Kapitał obrotowy to kapitał dostępny dla firmy w celu finansowania jej codziennej działalności operacyjnej.
Wzór księgowy używany do jego obliczenia to:
Kapitał Obrotowy = Aktywa Obrotowe – Zobowiązania Bieżące
Aktywa obrotowe to wszystkie aktywa, które firma spodziewa się zamienić na gotówkę w ciągu jednego roku. Należą do nich:
- Środki pieniężne i ich ekwiwalenty.
- Należności. Reprezentują one pieniądze należne firmie od jej klientów za towary lub usługi, które zostały dostarczone, ale jeszcze nie zostały opłacone.
- Zapasy. Kategoria ta obejmuje surowce firmy, produkcję w toku oraz wyroby gotowe, które wkrótce zostaną sprzedane za gotówkę.
- Inne aktywa. Obejmuje to akcje, depozyty złota, obligacje, które wkrótce zapadają itp.
Zobowiązania bieżące to wszystkie zobowiązania finansowe i długi, które muszą zostać spłacone w ciągu jednego roku. Należą do nich:
- Zobowiązania handlowe: Są to pieniądze, które firma jest winna swoim dostawcom, sprzedawcom i innym wierzycielom za towary lub usługi zakupione na kredyt.
- Zadłużenie krótkoterminowe: Obejmuje to płatności długu, które muszą być dokonane w ciągu najbliższych 12 miesięcy.
- Naliczone koszty (Accrued Expenses): Są to koszty, które zostały poniesione, ale jeszcze nieopłacone. Typowe przykłady obejmują wynagrodzenia należne pracownikom, podatki należne organom rządowym itp.
- Przychody przyszłych okresów (Deferred Revenue): Reprezentują one zaliczki wpłacone przez klientów za towary lub usługi, których firma jeszcze nie dostarczyła. Jest to zobowiązanie, ponieważ firma jest zobowiązana albo dostarczyć towary/usługi, albo zwrócić pieniądze.
Jeśli wartość aktywów obrotowych jest wyższa niż zobowiązań bieżących, firma ma dodatni kapitał obrotowy, co oznacza, że ma wystarczającą zdolność do płacenia rachunków, finansowania działalności i inwestowania w inicjatywy rozwojowe itp.
Natomiast ujemny kapitał obrotowy oznacza, że firma cierpi na braki płynności i może mieć trudności z płaceniem swoich długów oraz partnerom biznesowym.
Dlaczego właściwe zarządzanie kapitałem obrotowym jest ważne
Firmy, które właściwie zarządzają swoim kapitałem obrotowym, są w znacznie lepszej pozycji, aby wykorzystać nieprzewidziane okazje biznesowe, takie jak zakup surowców po niskiej cenie, zakup sprzętu z tymczasowym rabatem itp.
Firmy ze zdrowym poziomem kapitału obrotowego mogą również działać szybciej niż ich konkurenci, gdy zajdzie taka potrzeba.
Na przykład firmy z dużym kapitałem obrotowym mogą szybciej realizować kontrakty, zlecając na zewnątrz (outsourcing) pewne zadania i wykonując więcej pracy równolegle.
Dla porównania, firmy z niewielkim kapitałem obrotowym mają znacznie bardziej ograniczoną zdolność do pracy. Firmy te często będą działać wolniej, ponieważ muszą czekać na więcej wpływów gotówkowych, aby móc pozwolić sobie na zakup większej liczby usług, narzędzi lub zatrudnienie większej liczby pracowników.
8 Metod właściwego zarządzania kapitałem obrotowym
Istnieje wiele wypróbowanych i przetestowanych strategii, które firmy mogą wykorzystać do poprawy swojego kapitału obrotowego.
W zależności od metody, celem jest zwiększenie ilości aktywów obrotowych lub zmniejszenie zobowiązań bieżących firmy.
Przyspieszenie płatności od klientów (zarządzanie należnościami)
Celem zarządzania należnościami jest jak najszybsza zamiana sprzedaży na gotówkę.
Zazwyczaj oznacza to ustanowienie standardowych procedur operacyjnych dotyczących znajdowania godnych zaufania klientów, ułatwiania płatności, tworzenia harmonogramów płatności itp.
Najbardziej wpływową zmianą jest przeprowadzanie ocen zdolności kredytowej potencjalnych klientów, aby zrozumieć ich zdolność do płacenia.
Informacje te pozwalają firmom odpowiednio skalibrować, jakie rodzaje usług mogą oferować nowym klientom i jakie opcje płatności mogą im zaproponować.
Inną opcją jest skonfigurowanie wydajnego i zautomatyzowanego systemu fakturowania. Faktury powinny być wysyłane natychmiast po dostarczeniu towarów lub usług. Faktury muszą być również dokładne, jasne i łatwe do zrozumienia, z wyraźnie widocznymi warunkami płatności, terminami płatności i instrukcjami dotyczącymi płatności.
