Ce înseamnă CapEx vs. OpEx?
Cheltuielile de capital (CapEx) sunt investiții semnificative, pe termen lung, pe care o companie le face în active fizice. Gândiți-vă la acestea ca la achiziții majore, unice, care vor oferi valoare timp de mai mulți ani. Exemplele includ cumpărarea unei clădiri, achiziționarea unei flote de vehicule sau a unor utilaje grele.
În situațiile financiare, CapEx nu se deduce integral din venituri în anul în care se efectuează cheltuiala. În schimb, costul este eșalonat pe durata de viață utilă a activului printr-un proces numit amortizare.
De exemplu, o companie care cumpără o mașină de 100.000 de euro nu poate adăuga 100.000 de euro la cheltuieli în același an. În schimb, trebuie să eșaloneze întreaga sumă pe o perioadă de 5 ani (20.000 de euro în primul an, alți 20.000 în al doilea an etc.).
Acest lucru înseamnă că firma plătește mai multe taxe în primul an, dar mai puține în anii următori.
Cheltuielile operaționale (OpEx), pe de altă parte, reprezintă costurile de zi cu zi ale conducerii unei afaceri. Acestea sunt cheltuieli continue necesare pentru a menține afacerea în funcțiune și operațiunile fluide.
Exemplele includ salariile angajaților, chiria, utilitățile, costurile de marketing și taxele de întreținere. OpEx este complet deductibil fiscal în perioada contabilă în care este suportat.
De exemplu, o companie care cheltuiește 100.000 de euro pe an pe electricitate poate adăuga întreaga sumă la cheltuielile pentru acel an, reducându-și taxele mult mai mult decât dacă cheltuiala ar fi fost clasificată drept CapEx.
Ar trebui o afacere să aleagă CapEx sau OpEx?
Decizia de a trece de la CapEx la OpEx este aproape întotdeauna o decizie de business, nu o decizie contabilă.
CapEx este folosit pentru a achiziționa active tangibile, cum ar fi computere, servere, mașini, clădiri etc. Companiile dețin aceste active și, din acest motiv, pot face ce vor cu ele. CapEx tinde, de asemenea, să fie mai avantajos din punct de vedere al costurilor pe termen lung, dacă afacerile folosesc activele în mod constant și la capacitatea lor maximă.
Prin comparație, OpEx reprezintă cheltuieli periodice mici, utilizate pentru a achiziționa diverse tipuri de servicii de business, cum ar fi servicii de cloud hosting, servicii de freelance, servicii de închiriere etc.
Cel mai mare avantaj al OpEx, pe lângă beneficiile fiscale pe termen scurt, este că cheltuielile OpEx sunt flexibile și pot fi anulate, mărite sau înlocuite oricând dorește o afacere.
În general, CapEx oferă mai mult control și economii de costuri pe termen lung, dar sacrifică flexibilitatea pe termen scurt. De asemenea, CapEx forțează afacerile să facă pariuri costisitoare pe active pe care s-ar putea să le utilizeze sau nu la capacitatea lor maximă.
OpEx are avantajele și problemele opuse. Permite afacerilor să își asume mai multe riscuri și să experimenteze pe termen scurt, dar poate fi costisitor pe termen lung.
Cele mai mari avantaje ale trecerii de la CapEx la OpEx
După cum am menționat anterior, principalul avantaj al OpEx este că permite afacerilor să fie flexibile, să experimenteze și să își asume riscuri pe termen scurt fără a investi prea mult capital inițial.
Păstrarea numerarului și îmbunătățirea lichidității: Modelele OpEx evită costurile inițiale mari, eliberând numerar pentru alte domenii critice ale afacerii, cum ar fi inovația, marketingul sau angajările. De asemenea, pot păstra capitalul la îndemână pentru perioade dificile sau în timp ce caută oportunități de afaceri.
Flexibilitate și scalabilitate: Pe termen scurt, închirierea sau abonarea este mult mai flexibilă din punct de vedere al costurilor decât deținerea în proprietate. Un model OpEx permite unei companii să adauge sau să elimine resurse (cum ar fi vehicule, laptopuri, costuri de publicitate, credite de utilizare software etc.) foarte rapid și ca răspuns la schimbările pieței.
