Laptopurile și smartphone-urile se numără de obicei printre primele achiziții „mari” pe care le va face o companie.
Cheltuielile mai mici, cum ar fi facturile la electricitate sau telefon, sunt simplu de dedus, dar laptopurile și telefoanele necesită, în general, un proces contabil mai complex.
Acest articol este un scurt ghid pentru proprietarii de afaceri și contabili despre cum să deducă corect un laptop sau un telefon în scopuri fiscale.
Dacă sunteți nou în acest domeniu, vă recomandăm să citiți mai întâi această scurtă explicație despre cheltuielile de capital versus cheltuielile de exploatare, pentru a vă face o idee generală despre regulile contabile implicate.
Dacă sunteți deja familiarizat cu acestea, derulați în jos la secțiunea intitulată „Cum poate o companie să deducă un laptop achiziționat din impozite”.
Cheltuială de exploatare sau Cheltuială de capital?
Atunci când o companie cumpără orice, de la agrafe de hârtie la o fabrică, trebuie să decidă cum să clasifice acea cheltuială în scopuri contabile și fiscale.
Cea mai importantă distincție este clasificarea achiziției fie ca o cheltuială de exploatare (OpEx), fie ca o cheltuială de capital (CapEx). Această decizie dictează modul în care costul achiziției afectează situațiile financiare și obligațiile fiscale ale companiei.
Aproape fiecare laptop și majoritatea smartphone-urilor sunt de obicei clasificate ca o cheltuială de capital. Iată de ce:
Cheltuială de exploatare (OpEx): Acestea sunt costurile de zi cu zi ale conducerii unei afaceri. Ele sunt consumate pe termen scurt (de obicei, în decurs de un an) și sunt deduse complet sau „scăzute” în anul în care se face cheltuiala.
Acest lucru înseamnă că întregul cost este dedus din venituri în acea perioadă, reducând imediat profitul afacerii. Exemplele includ facturile la electricitate, costurile de marketing, salariile, consumabilele de birou etc.
Deci, dacă o afacere generează venituri de 1 milion de euro, dar are cheltuieli de exploatare de 900.000 de euro, profitul său este de 100.000 de euro.
Cheltuială de capital (CapEx): Acestea sunt achiziții costisitoare de active fizice care vor fi utilizate mai mult de un an. În loc să fie dedus complet imediat, activul este „capitalizat”.
Acest lucru înseamnă că este înregistrat în bilanțul contabil ca activ, iar costul său este eșalonat treptat pe parcursul duratei sale de viață utilă. Acest proces se numește amortizare.
De exemplu, dacă un smartphone costă 1000 de euro, afacerea poate deduce doar 500 de euro din impozite în primul an și restul de 500 de euro în al doilea an.
Laptopurile și smartphone-urile sunt clasificate ca cheltuieli de capital deoarece oferă valoare afacerii timp de mai mulți ani. Ca urmare, costul lor este dedus pe parcursul mai multor ani.
NOTĂ: Dacă dumneavoastră sau compania dumneavoastră nu sunteți interesați de gestionarea regulilor contabile implicate în deducerea cheltuielilor de capital, atunci s-ar putea să fiți interesați de serviciul nostru DaaS la INKI.
Suntem un furnizor de Device-as-a-Service care oferă companiilor laptopuri, smartphone-uri și alte echipamente hardware, plus că gestionăm aceste dispozitive pentru dumneavoastră, minimizându-vă costurile IT. Toate acestea pentru un singur abonament lunar, previzibil, care este clasificat ca OpEx și, prin urmare, ușor de dedus!
Amortizarea
Deoarece un laptop sau un smartphone este de obicei clasificat ca o cheltuială de capital, o companie nu poate deduce costul său complet imediat. În schimb, costul trebuie amortizat în timp.
Procesul este simplu:
- Determinați costul: Acesta este prețul de achiziție complet al laptopului sau smartphone-ului, dar poate include și orice accesorii sau software necesare cumpărate împreună cu acesta.