Ręczne monitorowanie zaległych faktur jest czasochłonne i nieefektywne. Nowoczesne oprogramowanie księgowe lub do zarządzania należnościami może zautomatyzować ten proces, wysyłając automatyczne przypomnienia zarówno o nadchodzących, jak i przeterminowanych fakturach.
Zarządzanie zobowiązaniami
Celem zarządzania zobowiązaniami jest zwiększenie ilości dostępnej gotówki w danym momencie poprzez optymalizację terminów dokonywania płatności.
Ogólnie rzecz biorąc, firma powinna wstrzymywać gotówkę tak długo, jak jest to kontraktowo i strategicznie możliwe.
Firmy powinny również renegocjować warunki płatności, gdy tylko jest to możliwe, na przykład poprzez wydłużenie terminu płatności lub proszenie o rabaty przy dużych zamówieniach.
Innym rozwiązaniem jest odpowiednie zautomatyzowanie procesu płatności, tak aby faktury były płacone na czas i bez ponoszenia opłat za opóźnienia lub innych podobnych kar.
Lepsza kontrola zapasów
Dla wielu firm zapasy są często największym składnikiem kapitału obrotowego, a ich skuteczne zarządzanie ma kluczowe znaczenie dla uwolnienia zamrożonej gotówki.
Powszechnym rozwiązaniem jest przyjęcie filozofii Just-In-Time (JIT). JIT oznacza, że firma zamawia materiały od dostawców tylko wtedy, gdy są one potrzebne w procesie produkcyjnym.
Podejście to radykalnie zmniejsza ilość utrzymywanych zapasów, minimalizując w ten sposób koszty magazynowania, marnotrawstwo i ilość gotówki zamrożonej w zapasach.
Wadą jest to, że wymaga to doskonałego prognozowania i sezonowej analizy zapasów.
Inną powszechną strategią jest optymalizacja ilości zapasów bezpieczeństwa na wypadek nieoczekiwanego popytu lub opóźnień dostawców.
Na koniec, firmy powinny identyfikować i pozbywać się „martwych zapasów” (dead inventory) tak szybko, jak to możliwe, zanim całkowicie stracą one na wartości.
W tym kontekście martwe zapasy odnoszą się do pozycji, które są przestarzałe, przeterminowane lub nie ma już na nie popytu. Zapasy te stanowią całkowitą utratę kapitału zainwestowanego w ich zakup.
Istniejące martwe zapasy powinny być wyprzedawane po obniżonych cenach.
Aby zapobiec gromadzeniu się większej ilości takich zapasów w przyszłości, firmy powinny przeprowadzać regularne audyty, aby dowiedzieć się, które produkty sprzedają się słabo i dostosować zamawiane ilości.
Wdrożenie modelu Device-as-a-Service (DaaS)
Device-as-a-Service (DaaS) to model posiadania urządzeń, w którym firmy pozyskują, zarządzają i finansują swoje urządzenia (takie jak laptopy czy telefony) poprzez subskrypcję, zamiast je kupować.
Krótko mówiąc, DaaS to miesięczna subskrypcja, która zapewnia pojedyncze urządzenie (takie jak laptop lub smartfon) oraz usługi zarządzania urządzeniem (pozyskanie urządzenia, konfiguracja, naprawy, roszczenia gwarancyjne itp.) oraz warstwę oprogramowania do monitorowania i zarządzania urządzeniem.
Model DaaS pomaga firmom poprawić kapitał obrotowy na trzy sposoby:
Po pierwsze, zapobiega dużym początkowym wydatkom kapitałowym przy zakupie urządzeń i przekształca je w mniejsze, miesięczne wydatki, które można anulować w dowolnym momencie.
Po drugie, subskrypcja DaaS jest klasyfikowana jako wydatek operacyjny (operational expenditure), co oznacza, że można ją natychmiast odliczyć, co może obniżyć koszty podatkowe w krótkim okresie.
Po trzecie, dostawca DaaS przejmuje wiele obowiązków działu IT firmy, co oznacza naprawy urządzeń, roszczenia gwarancyjne itp.
Może to oznaczać oszczędności kosztów dzięki uniknięciu potrzeby utrzymywania działu IT lub wzrost produktywności, ponieważ dział IT może skupić się na bardziej dochodowych zadaniach.
My w INKI jesteśmy jednym z największych dostawców DaaS w Europie i mamy w tym zakresie duże doświadczenie.
Ten model DaaS bardzo pomógł LEGO, jednemu z naszych klientów, stać się bardziej zwinnym i oszczędnym.
