Ce este leasingul de hardware IT și cum funcționează?
Leasingul de hardware IT este un acord financiar prin care o companie (numită locatar) obține dreptul de a utiliza anumite echipamente hardware IT (cum ar fi un server sau un laptop) pentru o perioadă predeterminată.
În schimb, locatarul efectuează plăți recurente către locator, compania financiară care păstrează dreptul de proprietate legală asupra echipamentelor pe toată durata contractului de leasing.
La sfârșitul perioadei contractuale, locatarul are opțiunea de a cumpăra echipamentele la un preț preferențial (chiar și de doar 1 euro).
Leasingul este foarte popular în cazul activelor mai scumpe, cum ar fi camioanele sau utilajele industriale, deoarece ajută la eșalonarea costurilor și permite companiilor să evite cheltuielile de capital mari.
Recent, leasingul de hardware IT a devenit, de asemenea, destul de popular, în special pentru dispozitivele de top.
Noi, la INKI, suntem un furnizor de Device-as-a-Service, nu o companie de leasing de hardware IT, însă avem o experiență vastă cu mecanismele contractelor de leasing.
Pentru multe companii, leasingul de hardware IT este o modalitate bună de a achiziționa computerele, laptopurile și telefoanele necesare la un preț lunar predictibil.
Cu toate acestea, contractele de leasing au multe dezavantaje subtile (și nu atât de subtile) care le pot face mult mai costisitoare decât s-a planificat inițial.
Mai jos sunt doar câteva dintre aceste aspecte pe care fiecare companie ar trebui să le ia în considerare și să le analizeze corespunzător atunci când decide dacă leasingul este o alegere bună.
Compania dumneavoastră va fi evaluată din punct de vedere al bonității
Înainte de a încheia un contract de leasing pentru hardware IT, o companie trebuie mai întâi să depună o cerere de leasing. Aceasta necesită furnizarea de date financiare cheie, astfel încât locatorul să poată evalua bonitatea locatarului.
Pentru sume de leasing standard, care pot varia de la 10.000 la 100.000 de euro, procesul de aprobare poate fi surprinzător de rapid, durând doar 24-48 de ore.
Prin comparație, cererile de împrumut tradiționale pot dura mult mai multe zile sau chiar săptămâni pentru a fi aprobate.
Acest lucru înseamnă că este mult mai rapid să achiziționezi dispozitive noi prin leasing, comparativ cu obținerea unui împrumut pentru a le cumpăra.
Cu toate acestea, pentru contracte de leasing mai substanțiale care depășesc anumite praguri, cum ar fi 100.000 de euro sau mai mult, locatorii vor solicita adesea documente financiare complete.
Acestea pot include situații financiare complete, planuri de afaceri detaliate și proiecții pentru a justifica solicitarea de finanțare mai mare.
Un alt aspect de luat în considerare este că majoritatea locatorilor au adesea valori minime ale tranzacțiilor. Este neobișnuit să se găsească contracte de leasing pentru achiziții totale de echipamente în valoare de mai puțin de 3.000 de euro, deoarece costurile administrative sunt prea mari pentru a fi profitabile.
Atenție la taxele ascunse din contractele de leasing de hardware
O concepție greșită, comună și critică, este că locatorul, în calitate de proprietar, suportă toate costurile secundare asociate cu dispozitivul, cum ar fi impozitele pe proprietate sau costurile de asigurare.
Contractele de leasing standard transferă aproape universal aceste responsabilități către locatar.
Contractul va stipula că locatarul este responsabil pentru menținerea unei acoperiri de asigurare adecvate pentru echipament împotriva daunelor sau pierderii și pentru plata oricăror taxe aplicabile asociate cu activul.
Aceste costuri nu sunt de obicei incluse în plata lunară de bază și reprezintă un „cost ascuns” semnificativ care trebuie luat în calcul în orice analiză a Costului Total de Proprietate (Total Cost of Ownership).
Când se transferă proprietatea (și când nu)
În aproape toate cazurile, proprietatea asupra dispozitivului închiriat este transferată la finalizarea perioadei de leasing. Cu toate acestea, acest lucru se realizează de obicei fie printr-un leasing financiar, fie printr-un leasing operațional:
Leasingul cu opțiune de cumpărare la 1 euro. În practică, acesta funcționează ca un împrumut „ascuns”, în care scopul final este obținerea proprietății asupra dispozitivului.
Acest tip de leasing are plăți lunare mai mari, deoarece sunt calculate pentru a acoperi aproape întregul cost al echipamentului plus dobânda pe durata contractului.
Odată ce perioada de leasing se încheie, locatarul are opțiunea de a cumpăra dispozitivul pentru o sumă simbolică, adesea doar 1-10 euro.
Acest tip de leasing este ideal pentru companiile care au nevoie de un activ pe întreaga sa durată de viață utilă, dar doresc să eșaloneze costul de achiziție în timp.
Din punct de vedere contabil, această structură este aproape întotdeauna clasificată ca un leasing financiar și este considerată o cheltuială de capital (capital expense).