- Estimați durata de viață utilă: Compania determină o durată de viață rezonabilă pentru laptop sau smartphone. Standardele contabile, legile sau ghidurile fiscale oferă adesea clarificări cu privire la modul de determinare a duratei de viață rezonabile (de obicei, 3-5 ani pentru echipamentele informatice).
- Deduceți costul în fiecare an: Să presupunem că o companie a achiziționat un laptop care costă 2100 de euro. Ați estimat durata de viață utilă la 3 ani. Acest lucru înseamnă că laptopul poate fi amortizat pe parcursul a 3 ani. Astfel, în fiecare an, o companie poate deduce 2100 / 3, adică 700 de euro, din impozitele companiei.
Calendarul și metodele de amortizare
Atunci când amortizează o cheltuială de capital, companiile trebuie să țină cont de două aspecte importante: calendarul de amortizare și ce metodă de amortizare trebuie aplicată.
Companiile operează într-o perioadă contabilă fixă, care este cel mai frecvent un an calendaristic (1 ianuarie – 31 decembrie) sau un an fiscal (orice perioadă de 12 luni, de exemplu, 1 iulie – 30 iunie).
În Uniunea Europeană, un an calendaristic și un an fiscal se suprapun de obicei (dar nu întotdeauna) complet, deci de la 1 ianuarie la 31 decembrie este anul fiscal tipic pentru majoritatea afacerilor din UE.
În Statele Unite, anul fiscal începe pe 1 octombrie și se încheie pe 30 septembrie.
În funcție de activul achiziționat și de regulile fiscale, unele cheltuieli pot fi revendicate doar pentru porțiunea din an în care afacerea a deținut și a folosit efectiv activul.
De exemplu, dacă un an fiscal se încheie pe 31 decembrie și o companie cumpără un depozit pe 1 octombrie, aceasta poate revendica cheltuiala cu amortizarea doar pentru ultimele trei luni ale anului (octombrie, noiembrie, decembrie). Acest lucru este adesea numit un calcul pro-rata.
Un alt aspect important este ce metodă folosesc companiile pentru a calcula rata de amortizare.
Există mai multe metode de amortizare, dar cele mai comune două sunt amortizarea liniară și metoda de amortizare degresivă.
Amortizarea liniară: Aceasta este cea mai simplă și cea mai utilizată metodă. Repartizați costul în mod egal pe durata de viață utilă.
Formula: Costul activului / Anii de viață utilă.
Exemplu: Un laptop de 1.500$ cu o durată de viață utilă de 3 ani ar fi cheltuit cu 500$ pe an timp de 3 ani.
Metoda de amortizare degresivă: Aceasta este o metodă „accelerată” în care o parte mai mare a costului activului este cheltuită în primii ani și mai puțin în anii următori.
Acest lucru reflectă realitatea că activele sunt adesea mai productive atunci când sunt noi.
Exemplu: Pentru același laptop de 1.500$, cheltuiala ar putea fi de 750$ în Anul 1, 375$ în Anul 2 și 187,50$ în Anul 3.
Documente necesare pentru deducerea unui laptop sau smartphone în scopuri fiscale
Pentru a deduce o cheltuială de capital, companiile trebuie să aibă mai întâi documentația corespunzătoare pentru acea cheltuială.
Fără documentația adecvată, autoritățile fiscale pot anula o deducere, ceea ce duce la taxe retroactive, penalități și dobânzi.
Documentația fundamentală pentru cheltuielile de capital include:
- Dovada achiziției: Cel mai important document. O factură detaliată este documentul preferat, deoarece include detaliile vânzătorului și ale cumpărătorului, o descriere a articolului, data și prețul. Un simplu bon fiscal poate fi acceptabil pentru achiziții mai mici, dar adesea nu are detaliile necesare pentru un activ semnificativ și ar putea fi refuzat de autoritățile fiscale.
- Dovada proprietății: Pentru a amortiza un activ, afacerea trebuie să îl dețină. De obicei, dovada achiziției poate funcționa și ca document care atestă proprietatea.
- Justificarea utilizării în scop de afaceri: Activul trebuie utilizat de o afacere într-un mod care produce venituri.