Negocjowanie rabatów za wczesne płatności
Firmy z silnymi rezerwami gotówkowymi mogą je wykorzystać do negocjowania rabatów od dostawców, oferując wczesne płatności w zamian za zniżkę.
Zazwyczaj im większa i wcześniejsza płatność, tym większy może być wynegocjowany rabat.
Innym sposobem patrzenia na to jest to, że firma kupująca wykorzystuje swoją nadwyżkę pieniędzy do inwestowania w dostawcę, w zamian za obniżenie Kosztu Własnego Sprzedaży (COGS).
Faktoring i finansowanie faktur
Faktoring to mechanizm finansowy, w ramach którego firma sprzedaje swoje należności zewnętrznej firmie finansowej, znanej jako faktor, z dyskontem.
Faktor zazwyczaj wypłaca firmie duży procent wartości nominalnej faktury (np. 70-90%) z góry. Następnie faktor przejmuje proces windykacji od klienta.
Gdy klient zapłaci pełną kwotę faktury faktorowi, faktor zwraca pozostałe 10-30% salda firmie, pomniejszone o swoje opłaty.
Dla firm z długimi cyklami płatności klientów lub tych, które doświadczają szybkiego wzrostu, co zmniejsza ich dostępną gotówkę, faktoring jest narzędziem finansowym, które może zapewnić natychmiastowy i znaczący zastrzyk kapitału obrotowego.
Faktoring bezpośrednio przekształca nielikwidne aktywa obrotowe (należności) w najbardziej płynne aktywa (gotówkę).
Ten natychmiastowy zastrzyk środków można wykorzystać na pokrycie listy płac, zakup zapasów lub finansowanie codziennej działalności, zapobiegając kryzysowi płynności i umożliwiając firmie wykorzystanie możliwości wzrostu bez ograniczania przez wolno płacących klientów.
Prognozowanie przepływów pieniężnych
Dokładne i regularne prognozowanie przepływów pieniężnych to praktyka przewidywania przyszłych wpływów i wypływów gotówki, pozwalająca firmie przewidzieć, kiedy gotówka jest najbardziej potrzebna.
Firmy z dobrym prognozowaniem przepływów pieniężnych będą prowadzić swoją działalność, zarządzając okresami intensywnego zapotrzebowania na gotówkę, zamiast reagować na kryzysy.
Efektywne prognozowanie polega na zbieraniu danych z całej organizacji, co oznacza uwzględnienie działów sprzedaży, należności, harmonogramów zobowiązań i planowanych kosztów operacyjnych, aby zbudować kompleksowy model przyszłych pozycji gotówkowych.
Nowoczesne oprogramowanie do planowania i analizy finansowej (FP&A) może zautomatyzować znaczną część tego procesu, wykorzystując dane w czasie rzeczywistym z systemów ERP oraz wykorzystując sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe do poprawy dokładności prognoz.
Dobrze wykonane prognozowanie gotówki pozwala zarządowi zidentyfikować potencjalne braki gotówki z dużym wyprzedzeniem, dając czas na zorganizowanie finansowania lub dostosowanie wydatków.
Identyfikuje również okresy nadwyżki gotówki, umożliwiając firmie planowanie inwestycji lub organizowanie wczesnych płatności w zamian za rabaty.
Bez solidnej prognozy firma jest ślepa na swoją przyszłą sytuację finansową i ryzykuje wpadnięcie w braki płynności.
Finansowanie krótkoterminowe i linie kredytowe
Nawet przy najlepszych praktykach zarządzania, firmy mogą nadal borykać się z przejściowymi brakami kapitału obrotowego.
Prostym rozwiązaniem są narzędzia finansowania krótkoterminowego, takie jak linie kredytowe lub pożyczki biznesowe.
Najpopularniejszym narzędziem do tego celu jest niezabezpieczona, odnawialna linia kredytowa z banku.
Zapewnia to elastyczne źródło kapitału, z którego firma może korzystać w razie potrzeby, aby pokryć tymczasowe potrzeby, takie jak finansowanie sezonowego gromadzenia zapasów lub zarządzanie przepływami pieniężnymi podczas dużego projektu.
Linia kredytowa na kapitał obrotowy zapewnia, że firma zawsze może sprostać swoim krótkoterminowym zobowiązaniom, nawet w okresach ograniczonej płynności.
Kluczowe jest jednak, aby to finansowanie krótkoterminowe było wykorzystywane zgodnie z jego przeznaczeniem. Częstym błędem biznesowym jest wykorzystywanie linii kredytowej do zakupu aktywów trwałych, takich jak maszyny czy nieruchomości.
Tworzy to niebezpieczne niedopasowanie między krótkoterminowym charakterem finansowania a długoterminowym charakterem aktywów, wiążąc linię kredytową i sprawiając, że jest ona niedostępna dla codziennej działalności operacyjnej.
