Menținerea sub control a cheltuielilor de afaceri este o componentă cheie a companiilor profitabile.
Reducerea cheltuielilor inutile deblochează automat bani valoroși care pot fi reinvestiți în alte părți, mai profitabile, ale companiei.
Acest articol conține 11 strategii pe care companiile le pot folosi pentru a preveni cheltuielile inutile și care vor duce o companie către o poziție financiară mult mai solidă în viitor.
Găsirea unor furnizori și prestatori de servicii mai ieftini
O problemă comună pentru multe afaceri este complezența în relațiile cu furnizorii.
Odată ce un furnizor sau prestator de servicii este ales, contractele sunt adesea reînnoite din inerție, an de an, fără o reevaluare amănunțită a pieței.
Această abordare poate duce la cheltuieli excesive semnificative, deoarece prețurile care erau competitive acum trei ani ar putea fi peste prețurile actuale ale pieței pentru același produs sau serviciu.
Pentru a menține aceste costuri de achizitie sub control, o companie ar trebui să fie într-un proces constant de evaluare, selecție și management al furnizorilor pentru a se asigura că afacerea primește în mod constant cel mai bun raport calitate-preț posibil.
Desigur, această strategie de achizitie nu ar trebui să se concentreze doar pe preț. Există alți factori importanți, cum ar fi costul total de proprietate (TCO), fiabilitatea furnizorului, calitatea și capacitatea furnizorului de a sprijini obiectivele pe termen lung ale afacerii.
Principiul de bază este să nu presupuneți niciodată că oferta actuală este cea mai bună ofertă. Asta necesită o abordare proactiva în care proprietarul sau managerul unei afaceri testează constant piața, colectând multiple oferte de preț și fiind pregătit să negocieze sau să schimbe furnizorii pentru a optimiza costurile și valoarea.
Reducerea cheltuielilor de marketing ineficiente
Atunci când finanțele unei afaceri sunt sub presiune, bugetul de marketing este adesea unul dintre primele care sunt supuse examinării.
Cu toate acestea, o reducere a cheltuielilor de marketing trebuie să fie chirurgicală, nu nediscriminatorie. Scopul este de a elimina cheltuielile pe canalele de marketing neprofitabile, protejându-le în același timp pe cele care generează un return on investment (ROI) clar.
Pentru majoritatea afacerilor, doar unul până la trei canale de marketing sunt cu adevărat profitabile și generează majoritatea rezultatelor.
Provocarea este de a identifica ce canale de marketing funcționează în atragerea de clienți noi și care nu.
Companiile care fac în principal marketing pe internet folosesc de obicei instrumente de analiza precum Google Analytics, sau funcțiile de analiza încorporate în Meta Ads sau Google Ads pentru a determina cât de reușite sunt eforturile lor de marketing.
Cu toate acestea, marketingul pe internet necesită o atribuire de marketing corectă pentru a funcționa, deci asigurați-vă că ați implementat-o corespunzător.
Strategiile de publicitate mai tradiționale, cum ar fi influencerii din social media, reclamele TV/Radio sau recomandările verbale („word of mouth”), necesită o monitorizare atentă și întrebarea clienților unde au aflat despre afacerea dumneavoastră.
Întregul proces poate dura multe săptămâni sau luni, dar este totuși un pas necesar pentru a înțelege cum află clienții despre dumneavoastră și ce cheltuieli de marketing să reduceți și pe care să le măriți.
Adoptarea unui model Device-as-a-Service
Device-as-a-Service (DaaS) este un model de proprietate a dispozitivelor în care companiile achiziționează, gestionează și finanțează dispozitivele lor (cum ar fi laptopuri sau telefoane) printr-un abonament, în loc să le cumpere.
Pe scurt, DaaS este un abonament lunar care oferă un dispozitiv individual, de exemplu un laptop, împreună cu servicii de gestionare a dispozitivului (achiziționarea dispozitivului, configurarea acestuia, reparații, cereri de garanție etc.) plus un strat software pentru a monitoriza și gestiona dispozitivul.
DaaS oferă trei beneficii principale:
În primul rând, previne cheltuielile de capital initiale mari la cumpărarea dispozitivelor și le transformă în cheltuieli lunare mai mici, care pot fi anulate oricând.
