Capitalul de lucru este capitalul disponibil unei afaceri pentru a-și finanța operațiunile de zi cu zi.
Formula contabilă folosită pentru a-l calcula este:
Capital de Lucru = Active Curente – Datorii Curente
Activele curente sunt toate activele pe care o companie se așteaptă să le convertească în numerar în decurs de un an. Acestea includ:
- Numerar și echivalente de numerar.
- Creanțe. Aceasta reprezintă banii datorați companiei de către clienții săi pentru bunuri sau servicii care au fost livrate, dar nu au fost încă plătite.
- Stocuri. Această categorie include materiile prime ale companiei, producția în curs de execuție și produsele finite care vor fi vândute în curând pentru numerar.
- Alte active. Aceasta include acțiuni, depozite de aur, obligațiuni care urmează să ajungă la maturitate etc.
Datoriile curente sunt toate obligațiile financiare și datoriile care trebuie plătite în decurs de un an. Acestea includ:
- Datorii comerciale: Aceștia sunt banii pe care compania îi datorează furnizorilor, vânzătorilor și altor creditori pentru bunuri sau servicii achiziționate pe credit.
- Datorii pe termen scurt: Aceasta include plățile datoriilor care trebuie efectuate în următoarele 12 luni.
- Cheltuieli angajate: Acestea sunt cheltuieli care au fost suportate, dar nu au fost încă plătite. Exemple comune includ salariile plătibile angajaților, impozitele datorate organelor guvernamentale etc.
- Venituri amânate: Aceasta reprezintă plăți în avans făcute de clienți pentru bunuri sau servicii pe care compania nu le-a livrat încă. Este o datorie deoarece compania este obligată fie să furnizeze bunurile/serviciile, fie să returneze banii.
Dacă valoarea activelor curente este mai mare decât cea a datoriilor curente, atunci compania are un capital de lucru pozitiv, ceea ce înseamnă că are capacitatea suficientă de a-și plăti facturile, de a finanța operațiunile și de a investi în inițiative de creștere etc.
Cu toate acestea, un capital de lucru negativ înseamnă că firma suferă de lipsă de lichidități și s-ar putea confrunta cu dificultăți în plata datoriilor și a partenerilor de afaceri.
De ce este importantă gestionarea corectă a capitalului de lucru
Companiile care își gestionează corect capitalul de lucru sunt într-o poziție mult mai bună pentru a profita de oportunități de afaceri neprevăzute, cum ar fi achiziționarea de materii prime în timp ce acestea au un preț scăzut, cumpărarea de echipamente la un discount temporar etc.
Companiile cu un nivel sănătos al capitalului de lucru se pot mișca, de asemenea, mai repede decât concurenții lor atunci când este nevoie.
De exemplu, companiile cu mult capital de lucru pot finaliza contractele mai rapid prin externalizarea anumitor sarcini și efectuarea mai multor activități în paralel.
Prin comparație, companiile cu puțin capital de lucru au o capacitate de muncă mult mai limitată. Aceste companii se vor mișca adesea mai lent, deoarece trebuie să aștepte mai multe încasări de numerar pentru a-și permite să cumpere mai multe servicii, instrumente sau să angajeze mai mulți oameni.
8 Metode de gestionare corectă a capitalului de lucru
Există destul de multe strategii încercate și testate pe care companiile le pot folosi pentru a-și îmbunătăți capitalul de lucru.
În funcție de metodă, scopul este de a crește valoarea activelor curente sau de a reduce datoriile curente ale companiei.
Accelerarea încasărilor de la clienți (managementul creanțelor)
Obiectivul managementului creanțelor este de a converti vânzările în numerar cât mai repede posibil.
De obicei, acest lucru înseamnă stabilirea unor proceduri operaționale standard pentru găsirea clienților de încredere, facilitarea plăților, crearea de grafice de plată etc.
Cea mai de impact schimbare este efectuarea evaluărilor de credit asupra clienților potențiali pentru a le înțelege capacitatea de plată.
Aceste informații permit companiilor să calibreze corect ce fel de servicii pot oferi clienților noi și ce opțiuni de plată pot extinde.
O altă opțiune este configurarea unui sistem de facturare eficient și automatizat. Facturile ar trebui trimise imediat după livrarea bunurilor sau serviciilor. Facturile trebuie să fie, de asemenea, corecte, clare și ușor de înțeles, cu termenii de plată, datele scadente și instrucțiunile de plată afișate la vedere.