De exemplu, în timpul unei crize de cashflow, companiile care favorizează OpEx pot reduce foarte rapid cheltuielile de funcționare, în timp ce companiile care favorizează CapEx vor fi blocate cu diverse active care se depreciază, dar nu produc niciun venit.
Îmbunătățirea situațiilor financiare ale companiei și a productivității capitalului: Un CapEx mai redus poate duce la un randament mai mare al activelor (ROA) și la un bilanț contabil cu aspect mai sănătos, ceea ce poate fi atractiv pentru investitori și creditori. Mai mult, OpEx poate îmbunătăți durata de viață și productivitatea activelor de capital existente prin transferarea proceselor intense către OpEx.
- De exemplu, o companie de transport maritim ar putea închiria un vehicul separat pentru rutele unde trebuie să transporte încărcături grele pe drumuri de proastă calitate.
- O companie IT ar putea folosi servere și servicii bazate pe cloud (OpEx) pentru sarcini care consumă multe resurse, cum ar fi randarea video-urilor de înaltă rezoluție, în loc să ruleze aceste sarcini pe serverele sale on-premise (CapEx).
În ambele situații, OpEx protejează activele companiei de degradarea pe termen lung.
Acces la cea mai recentă tehnologie: Abonarea la servicii (cum ar fi Device-as-a-Service) asigură că o companie are întotdeauna acces la cele mai recente versiuni și tehnologii fără a fi nevoie constant de upgrade-uri costisitoare.
De exemplu, un furnizor de Device-as-a-Service face ca înlocuirea întregii flote de laptopuri a unei companii la fiecare 2 ani să fie avantajoasă din punct de vedere al costurilor, deoarece trebuie să cheltuiască doar o fracțiune din prețul complet al dispozitivului în prima lună.
Cu CapEx, companiile sunt blocate financiar cu tehnologie veche (cum ar fi laptopuri, servere etc.) până când acestea se strică sau ajung la sfârșitul ciclului lor de viață.
Acest lucru poate fi problematic spre sfârșitul ciclului de viață al dispozitivului, deoarece acestea tind să nu mai funcționeze la fel de bine ca atunci când erau noi sau nu vor avea caracteristici cheie găsite în modelele mai noi.
Metode de trecere de la CapEx la OpEx
Având în vedere toate cele spuse mai sus, iată cele mai bune metode pentru o companie de a-și muta cheltuielile mai mult de la CapEx la OpEx și de a profita de toate beneficiile sale.
Trecerea la închiriere sau leasing operațional
Închirierea este cea mai comună formă de transferare a costurilor către OpEx. În loc să cumpere ceva direct, o companie optează să închirieze. În zilele noastre, aproape tot ce are nevoie o companie poate fi închiriat. Aceasta include echipamente de producție, vehicule etc.
Similar cu închirierea este leasingul operațional, prin care o companie dobândește dreptul de a utiliza un activ pentru o anumită perioadă, dar fără a transfera dreptul de proprietate.
Cu un leasing operațional, compania efectuează plăți periodice care sunt înregistrate ca OpEx, iar activul rămâne în bilanțul locatorului. Acesta este frecvent utilizat pentru articole precum aeronave, utilaje grele și echipamente de birou. ✈️
Ambele metode sunt destul de similare, principalele diferențe fiind că închirierile sunt de obicei pe termen scurt (de la o lună la alta), în timp ce un leasing operațional este pe termen mai lung (de obicei, un an sau mai mult).
O altă diferență este că locatorul (partea care deține echipamentul) își asumă, în general, aproape tot riscul și managementul asociat cu utilizarea echipamentului: uzură, asigurare, certificare etc.
Utilizarea Device-as-a-Service pentru hardware-ul de birou
În loc să achiziționeze direct laptopuri, imprimante și servere, companiile pot folosi un model Device-as-a-Service (DaaS), cum ar fi propriul nostru serviciu la INKI.
În schimbul unei taxe lunare predictibile, un furnizor DaaS închiriază clienților săi diverse dispozitive, cum ar fi laptopuri, smartphone-uri, monitoare etc. Pe lângă aceasta, un furnizor DaaS gestionează și acel hardware în numele clienților săi. Acest lucru înseamnă că garanțiile, reparațiile, asigurările etc., sunt toate gestionate de furnizorul DaaS.
