Czym jest leasing hardware’u IT i jak działa?
Leasing hardware’u IT to umowa finansowa, w ramach której firma (nazywana leasingobiorcą) uzyskuje prawo do użytkowania określonego sprzętu IT (takiego jak serwer lub laptop) przez z góry określony czas.
W zamian leasingobiorca dokonuje cyklicznych płatności na rzecz leasingodawcy, czyli firmy finansowej, która przez cały okres leasingu pozostaje prawnym właścicielem sprzętu.
Po zakończeniu okresu umownego leasingobiorca ma możliwość wykupu sprzętu po preferencyjnej stawce (nawet za 1 euro).
Leasing jest bardzo popularny w przypadku droższych aktywów, takich jak ciężarówki czy maszyny przemysłowe, ponieważ pomaga rozłożyć koszty i uniknąć dużych wydatków kapitałowych.
Ostatnio leasing hardware’u IT również stał się dość popularny, zwłaszcza w przypadku urządzeń z wyższej półki (high-end).
My w INKI jesteśmy dostawcą usługi Device-as-a-Service, a nie firmą leasingową, jednak mamy głębokie doświadczenie w mechanice umów leasingowych.
Dla wielu firm leasing hardware’u IT to dobry sposób na pozyskanie niezbędnych komputerów, laptopów i telefonów w przewidywalnej cenie miesięcznej.
Jednak umowy leasingowe mają wiele subtelnych (i mniej subtelnych) wad, które mogą sprawić, że staną się one znacznie droższe niż pierwotnie planowano.
Poniżej przedstawiamy tylko niektóre z tych kwestii, które każda firma powinna wziąć pod uwagę i odpowiednio przeanalizować, decydując, czy leasing jest dobrym wyborem.
Twoja firma zostanie oceniona pod kątem zdolności kredytowej
Przed wzięciem w leasing sprzętu IT, firma musi najpierw złożyć wniosek leasingowy. Wymaga to dostarczenia kluczowych danych finansowych, aby leasingodawca mógł ocenić zdolność kredytową leasingobiorcy.
W przypadku standardowych kwot leasingu, które mogą wynosić od 10 000 do 100 000 euro, proces zatwierdzania może być zaskakująco szybki i trwać zaledwie od 24 do 48 godzin.
Dla porównania, tradycyjne wnioski kredytowe mogą wymagać wielu dni, a nawet tygodni na zatwierdzenie.
Oznacza to, że znacznie szybciej można pozyskać nowe urządzenia poprzez leasing w porównaniu z zaciągnięciem pożyczki na ich zakup.
Jednak w przypadku bardziej znaczących umów leasingowych, przekraczających określone progi, takie jak 100 000 euro lub więcej, leasingodawcy często wymagają kompleksowych dokumentów finansowych.
Może to obejmować pełne sprawozdania finansowe, szczegółowe biznesplany i prognozy w celu uzasadnienia większego wniosku o finansowanie.
Kolejną kwestią do rozważenia jest to, że większość leasingodawców często ma minimalne wartości transakcji. Rzadko spotyka się umowy leasingowe na zakup sprzętu o łącznej wartości poniżej 3000 euro, ponieważ koszty administracyjne są zbyt wysokie, aby było to opłacalne.
Uważaj na ukryte opłaty w umowach leasingu hardware’u
Powszechnym i krytycznym błędem jest przekonanie, że leasingodawca, jako właściciel, ponosi wszystkie koszty wtórne związane z urządzeniem, takie jak podatki od nieruchomości czy koszty ubezpieczenia.
Standardowe umowy leasingowe niemal powszechnie przenoszą te obowiązki na leasingobiorcę.
Umowa określa, że leasingobiorca jest odpowiedzialny za utrzymanie odpowiedniego ubezpieczenia sprzętu od uszkodzeń lub utraty oraz za opłacanie wszelkich obowiązujących podatków związanych z aktywem.