Urmărirea manuală a facturilor neachitate consumă timp și este ineficientă. Software-ul modern de contabilitate sau de gestionare a creanțelor poate automatiza acest proces prin trimiterea de mementouri automate atât pentru facturile care urmează să fie scadente, cât și pentru cele restante.
Gestionarea datoriilor comerciale
Scopul gestionării datoriilor comerciale este de a crește cantitatea de numerar disponibilă la un moment dat prin optimizarea momentului în care se fac plățile.
În general, o afacere ar trebui să păstreze numerarul cât mai mult timp posibil din punct de vedere contractual și strategic.
De asemenea, afacerile ar trebui să renegocieze termenele de plată ori de câte ori este posibil, de exemplu prin extinderea termenului de plată sau prin solicitarea de reduceri pentru comenzi mari.
O altă soluție este automatizarea corectă a procesului de plată, astfel încât facturile să fie plătite la timp și fără a suporta penalități de întârziere sau alte penalități similare.
Un control mai bun al stocurilor
Pentru multe afaceri, stocurile reprezintă adesea cea mai mare componentă a capitalului de lucru, iar gestionarea lor eficientă este esențială pentru eliberarea numerarului blocat.
O soluție comună este adoptarea filozofiei Just-In-Time (JIT). JIT înseamnă că o companie comandă materiale de la furnizori doar atunci când este nevoie de ele în procesul de producție.
Această abordare reduce dramatic cantitatea de stocuri deținute, minimizând astfel costurile de depozitare, risipa și cantitatea de numerar blocată în stocuri.
Dezavantajul este că necesită o prognoză excelentă și o analiză sezonieră a stocurilor.
O altă strategie comună este optimizarea cantității de stocuri de rezervă (stoc de siguranță) care trebuie păstrate pentru cererea neașteptată sau întârzierile furnizorilor.
În cele din urmă, afacerile ar trebui să identifice și să elimine „stocurile fără mișcare” (stocuri moarte) cât mai repede posibil, înainte ca acestea să își piardă complet valoarea.
În acest context, stocurile fără mișcare se referă la articole care sunt învechite, au expirat sau nu mai sunt solicitate. Acest stoc reprezintă o pierdere completă a capitalului investit pentru achiziționarea sa.
Stocurile fără mișcare existente ar trebui eliminate prin prețuri reduse.
Pentru a preveni acumularea de astfel de stocuri în viitor, companiile ar trebui să facă audituri regulate pentru a descoperi ce produse se vând prost și să ajusteze cantitățile comandate.
Implementarea unui model Device-as-a-Service (DaaS)
Device-as-a-Service (DaaS) este un model de proprietate a dispozitivelor în care companiile achiziționează, gestionează și finanțează dispozitivele lor (cum ar fi laptopuri sau telefoane) printr-un abonament, în loc să le cumpere.
Pe scurt, DaaS este un abonament lunar care oferă un dispozitiv individual (cum ar fi un laptop sau un smartphone) plus servicii de gestionare a dispozitivelor (achiziționarea dispozitivului, configurarea acestuia, reparații, revendicări de garanție etc.) plus un strat software pentru monitorizarea și gestionarea dispozitivului.
Un model DaaS ajută companiile să-și îmbunătățească capitalul de lucru în trei moduri:
În primul rând, previne cheltuielile mari de capital inițiale la cumpărarea dispozitivelor și le transformă în cheltuieli lunare mai mici, care pot fi anulate oricând.
În al doilea rând, un abonament DaaS este clasificat ca o cheltuială operațională, ceea ce înseamnă că poate fi dedus imediat, fapt ce poate reduce cheltuielile cu impozitele pe termen scurt.
În al treilea rând, un furnizor DaaS preia multe responsabilități ale departamentului IT al unei companii, adică reparațiile dispozitivelor, revendicările de garanție etc.
Acest lucru poate însemna economii de costuri prin evitarea nevoii unui departament IT sau creșteri ale productivității, deoarece departamentul IT se poate concentra pe sarcini mai profitabile.
Noi, la INKI, suntem unul dintre cei mai mari furnizori DaaS din Europa și avem o experiență vastă în acest domeniu.
Acest model DaaS a ajutat foarte mult LEGO, unul dintre clienții noștri, să fie mai agil și mai eficient din punct de vedere al costurilor.