Leasingul la Valoarea Justă de Piață (Fair Market Value – FMV). Prin comparație, leasingul FMV este considerat un „leasing veritabil”, funcționând mai mult ca o închiriere pe termen lung.
La sfârșitul perioadei unui contract de leasing la valoarea justă de piață, locatarului i se prezintă trei opțiuni:
- să returneze echipamentul locatorului,
- să reînnoiască contractul de leasing pentru o perioadă suplimentară,
- sau să achiziționeze echipamentul la valoarea sa justă de piață de la acel moment.
De obicei, majoritatea locatarilor aleg a treia opțiune și ajung să cumpere dispozitivul.
Deoarece locatorul recuperează o mare parte din valoarea activului prin revânzare, plățile lunare sunt de obicei mai mici decât cele ale unui leasing cu opțiune de cumpărare la 1 euro.
Această structură este de obicei clasificată ca un leasing operațional, iar cheltuielile sunt clasificate drept cheltuieli operaționale (operating expenses).
Alte Variațiuni: Deși mai puțin comune pentru hardware-ul IT standard, există și alte structuri.
Un leasing cu Cumpărare Obligatorie la Terminare (Purchase Upon Termination – PUT), de exemplu, obligă locatarul să cumpere echipamentul la sfârșitul perioadei pentru un preț prestabilit, adesea fixat la 10% – 20% din costul original.
Această structură oferă plăți mai mici decât un leasing cu opțiune de cumpărare la 1 euro, dar oferă totuși o cale către proprietate cu un cost final cunoscut.
Rezilierea anticipată este foarte costisitoare
Un aspect important al unui contract de leasing de hardware este că acesta nu este o închiriere flexibilă, de la o lună la alta. Un leasing este un contract financiar cu caracter obligatoriu din punct de vedere juridic, care nu poate fi anulat, pentru o perioadă fixă.
Contractele de leasing sunt considerate flexibile deoarece locatarii pot alege ce se întâmplă la sfârșitul contractului (returnarea, reînnoirea sau achiziționarea dispozitivului). De asemenea, au posibilitatea de a adăuga echipamente noi.
Cu toate acestea, un contract de leasing nu oferă locatarilor posibilitatea de a modifica sau de a ieși prematur dintr-un contract. Încercarea de a face acest lucru atrage consecințe juridice și financiare costisitoare.
Penalități Financiare: Un locatar care reziliază anticipat un contract de leasing trebuie, de obicei, să plătească suma tuturor ratelor rămase datorate conform contractului. În multe cazuri, această sumă este datorată imediat, ca o plată unică, adesea cu un discount mic sau inexistent pentru plata anticipată.
Pe lângă aceasta, contractul va conține probabil taxe de penalizare pentru reziliere anticipată, care pot ajunge până la 10% din soldul rămas.
Consecințe Juridice: Din perspectivă juridică, o reziliere anticipată de către locatar reprezintă o încălcare a contractului. Acest lucru îi dă dreptul locatorului să dea în judecată pentru recuperarea valorii totale preconizate a contractului de leasing.
Acest lucru poate duce la litigii costisitoare și la hotărâri judecătorești pentru întreaga sumă datorată.
Daune de Credit și Reputaționale: O neîndeplinire a obligațiilor unui contract de leasing este un eveniment negativ care este raportat agențiilor de credit pentru afaceri. Acest lucru poate dăuna grav ratingului de credit al companiei, făcând mai dificilă și mai costisitoare obținerea oricărei forme de împrumuturi și contracte de leasing în viitor.
Costul conformării cu astfel de cerințe poate fi atât de prohibitiv încât, în practică, forțează locatarul să exercite o opțiune de cumpărare costisitoare la valoarea justă de piață, chiar dacă nu avea intenția de a păstra echipamentul învechit.
Pentru companiile care prețuiesc flexibilitatea și doresc să poată returna dispozitivele în orice moment, un serviciu de tip Device-as-a-Service (precum cel pe care noi, la INKI, îl oferim) este, în general, o alegere mult mai bună.
Acest lucru se datorează faptului că Device-as-a-Service vă permite să anulați contractele în orice moment, fără a vă face griji cu privire la obligațiile pe termen lung.
Un contract de leasing de hardware este adesea considerat o cheltuială de capital
Din perspectivă fiscală și contabilă, principalul beneficiu al unui contract de leasing este că ar trebui să fie mai ușor de dedus din impozite în comparație cu o achiziție directă a dispozitivului.
Acest lucru se datorează faptului că, de obicei, contractele de leasing sunt clasificate ca o cheltuială operațională (operating expense), în timp ce achiziționarea de laptopuri, smartphone-uri și alte echipamente hardware IT este clasificată ca o cheltuială de capital (capital expense).
Cheltuielile operaționale pot fi deduse integral în perioada fiscală în care au fost efectuate, în timp ce cheltuielile de capital sunt de obicei deduse pe parcursul mai multor ani.
Cu toate acestea, modificările contabile recente forțează o reclasificare a unor contracte de leasing drept cheltuieli de capital, cu excepția faptului că acestea sunt contractate prin împrumuturi.
Acesta este cazul leasingului financiar (cunoscut și sub numele de leasing de capital). Un leasing de capital sau financiar este tratat ca o achiziție a unui activ.