Koszty te zazwyczaj nie są wliczone w podstawową miesięczną ratę i stanowią znaczący „ukryty koszt”, który należy uwzględnić w każdej analizie Całkowitego Kosztu Posiadania (Total Cost of Ownership).
Kiedy własność jest przenoszona (a kiedy nie)
W prawie wszystkich przypadkach własność leasingowanego urządzenia jest przenoszona po zakończeniu okresu leasingu. Zazwyczaj odbywa się to poprzez leasing finansowy lub operacyjny:
Leasing z opcją wykupu za 1 euro. W praktyce działa to jak „ukryta” pożyczka, której ostatecznym celem jest uzyskanie własności urządzenia.
Ten rodzaj leasingu wiąże się z wyższymi miesięcznymi ratami, ponieważ są one obliczane tak, aby pokryć niemal cały koszt sprzętu plus odsetki w okresie trwania umowy.
Po zakończeniu okresu leasingu leasingobiorca ma możliwość wykupu urządzenia za symboliczną kwotę, często od 1 do 10 euro.
Ten leasing jest idealny dla firm, które potrzebują danego aktywa przez cały jego okres użytkowania, ale chcą rozłożyć koszty nabycia w czasie.
Dla celów księgowych ta struktura jest prawie zawsze klasyfikowana jako leasing finansowy i uważana za wydatek kapitałowy.
Leasing z wartością rynkową (Fair Market Value, FMV). W porównaniu, leasing FMV jest uważany za „prawdziwy leasing”, działający bardziej jak wynajem długoterminowy.
Na koniec okresu leasingu z wartością rynkową, leasingobiorca ma do wyboru trzy opcje:
- zwrócić sprzęt leasingodawcy,
- przedłużyć umowę leasingu na dodatkowy okres,
- lub zakupić sprzęt po jego aktualnej wartości rynkowej.
Zazwyczaj większość leasingobiorców wybiera trzecią opcję i ostatecznie kupuje urządzenie.
Ponieważ leasingodawca odzyskuje dużą część wartości aktywa poprzez odsprzedaż, miesięczne raty są zazwyczaj niższe niż w przypadku leasingu z wykupem za 1 euro.
Ta struktura jest zazwyczaj klasyfikowana jako leasing operacyjny, a wydatki są klasyfikowane jako koszty operacyjne.
Inne warianty: Chociaż rzadziej spotykane w przypadku standardowego hardware’u IT, istnieją inne struktury.
Leasing z obowiązkiem wykupu (Purchase Upon Termination, PUT), na przykład, zobowiązuje leasingobiorcę do zakupu sprzętu na koniec okresu za z góry ustaloną cenę, często wynoszącą od 10% do 20% pierwotnego kosztu.
Ta struktura oferuje niższe raty niż leasing z wykupem za 1 euro, ale wciąż zapewnia ścieżkę do własności ze znanym kosztem końcowym.
Wcześniejsze rozwiązanie umowy jest bardzo kosztowne
Ważnym aspektem leasingu hardware’u jest to, że nie jest to elastyczny wynajem z miesiąca na miesiąc. Leasing jest prawnie wiążącą, nieanulowalną umową finansową na czas określony.
Leasingi są postrzegane jako elastyczne, ponieważ leasingobiorcy mogą wybrać, co stanie się na koniec umowy (zwrot, przedłużenie leasingu lub zakup urządzenia). Mają również możliwość dodawania nowego sprzętu.
Jednak umowa leasingu nie daje leasingobiorcom możliwości modyfikacji lub przedwczesnego wycofania się z umowy. Próba takiego działania pociąga za sobą kosztowne konsekwencje prawne i finansowe.
Kary finansowe: Leasingobiorca, który przedwcześnie rozwiązuje umowę leasingu, zazwyczaj musi zapłacić sumę wszystkich pozostałych należnych rat. W wielu przypadkach kwota ta jest natychmiast wymagalna jako jednorazowa spłata, często z niewielkim lub żadnym rabatem za wcześniejszą płatność.
Dodatkowo umowa prawdopodobnie będzie zawierać kary za wcześniejsze rozwiązanie umowy, które mogą wynosić nawet 10% pozostałego salda.