Negocierea reducerilor pentru plăți anticipate
Companiile cu rezerve puternice de numerar le pot folosi pentru a negocia reduceri de la furnizori, oferind plăți anticipate furnizorilor în schimbul unei reduceri.
În general, cu cât plata este mai mare și mai devreme efectuată, cu atât reducerea negociată poate fi mai mare.
Un alt mod de a privi lucrurile este că firma cumpărătoare își folosește excedentul de bani pentru a investi în furnizor, în schimbul reducerii costului bunurilor vândute (COGS).
Factorizarea și finanțarea facturilor
Factorizarea este un mecanism financiar prin care o companie își vinde creanțele unei companii financiare terțe, cunoscută sub numele de factor, la un discount.
Factorul oferă de obicei un procent mare din valoarea nominală a facturii (de exemplu, 70-90%) afacerii în avans. Factorul preia apoi procesul de colectare de la client.
Odată ce clientul plătește suma integrală a facturii către factor, acesta returnează afacerii soldul rămas de 10-30%, minus comisioanele factorului.
Pentru afacerile cu cicluri lungi de plată ale clienților sau cele care se confruntă cu o creștere rapidă care le reduce numerarul disponibil, factorizarea este un instrument financiar care poate oferi o injecție imediată și semnificativă de capital de lucru.
Factorizarea convertește direct un activ curent nelichid (creanțe) în cel mai lichid activ (numerar).
Această infuzie imediată de fonduri poate fi utilizată pentru a plăti salariile, a achiziționa stocuri sau a finanța operațiunile zilnice, prevenind o criză de lichidități și permițând afacerii să urmărească oportunități de creștere fără a fi constrânsă de clienții care plătesc lent.
Previziunea fluxului de numerar
Previziunea corectă și regulată a fluxului de numerar este practica de a anticipa intrările și ieșirile viitoare de numerar, permițând unei companii să anticipeze când este cea mai mare nevoie de numerar.
Companiile cu o bună previziune a fluxului de numerar își vor conduce afacerea gestionând perioadele cu necesar intens de numerar, în loc să răspundă la crize.
Previziunea eficientă implică colectarea de date din întreaga organizație, incluzând departamentele de vânzări, creanțele, graficele datoriilor comerciale și cheltuielile operaționale planificate, pentru a construi un model cuprinzător al pozițiilor viitoare de numerar.
Software-ul modern de planificare și analiză financiară (FP&A) poate automatiza o mare parte a acestui proces, utilizând date în timp real din sistemele ERP și valorificând inteligența artificială și învățarea automată pentru a îmbunătăți acuratețea previziunilor.
Atunci când este făcută corect, prognoza de numerar permite conducerii să identifice potențialele deficite de numerar cu mult timp în avans, oferindu-le timp să aranjeze finanțarea sau să ajusteze cheltuielile.
De asemenea, identifică perioadele de surplus de numerar, permițând companiei să planifice investiții sau să aranjeze plăți anticipate în schimbul unor reduceri.
Fără o previziune solidă, o afacere este „oarbă” la situația sa financiară viitoare și riscă să cadă în lipsă de lichidități.
Finanțarea pe termen scurt și liniile de credit
Chiar și cu cele mai bune practici de management, afacerile se pot confrunta în continuare cu deficite temporare de capital de lucru.
O soluție simplă pentru aceasta o reprezintă instrumentele de finanțare pe termen scurt, cum ar fi liniile de credit sau împrumuturile de afaceri.
Cel mai comun instrument în acest scop este o linie de credit revolving, negarantată, de la o bancă.
Aceasta oferă o sursă flexibilă de capital pe care o companie o poate accesa după cum este necesar pentru a acoperi nevoile temporare, cum ar fi finanțarea unei acumulări sezoniere de stocuri sau gestionarea fluxului de numerar în timpul unui proiect mare.
O linie de credit pentru capital de lucru asigură că o afacere își poate îndeplini întotdeauna obligațiile pe termen scurt, chiar și în perioadele cu flux de numerar restrâns.
Cu toate acestea, este crucial ca această finanțare pe termen scurt să fie utilizată în scopul propus. O greșeală obișnuită în afaceri este utilizarea unei linii de credit pentru achiziționarea de active pe termen lung, cum ar fi utilaje sau proprietăți imobiliare.
Acest lucru creează o nepotrivire periculoasă între natura pe termen scurt a finanțării și natura pe termen lung a activului, blocând linia de credit și lăsând-o indisponibilă pentru operațiunile de zi cu zi.