În al doilea rând, un abonament DaaS este clasificat ca o cheltuială operațională, ceea ce înseamnă că poate fi dedus imediat, lucru care poate reduce cheltuielile cu impozitele pe termen scurt.
În al treilea rând, un furnizor DaaS preia multe dintre responsabilitățile departamentului IT al unei companii, adică reparațiile dispozitivelor, cererile de garanție etc.
Acest lucru poate însemna economii de costuri prin evitarea creării unui departament IT sau creșteri ale productivității, deoarece departamentul IT se poate concentra pe sarcini mai profitabile.
Noi, la INKI, suntem unul dintre cei mai mari furnizori DaaS din Europa și avem o experiență vastă în acest domeniu.
Acest model DaaS a ajutat enorm clientul nostru, o agenție de marketing, să fie mai agil și mai eficient din punct de vedere al costurilor.
Îmbunătățirea retenției angajaților
Îmbunătățirea retenției angajaților este o strategie financiară puternică, cu un impact direct și substanțial asupra profitabilității unei companii.
Costul fluctuației de personal (employee turnover) este frecvent subestimat, deoarece cele mai semnificative cheltuieli sunt indirecte și dificil de cuantificat.
Costurile directe sunt clare: cheltuieli pentru anunțuri de recrutare, taxe de agenție, interviuri și onboarding pentru un nou angajat. Cu toate acestea, acestea sunt adesea depășite cu mult de costurile indirecte.
Cercetările de la Gallup și din alte surse arată în mod constant că costul total pentru a înlocui un angajat și pentru a-l aduce pe noul angajat la productivitate maximă poate varia între 40% din salariul anual pentru un rol de „frontline” (de primă linie) și peste 200% din salariul anual pentru lideri și profesioniști tehnici specializați.
Aceste costuri mai mari sunt determinate de mai mulți factori.
Productivitate pierdută, deoarece poate dura luni sau chiar un an pentru ca un nou angajat să atingă nivelul de productivitate al predecesorului său.
„Scurgerea de cunoștințe” („Knowledge drain”), deoarece angajații care pleacă iau cu ei cunoștințe valoroase instituționale și specifice clienților.
Îmbunătățirea retenției angajaților se poate face printr-o varietate de mijloace, cum ar fi creșteri salariale, mai mult timp liber plătit, oportunități de avansare în carieră și un echilibru mai bun între viața profesională și cea personală.
Externalizarea proceselor de afaceri cheie
Business Process Outsourcing (BPO) este practica de a externaliza (outsourcing) o funcție sau un proces de afaceri specific către un furnizor de servicii terț.
Acest lucru poate varia de la funcții de back-office, cum ar fi contabilitatea, salarizarea și resursele umane, la servicii de front-office, precum suportul pentru clienți și vânzările.
Pentru întreprinderile mici și mijlocii, BPO oferă acces la expertiză specializată și tehnologie avansată fără investiția de capital mare și costurile asociate cu dezvoltarea și menținerea acestor capacități în cadrul companiei.
Principalul motor pentru BPO este adesea reducerea costurilor. Prin outsourcing, o companie poate converti costurile fixe ale salariilor și infrastructurii într-un cost variabil, plătind doar pentru serviciile de care are nevoie.
Reducerea numărului de angajați și concentrarea rolurilor
O opțiune de ultimă instanță pentru a reduce costurile este ca firmele să concedieze angajați și să își reducă cheltuielile cu salariile.
Aceasta este, totuși, o strategie riscantă. Când este executată prost, o companie ar putea concedia accidental angajați critici care oferă cea mai mare valoare sau ar putea pierde angajați care au cunoștințe aprofundate despre procesele companiei.
Dacă compania dumneavoastră decide să meargă pe această cale, iată câteva criterii despre cum să identificați ce angajați ar trebui concediați:
Pasul 1: Judecați pe baza oportunităților de muncă viitoare, nu pe performanța trecută.
În loc să întrebe „pe cine ar trebui să concediem?”, un manager sau proprietar de afacere ar trebui să întrebe „ce muncă este absolut esențială în viitor?”.