- Data punerii în funcțiune: Amortizarea nu începe la data achiziției, ci la data la care activul este „pus în funcțiune” — adică, atunci când este gata și disponibil pentru utilizarea sa preconizată în cadrul afacerii. Această dată este critică, deoarece marchează începutul oficial al calendarului de amortizare și trebuie documentată.
Cum poate o companie românească să deducă un laptop sau telefon cumparat pe firma
România folosește un catalog oficial obligatoriu pentru amortizare. Această structură oferă claritate și simplifică auditul pentru autoritățile fiscale, dar oferă companiilor o flexibilitate limitată pentru organizarea cheltuielilor.
Clasificarea unui activ achiziționat în România este determinată de două criterii: durata sa de viață utilă și valoarea sa. Linia de demarcație este un prag valoric stabilit legal.
- Mijloace fixe: Un activ trebuie clasificat ca mijloc fix dacă are o durată de viață utilă estimată de peste un an ȘI valoarea sa de achiziție depășește 2.500 RON. Astfel de active trebuie capitalizate în bilanț și amortizate în timp. Având în vedere prețurile actuale de pe piață, practic fiecare laptop și smartphone profesional se încadrează în această categorie.
- Obiecte de inventar: Un activ este tratat ca obiect de inventar dacă valoarea sa este sub 2.500 RON SAU dacă durata sa de viață utilă este mai mică de un an. Costul obiectelor de inventar este dedus integral ca o cheltuială de exploatare la momentul achiziției, astfel încât companiile nu trebuie să se ocupe de complexitatea capitalizării și amortizării.
Cum se calculează amortizarea pentru laptopuri și smartphone-uri
Odată ce un activ este clasificat ca mijloc fix, procesul său de amortizare este strict guvernat de un document oficial emis de guvern.
Acest document se numește Catalogul privind clasificarea și duratele normale de funcționare a mijloacelor fixe, publicat în Hotărârea de Guvern H.G. 2139/2004.
- Laptopurile, calculatoarele desktop și perifericele aferente se încadrează sub codul 2.2.9, „Calculatoare electronice și echipamente periferice” și au o perioadă de amortizare de 2-4 ani.
- Telefoanele se încadrează sub codul 3.2.2 și au o perioadă de amortizare de 3-5 ani.
Catalogul prescrie o durată normală de funcționare pentru activele din această categorie într-un interval de 2 până la 4 ani. Atunci când o companie pune în funcțiune un laptop nou, trebuie să aleagă o durată specifică din acest interval (de exemplu, 2, 3 sau 4 ani). Această alegere este apoi fixă și trebuie aplicată în mod consecvent pe parcursul vieții activului.
Metoda principală și predominantă pentru amortizarea fiscală în România este amortizarea liniară.
Valoarea anuală a amortizării se calculează prin împărțirea valorii de intrare a activului la numărul de ani de funcționare normală aleși din intervalul catalogului.
Documentația necesară
O achiziție trebuie dovedită printr-o factură validă.
La punerea în funcțiune, activul este înregistrat oficial în Registrul mijloacelor fixe al companiei. Acest registru este un document contabil critic care trebuie menținut cu acuratețe.
Cheltuiala anuală cu amortizarea este calculată și apoi, de obicei, înregistrată lunar în evidențele contabile ale companiei.
Cheltuiala se înregistrează în contul 6811, „Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizărilor”.
Cheltuiala totală anuală cu amortizarea este o componentă cheie în calculul profitului impozabil al companiei. Această cifră finală a profitului este raportată în Declarația anuală privind impozitul pe profit (Formularul 101).
Înregistrarea incorectă a unui mijloc fix (cum ar fi tratarea unui laptop de 3.000 RON ca obiect de inventar) va duce la o subestimare a profitului impozabil al companiei.
La descoperire, ANAF va reclasifica cheltuiala, ceea ce va duce la o reevaluare a obligației privind impozitul pe profit. Compania va fi obligată să plătească deficitul de impozit, împreună cu penalități de întârziere și dobânzi semnificative, calculate de la data scadenței inițiale.