Acest abonament include dispozitivele, suportul, mentenanța și upgrade-urile regulate, transformând o cheltuială de capital mare într-o simplă cheltuială operațională.
Externalizarea diverselor procese de business
Externalizarea funcțiilor non-esențiale este o altă modalitate de a converti CapEx în OpEx. Pentru companiile IT, cea mai comună modalitate de a externaliza cheltuielile este de a evita cumpărarea de servere in-house și angajarea de personal IT.
În schimb, își transferă toate nevoile de calcul către servicii de cloud computing precum Amazon Web Services (AWS) sau Microsoft Azure, plătind o taxă lunară bazată pe utilizare (OpEx).
Pentru companiile bazate pe produse, externalizarea producției către un producător contractant evită investiția masivă de capital necesară pentru a construi și echipa o fabrică. Aceeași logică se aplică și companiilor de transport, care pot achiziționa flota de vehicule printr-un leasing operațional etc.
Tranzacții de Sale-and-Leaseback
O tranzacție de sale-and-leaseback este o tranzacție financiară în care o companie vinde un activ pe care îl deține deja — cum ar fi sediul central al companiei sau un centru de date — și apoi îl închiriază imediat înapoi de la noul proprietar.
Această strategie deblochează capitalul imobilizat în activ, oferind o infuzie semnificativă de numerar. Compania continuă să utilizeze activul ca înainte, dar costul de proprietate este înlocuit de plăți regulate de leasing, care sunt clasificate ca OpEx.
Noi, la INKI, realizăm destul de frecvent astfel de operațiuni, în care cumpărăm întreaga flotă de dispozitive a unei companii și apoi o închiriem înapoi aceleiași companii la un preț preferențial, preluând în același timp toate sarcinile de management al dispozitivelor.
Utilizarea unui Managed Service Provider
Serviciile de Managed Services vor muta, în general, finanțele unei companii de la modelul „cumpără-și-deține” (CapEx) la un model de abonament „pay-as-you-go” (OpEx).
În loc să achiziționați un activ, plătiți unui Managed Service Provider (MSP) o taxă recurentă pentru a furniza un rezultat sau un serviciu specific. MSP-ul deține, întreține și gestionează activele necesare pentru a furniza acel serviciu.
Pentru a vedea cum un MSP poate ajuta la trecerea de la CapEx la OpEx, să ne imaginăm o companie care dorește să-și îmbunătățească securitatea cibernetică.
- Cu CapEx: O companie achiziționează hardware scump de tip firewall, sisteme de detecție a intruziunilor și software de securitate. De asemenea, trebuie să angajeze sau să instruiască personal pentru a gestiona și monitoriza aceste sisteme.
- Cu MSP și OpEx: Compania colaborează cu un Managed Service Provider (MSP) specializat în securitate cibernetică. Acest MSP oferă companiei client o soluție care include tot ce are nevoie clientul: managementul firewall-ului, monitorizarea amenințărilor 24/7, răspuns la incidente și expertiză umană specializată. Pentru toate acestea, compania plătește MSP-ului o taxă lunară deductibilă, care este clasificată ca OpEx.
Acorduri de franciză
O companie își poate extinde afacerea prin franciză. În loc să deschidă și să finanțeze noi locații deținute de companie (o strategie cu un CapEx ridicat), compania licențiază brandul și modelul său de afaceri unor francizați independenți.
Francizatul suportă costurile de capital pentru înființarea noii locații, în timp ce francizorul câștigă plăți recurente de redevențe și taxe, care sunt clasificate ca venituri derivate din activități legate de OpEx.
Acest lucru permite o expansiune rapidă cu o investiție minimă de capital din partea companiei-mamă.
Recunoașterea cheltuielilor de cercetare și dezvoltare (R&D)
Deși unele costuri de cercetare și dezvoltare (R&D) trebuie capitalizate, companiile își pot structura legal cheltuielile de R&D pentru a maximiza porțiunea care este înregistrată ca OpEx.
Prin definirea atentă a etapelor unui proiect și documentarea lipsei de „fezabilitate tehnologică” pentru o perioadă mai lungă, o companie poate clasifica mai multe dintre costurile sale de R&D din stadiul incipient ca cheltuieli operaționale înainte de a fi obligată să le capitalizeze.
Acest lucru necesită respectarea strictă a standardelor contabile și o documentație amănunțită.