Konsekwencje prawne: Z prawnego punktu widzenia wcześniejsze rozwiązanie umowy przez leasingobiorcę jest naruszeniem umowy. Uprawnia to leasingodawcę do pozwania o odzyskanie pełnej oczekiwanej wartości leasingu.
Może to prowadzić do kosztownych postępowań sądowych i wyroków nakazujących zapłatę pełnej należnej kwoty.
Szkoda dla zdolności kredytowej i reputacji: Niewywiązanie się z umowy leasingowej jest negatywnym zdarzeniem zgłaszanym do biur informacji gospodarczej. Może to poważnie zaszkodzić ocenie kredytowej firmy, utrudniając i podnosząc koszty uzyskania jakichkolwiek pożyczek i leasingów w przyszłości.
Koszt spełnienia takich wymagań może być tak zaporowy, że w praktyce zmusza leasingobiorcę do skorzystania z drogiej opcji wykupu po wartości rynkowej, nawet jeśli nie miał zamiaru zatrzymywać przestarzałego sprzętu.
Dla firm, które cenią elastyczność i chcą mieć możliwość zwrotu urządzeń w dowolnym momencie, usługa Device-as-a-Service (taka jak ta, którą oferujemy w INKI) jest zazwyczaj znacznie lepszym wyborem.
Dzieje się tak, ponieważ Device-as-a-Service pozwala na rozwiązanie umów w dowolnym momencie, bez martwienia się o długoterminowe zobowiązania.
Leasing hardware’u jest często uważany za wydatek kapitałowy
Z perspektywy podatkowej i księgowej główną korzyścią leasingu jest to, że powinien być on łatwiejszy do odliczenia od podatku w porównaniu z bezpośrednim zakupem urządzenia.
Dzieje się tak, ponieważ leasing jest zazwyczaj klasyfikowany jako koszt operacyjny, podczas gdy zakup laptopów, smartfonów i innego sprzętu IT jest klasyfikowany jako wydatek kapitałowy.
Koszty operacyjne można odliczyć w całości w okresie podatkowym, w którym zostały poniesione, podczas gdy wydatki kapitałowe są zazwyczaj odliczane przez kilka lat.
Jednak ostatnie zmiany w rachunkowości wymuszają przeklasyfikowanie niektórych umów leasingowych na wydatki kapitałowe, z wyjątkiem tych, które są zaciągane przy użyciu pożyczek.
Tak jest w przypadku leasingu finansowego (znanego również jako leasing kapitałowy). Leasing kapitałowy lub finansowy jest traktowany jako zakup aktywa.
Oznacza to, że leasingowany składnik aktywów jest ujmowany w bilansie jako środek trwały, wraz z zadłużeniem związanym z opłacaniem leasingu.
Z perspektywy księgowej oznacza to, że wydatek jest traktowany zarówno jako wydatek kapitałowy (ponieważ sam składnik aktywów amortyzuje się w czasie), jak i koszt operacyjny (ponieważ leasingobiorca musi płacić odsetki od leasingu).
Dlatego leasing kapitałowy generuje koszty charakterystyczne dla wydatku kapitałowego, a nie prostego kosztu operacyjnego.
Leasing operacyjny jest zazwyczaj uważany za koszt operacyjny. Kiedy firma zawiera umowę leasingu operacyjnego, musi wykazać w swoim bilansie prawo do użytkowania składnika aktywów (ROU) oraz odpowiadające mu zobowiązanie z tytułu leasingu.
Jednak ujęcie kosztów w rachunku zysków i strat różni się od leasingu finansowego. Zamiast oddzielnych kosztów amortyzacji i odsetek, raty leasingowe są księgowane jako pojedynczy koszt leasingu.
Koszt ten jest klasyfikowany jako koszt operacyjny, co odzwierciedla naturę leasingu jako kosztu użytkowania aktywa przez określony czas, a nie nabywania jego własności.