Procedând astfel, o afacere va fi practic forțată să își articuleze clar strategia de business și să definească în mod corespunzător a cui muncă este importantă pentru afacere și a cui nu este.
Pasul 2: Evaluați angajații pe baza unor criterii riguroase
Pentru angajații care au aceleași roluri și responsabilități, compania ar trebui să aplice un proces de evaluare strict bazat pe performanță pentru a identifica pe cine să păstreze în companie.
Pasul 3: Consolidați rolurile și realocați sarcinile
O greșeală comună pe care o fac afacerile după o reducere de personal este să reatribuie pur și simplu toate sarcinile unei poziții vacante unui singur angajat rămas.
Această abordare duce inevitabil la suprasolicitare și burnout. În schimb, volumul de muncă al rolurilor eliminate ar trebui împărțit în sarcini individuale și categorii specializate.
Aceste sarcini pot fi apoi reatribuite strategic mai multor membri ai echipei, în funcție de punctele lor forte, expertiza și capacitatea actuală.
Cumpărarea în vrac și parteneriatul pentru achiziții de grup
Pentru multe afaceri, în special IMM-uri, două strategii puternice pentru reducerea costului bunurilor și consumabilelor sunt achiziționarea în vrac (bulk purchasing) și participarea în Organizații de Achiziții de Grup (GPOs).
Ambele strategii se bazează pe același principiu de afaceri simplu: un volum mai mare de achiziții îmbunătățește puterea de negociere și asigură costuri mai mici pe unitate.
Achiziționarea în vrac este practica simplă de a cumpăra bunuri în cantități mai mari pentru a profita de reducerile de volum oferite de furnizori.
Pe lângă costul mai mic pe unitate, comenzile în vrac duc, de asemenea, la costuri de transport mai mici și costuri administrative mai simple, deoarece o afacere nu trebuie să recumpere atât de des.
Afacerile care nu au capital suficient pentru comenzi în vrac sau nu au spațiu pentru inventare mari se pot baza în schimb pe Organizațiile de Achiziții de Grup.
Un GPO este o entitate care concentrează cererea de achiziții a mai multor afaceri individuale pentru a negocia contracte cu furnizorii în numele întregului grup.
Prin punerea în comun a puterii lor de cumpărare colective, afacerile mici care sunt membre ale unui GPO pot beneficia de același tip de prețuri bazate pe volum și de termeni contractuali favorabili, care sunt de obicei rezervați marilor corporații.
Acest lucru le permite să obțină economii de costuri semnificative, în medie de 18-22%, fără a fi nevoite să cumpere și să stocheze singure cantități mari de inventar.
GPO-urile sunt deosebit de eficiente în industrii precum sănătatea, dar există și pentru o gamă largă de alte sectoare, acoperind categorii de cheltuieli indirecte precum consumabile de birou, transport și tehnologie.
Reducerea costurilor de finanțare (împrumuturi, dobânzi etc.)
Costurile de finanțare, cum ar fi dobânzile la împrumuturi și linii de credit sau primele de asigurare, reprezintă o categorie semnificativă de cheltuieli de afaceri.
Spre deosebire de multe costuri operaționale care pot fi ajustate rapid, costurile de finanțare sunt de obicei influențate de acorduri pe termen lung și de factori precum bonitatea companiei sau condițiile generale ale pieței.
Cu toate acestea, aceste costuri nu sunt fixe și imuabile și pot fi reduse.
Principiul de bază al reducerii costurilor de finanțare este de a căuta în mod constant modalități de a îmbunătăți termenii obligațiilor financiare existente.
Există mai multe abordări pentru a face acest lucru:
- lucrul activ pentru a îmbunătăți bonitatea afacerii pentru a se califica pentru rate mai bune.
- monitorizarea pieței pentru oportunități de a refinanța datoriile cu dobânzi mari.
- negocierea unor termeni mai favorabili cu creditorii.
- implementarea unor practici solide de management al riscului pentru a reduce primele de asigurare.
Tratând finanțarea ca un cost variabil care poate fi gestionat activ, o afacere își poate reduce semnificativ costul capitalului, poate îmbunătăți cash flow-ul și își poate consolida bilanțul.