Acest lucru înseamnă că activul închiriat este înregistrat în bilanțul contabil ca un activ fix, alături de datoria asociată cu plata leasingului.
Din punct de vedere contabil, acest lucru înseamnă că cheltuiala este tratată atât ca o cheltuială de capital (deoarece activul în sine se amortizează în timp), cât și ca o cheltuială operațională (deoarece locatarul trebuie să plătească dobândă pentru leasing).
Prin urmare, un leasing de capital generează cheltuieli caracteristice unei cheltuieli de capital, nu uneia operaționale simple.
Un leasing operațional este de obicei considerat o cheltuială operațională. Atunci când o companie încheie un contract de leasing operațional, trebuie să specifice că are un activ reprezentând dreptul de utilizare (ROU – right-of-use) și o datorie corespunzătoare de leasing în bilanțul său.
Cu toate acestea, recunoașterea cheltuielilor în contul de profit și pierdere este diferită de cea a unui leasing financiar. În loc de cheltuieli separate de amortizare și dobândă, plățile de leasing sunt înregistrate ca o singură cheltuială de leasing.
Această cheltuială este clasificată ca o cheltuială operațională, reflectând natura leasingului ca un cost pentru utilizarea unui activ pe o perioadă specifică, mai degrabă decât pentru dobândirea proprietății acestuia.
Companiile de leasing ar trebui să ofere o mulțime de servicii suplimentare
Un serviciu de leasing modern nu ar trebui să fie doar un mecanism de finanțare pentru achiziționarea de dispozitive noi. O companie de leasing ar trebui, în mod ideal, să ofere o listă lungă de servicii pentru a justifica costul mai ridicat (în comparație cu achizițiile directe) și termenii contractuali stricți:
În mod ideal, un acord de leasing ar trebui să fie structurat pentru a include servicii esențiale alături de hardware.
Aceste servicii esențiale ar trebui să includă mentenanța dispozitivelor și suportul tehnic.
Acest lucru înseamnă că, dacă un dispozitiv închiriat se defectează, locatorul este responsabil pentru coordonarea reparațiilor sau înlocuirilor.
Acest aranjament protejează locatarul de costurile imprevizibile și de întreruperile operaționale asociate cu defecțiunile hardware.
Prin integrarea managementului garanției și a logisticii reparațiilor în contractul de leasing, furnizorul preia o povară administrativă și tehnică semnificativă de pe umerii departamentului IT intern al locatarului.
Programele de leasing pot include servicii de software și implementare.
Contractele de leasing pot fi structurate pentru a include licențele de software necesare, cum ar fi sistemele de operare și aplicațiile de business, într-o singură plată lunară. Acest lucru simplifică managementul activelor software și consolidează facturarea.
Mulți furnizori oferă, de asemenea, servicii de pre-configurare. Înainte ca un singur dispozitiv să fie livrat, acesta poate fi pre-configurat cu software-ul specific al companiei locatare, inclusiv toate aplicațiile necesare, politicile de securitate, setările de rețea și configurațiile utilizatorilor.
În cele din urmă, multe companii de leasing ar trebui să se ocupe de eliminarea dispozitivelor la sfârșitul ciclului de viață.
Sfârșitul vieții utile a unui activ IT marchează începutul unui proces complex și plin de riscuri cunoscut sub numele de Casația Activelor IT (IT Asset Disposition – ITAD).
Pentru companiile care dețin propriile dispozitive, acest lucru implică colectarea hardware-ului învechit, găsirea unui spațiu de depozitare securizat, curățarea datelor de pe acestea și totul în timp ce se respectă reglementările de mediu și de securitate a datelor.
Acestea sunt serviciile minime care ar trebui incluse într-un contract de leasing de hardware IT pentru ca acesta să fie rentabil.
Acest lucru se datorează faptului că aceste servicii combinate vor simplifica semnificativ procesele de afaceri asociate cu manipularea și gestionarea dispozitivelor.
Aceste tipuri de servicii se găsesc de obicei în modele similare de deținere a dispozitivelor, cum ar fi DaaS, deci nu ar trebui să fie imposibil de realizat de către majoritatea locatorilor.
Este dificil să faci upgrade la hardware
Majoritatea contractelor de leasing standard interzic în mod explicit locatarului să facă orice fel de modificări, adăugiri sau upgrade-uri la echipament fără consimțământul prealabil scris al locatorului.
Acest lucru înseamnă că upgrade-ul hardware-ului existent, sau chiar simpla intervenție asupra acestuia în afara utilizării normale, poate anula garanția și chiar poate atrage penalități contractuale.
Asta înseamnă că adăugarea unui nou modul RAM, înlocuirea unui ecran sau a unei componente se poate face doar de către locator sau la partenerii aprobați de acesta.
Aceasta nu este o problemă majoră pentru hardware-ul IT tipic, cum ar fi laptopurile și smartphone-urile, dar poate fi o problemă pentru alte dispozitive, cum ar fi PC-urile desktop sau serverele, unde înlocuirea diferitelor componente este destul de comună și de așteptat.