Firmy leasingowe powinny oferować wiele dodatkowych usług
Nowoczesna usługa leasingowa nie powinna być jedynie mechanizmem finansowania zakupu nowych urządzeń. Firma leasingowa powinna idealnie oferować długą listę usług, aby uzasadnić wyższy koszt (w porównaniu z bezpośrednim zakupem) i rygorystyczne warunki umowne:
Idealnie umowa leasingowa powinna być skonstruowana tak, aby łączyć niezbędne usługi ze sprzętem.
Te niezbędne usługi powinny obejmować konserwację urządzeń i wsparcie techniczne (technical support).
Oznacza to, że jeśli leasingowane urządzenie ulegnie awarii, leasingodawca jest odpowiedzialny za koordynację napraw lub wymiany.
Taki układ chroni leasingobiorcę przed nieprzewidywalnymi kosztami i przerwami w działaniu związanymi z awariami sprzętu.
Poprzez zintegrowanie zarządzania gwarancją i logistyki napraw z umową leasingu, dostawca odciąża wewnętrzny dział IT leasingobiorcy od znacznego obciążenia administracyjnego i technicznego.
Programy leasingowe mogą obejmować usługi związane z software’em i wdrożeniem (deployment services).
Leasingi mogą być skonstruowane tak, aby łączyć niezbędne licencje na oprogramowanie, takie jak systemy operacyjne i aplikacje biznesowe, w jedną miesięczną opłatę. Upraszcza to zarządzanie zasobami oprogramowania i konsoliduje rozliczenia.
Wielu dostawców oferuje również usługi prekonfiguracji. Zanim jakiekolwiek urządzenie zostanie wysłane, może być wstępnie skonfigurowane z oprogramowaniem korporacyjnym leasingobiorcy, w tym wszystkimi niezbędnymi aplikacjami, politykami bezpieczeństwa, ustawieniami sieciowymi i konfiguracjami użytkowników.
Wreszcie, wiele firm leasingowych powinno zajmować się utylizacją urządzeń po zakończeniu ich cyklu życia.
Koniec okresu użytkowania zasobu IT oznacza początek złożonego i obarczonego ryzykiem procesu znanego jako IT Asset Disposition (ITAD).
Dla firm, które posiadają swoje urządzenia, wiąże się to ze zbieraniem starzejącego się sprzętu, znalezieniem bezpiecznego miejsca do przechowywania, czyszczeniem danych, a wszystko to przy jednoczesnym poszanowaniu przepisów dotyczących ochrony środowiska i bezpieczeństwa danych.
Są to minimalne usługi, które powinny być zawarte w umowie leasingu hardware’u IT, aby była ona opłacalna.
Dzieje się tak, ponieważ połączenie tych usług znacznie uprości procesy biznesowe związane z obsługą i zarządzaniem urządzeniami.
Tego typu usługi są zazwyczaj spotykane w podobnych modelach posiadania urządzeń, takich jak DaaS, więc nie powinny być niemożliwe do osiągnięcia przez większość leasingodawców.
Trudno jest zaktualizować (upgrade) hardware
Większość standardowych umów leasingowych wyraźnie zabrania leasingobiorcy dokonywania jakichkolwiek zmian, uzupełnień lub ulepszeń (upgrade) sprzętu bez uprzedniej pisemnej zgody leasingodawcy.
Oznacza to, że ulepszanie istniejącego sprzętu, a nawet majstrowanie przy nim poza normalnym użytkowaniem, może unieważnić gwarancję, a nawet spowodować kary umowne.
Oznacza to, że dodanie nowego modułu RAM, wymiana ekranu lub wymiana komponentu może być wykonana tylko przez leasingodawcę lub przez partnerów zatwierdzonych przez leasingodawcę.
Nie jest to duży problem w przypadku typowego sprzętu IT, takiego jak laptopy i smartfony, ale może nim być w przypadku innych urządzeń, takich jak komputery stacjonarne czy serwery, gdzie wymiana różnych komponentów jest dość powszechna i oczekiwana.