Optimizarea întreținerii și reparațiilor
Costurile de întreținere și reparații reprezintă o cheltuială operațională semnificativă, dar impactul lor se extinde mult dincolo de costul direct al pieselor și al manoperei.
Perioadele de inactivitate neplanificată a echipamentelor (downtime) reprezintă o sursă majoră de costuri ascunse, ducând la pierderi de productivitate, termene de producție ratate și costuri nebugetate cu orele suplimentare.
Modul corect de a gestiona întreținerea este de a schimba abordarea organizației de la un model reactiv de „întreținere corectivă” (repararea echipamentelor doar după ce se defectează) la un model proactiv, de „întreținere preventivă”.
Un program de întreținere preventivă bine structurat implică efectuarea de sarcini de întreținere și inspecții planificate, de rutină, pentru a menține activele în condiții optime de funcționare și pentru a identifica problemele potențiale înainte ca acestea să ducă la defecțiuni catastrofale.
Un program eficient de întreținere preventivă (PM) poate reduce dramatic perioadele de downtime neprogramate și poate crește durata de viață a echipamentelor.
O componentă crucială a acestei strategii este managementul eficient al inventarului de piese de schimb. Un management defectuos al pieselor de schimb poate duce la o lipsă a acestora atunci când sunt cele mai necesare, prelungind perioadele de downtime. Alteori, poate duce la stocarea ineficientă a pieselor inutile, blocând capitalul.
Eliminarea serviciilor sau produselor neprofitabile
O traiectorie comună pentru afacerile în creștere este să adauge continuu produse și servicii noi în portofoliul lor. Fac acest lucru în efortul de a viza fiecare preferință posibilă a clienților și de a captura noi segmente de piață.
Cu toate acestea, companiile cu portofolii mari de produse sau servicii se confruntă adesea cu regula 80/20 (sau principiul Pareto), unde 20% dintre produsele sau serviciile lor produc 80% din venituri și profit.
Restul de 80% din portofoliul lor constă în produse cu performanțe slabe, care produc venituri sau profit redus, dar creează costuri ascunse semnificative și complexitate în întreaga afacere.
Raționalizarea portofoliului de produse este un proces de evaluare a fiecărui produs sau serviciu dintr-un portofoliu pentru a decide dacă ar trebui păstrat, modificat sau întrerupt.
Scopul este de a elimina ofertele cu performanțe slabe sau non-strategice pentru a simplifica operațiunile și a concentra resursele pe cele mai profitabile produse.
Prin reducerea complexității produselor și concentrarea doar pe produsele esențiale, cu performanțe ridicate, companiile pot îmbunătăți eficiența lanțului de aprovizionare, pot reduce costurile de depozitare, pot spori satisfacția clienților și, în final, pot crește veniturile și profitabilitatea.
Reducerea costurilor cu licențele software
Majoritatea licențelor software moderne au trecut la un model de abonament lunar. Acest lucru poate fi avantajos din punct de vedere al costurilor pe termen scurt, dar poate fi destul de costisitor pe termen lung.
O soluție este găsirea unor instrumente software echivalente care pot fi achiziționate cu o singură plată unică.
Modelul de plată unică oferă proprietate imediată și permanentă asupra licenței software, eliminând riscul unor creșteri viitoare de preț și al plăților recurente lunare sau anuale.
Deși această abordare necesită de obicei o investiție de capital inițială mai mare, poate duce la un cost total de proprietate (TCO) mai mic pe parcursul ciclului de viață al software-ului.
Acest model este deosebit de potrivit pentru produse software mature și stabile, unde nevoia de actualizări constante cu funcționalități de ultimă generație este mai puțin critică decât predictibilitatea și controlul costurilor pe termen lung.
O altă metodă de control al costurilor software este controlul strict al numărului de licențe software de care afacerea dumneavoastră are cu adevărat nevoie.
Aceasta înseamnă achiziționarea de software (fie prin cumpărare, fie prin abonament) doar pentru angajații care au cu adevărat nevoie de acel program software.
Acest lucru va ajuta la reducerea costurilor pentru licențele care sunt plătite, dar sunt subutilizate sau nefolosite deloc.
