instruit doar pe un set limitat de hardware.
Standardizarea reduce semnificativ stocul necesar de piese de schimb, eliberând capital și spațiu de stocare.
Standardizarea simplifică, de asemenea, instruirea utilizatorilor și face suportul IT mult mai eficient, deoarece personalul de helpdesk poate dezvolta o expertiză aprofundată asupra modelelor standard.
Mai mult, standardizarea pe un singur sistem de operare (de exemplu, toate dispozitivele Windows sau toate dispozitivele MacOS) simplifică managementul IT și protocoalele de securitate.
Această abordare permite, de asemenea, achiziții în vrac (bulk), ceea ce poate oferi o poziție bună de negociere pentru a cere prețuri mai bune de la furnizori.
Metoda 4: Achiziționarea de la un Singur Furnizor
Pentru sisteme complexe sau tipuri de active similare (vehicule, electronice, echipamente industriale etc.), consolidarea achizițiilor prin cumpărarea de la un singur furnizor strategic poate aduce reduceri substanțiale ale TCO-ului.
Această abordare reduce drastic costurile administrative prin reducerea numărului de facturi de procesat, contracte de gestionat și relații cu furnizorii de întreținut.
Mai important, simplifică procesele critice post-cumpărare. Cererile de garanție, suportul tehnic și procedurile de reparație sunt eficientizate, deoarece există un singur set de procese și un singur punct de contact, economisind timp semnificativ al personalului și reducând confuzia.
Construirea unei relații puternice cu un singur furnizor poate duce, de asemenea, la niveluri de servicii mai bune, condiții mai favorabile și o putere de negociere mai mare pe termen lung.
Metoda 5: Implementarea întreținerii proactive
Trecerea de la un model de întreținere reactiv „repară-l-când-se-strică” la un model de întreținere proactiv poate ajuta foarte mult la reducerea TCO.
Implementarea unui program de întreținere preventivă programată ajută la identificarea și repararea problemelor minore înainte ca acestea să devină defecțiuni critice și costisitoare.
Această abordare reduce foarte mult timpul de inactivitate neplanificat, care este, de obicei, cel mai mare cost ascuns asociat cu un activ.
Un alt beneficiu major al unui model de întreținere preventivă este că mărește valoarea de revânzare a unui activ.
La urma urmei, este mult mai ușor să revinzi o mașină sau un laptop care arată și funcționează ca nou, comparativ cu unul care are defecte vizibile.
Concluzie
În esență, Costul Total de Proprietate (TCO) este un indicator financiar care dezvăluie întregul „aisberg” al costurilor asociate cu un activ, privind mult dincolo de prețul de achiziție vizibil pentru a include toate cheltuielile operaționale.
Prin calcularea TCO = Costul de Achiziție + Costul de Operare – Valoarea de Revânzare, o organizație poate determina dacă un activ poate produce în cele din urmă mai multă valoare decât costul său total.
Totuși, rețineți că TCO este o prognoză și nu poate, de unul singur, să calculeze generarea de venituri a unui activ (ROI) sau beneficiul de productivitate al angajaților.
