Czym jest CapEx i OpEx?
Wydatki inwestycyjne (CapEx) to znaczące, długoterminowe inwestycje, które firma ponosi na aktywa fizyczne.
Można je postrzegać jako duże, jednorazowe zakupy, które będą przynosić wartość przez wiele lat. Przykłady obejmują zakup budynku, nabycie floty pojazdów czy zakup ciężkich maszyn.
W sprawozdaniach finansowych CapEx nie jest w całości odliczany od przychodów w roku, w którym został poniesiony. Zamiast tego koszt jest rozłożony na okres użytkowania danego aktywa w procesie zwanym amortyzacją.
Na przykład firma, która kupuje samochód za 100 000 euro, nie może zaliczyć 100 000 euro do kosztów w tym samym roku. Zamiast tego musi rozłożyć całą kwotę na 5 lat (20 000 euro w pierwszym roku, kolejne 20 000 w drugim roku itd.).
Oznacza to, że w pierwszym roku firma płaci wyższe podatki, ale niższe w kolejnych latach.
Wydatki operacyjne (OpEx) to z kolei bieżące koszty prowadzenia działalności. Są to regularne wydatki niezbędne do utrzymania funkcjonowania i płynności operacyjnej.
Przykłady obejmują wynagrodzenia pracowników, czynsz, media, koszty marketingu i opłaty za utrzymanie. OpEx w całości podlega odliczeniu od podatku w okresie księgowym, w którym został poniesiony.
Na przykład firma, która wydaje 100 000 euro rocznie na prąd, może zaliczyć całą tę kwotę do kosztów w danym roku, co znacznie bardziej obniża jej podatki, niż gdyby wydatek został sklasyfikowany jako CapEx.
Czy firma powinna wybrać CapEx czy OpEx?
Decyzja o przejściu z modelu CapEx na OpEx jest prawie zawsze decyzją biznesową, a nie księgową.
CapEx jest wykorzystywany do zakupu aktywów materialnych, takich jak komputery, serwery, samochody, budynki itp.
Firmy są właścicielami tych aktywów i dzięki temu mogą z nimi robić, co tylko zechcą.
CapEx jest również zazwyczaj bardziej korzystny kosztowo w dłuższej perspektywie, jeśli firma stale i w pełni wykorzystuje swoje aktywa.
Dla porównania, OpEx to niewielkie, okresowe wydatki ponoszone na zakup różnego rodzaju usług biznesowych, takich jak usługi cloud hosting, usługi freelancerów, usługi wynajmu itp.
Największą zaletą OpEx, oprócz krótkoterminowych korzyści podatkowych, jest to, że wydatki te są elastyczne i mogą być anulowane, zwiększone lub zastąpione w dowolnym momencie, gdy firma tego potrzebuje.
Podsumowując, CapEx oferuje większą kontrolę i długoterminowe oszczędności, ale kosztem krótkoterminowej elastyczności. CapEx zmusza również firmy do podejmowania drogich decyzji dotyczących aktywów, których mogą w pełni nie wykorzystać.
OpEx ma odwrotne zalety i wady. Pozwala firmom na podejmowanie większego ryzyka w krótkim terminie i eksperymentowanie, ale w dłuższej perspektywie może okazać się droższy.
Największe zalety przejścia z CapEx na OpEx
Jak wspomniano wcześniej, główną zaletą OpEx jest to, że pozwala firmom być elastycznymi, eksperymentować i podejmować krótkoterminowe ryzyko bez inwestowania dużego kapitału początkowego.
Ochrona gotówki i poprawa płynności finansowej: Modele OpEx pozwalają unikać dużych kosztów początkowych, uwalniając gotówkę na inne kluczowe obszary działalności, takie jak innowacje, marketing czy zatrudnienie. Firmy mogą również po prostu zachować kapitał na trudne czasy lub na poszukiwanie nowych możliwości biznesowych.
Elastyczność i skalowalność: W krótkim terminie wynajem lub subskrypcja są znacznie bardziej elastyczne kosztowo niż posiadanie na własność.
Model OpEx pozwala firmie bardzo szybko dodawać lub usuwać zasoby (takie jak pojazdy, laptopy, koszty reklamy, kredyty na oprogramowanie itp.) w odpowiedzi na zmiany rynkowe.
Na przykład w czasie kryzysu cashflow firmy preferujące OpEx mogą bardzo szybko obciąć koszty operacyjne, podczas gdy firmy preferujące CapEx pozostaną z różnymi aktywami, które tracą na wartości, ale nie generują przychodów.
Poprawa wyników finansowych i produktywności kapitału: Niższy CapEx może prowadzić do wyższej stopy zwrotu z aktywów (ROA) i zdrowszego bilansu, co może być atrakcyjne dla inwestorów i kredytodawców.
Co więcej, OpEx może poprawić żywotność i produktywność istniejących aktywów kapitałowych poprzez przeniesienie intensywnych procesów do modelu OpEx.
Na przykład firma spedycyjna może wynająć dodatkowy pojazd na trasy, na których musi transportować ciężkie ładunki po drogach niskiej jakości.
Firma IT może korzystać z serwerów i usług w chmurze (OpEx) do zadań wymagających dużej mocy obliczeniowej, takich jak renderowanie filmów w wysokiej rozdzielczości, zamiast uruchamiać te zadania na własnych serwerach on-premise (CapEx).
W obu sytuacjach OpEx chroni aktywa firmy przed długoterminową degradacją.
Dostęp do najnowszej technologii: Subskrybowanie usług (takich jak Device-as-a-Service) zapewnia firmie stały dostęp do najnowszych wersji i technologii bez ciągłej potrzeby kosztownych modernizacji.
Na przykład dostawca Device-as-a-Service sprawia, że wymiana całej floty laptopów co 2 lata staje się dla firmy opłacalna, ponieważ w pierwszym miesiącu musi ona wydać tylko ułamek pełnej ceny urządzenia.
W modelu CapEx firmy są finansowo „przywiązane” do starej technologii (takiej jak laptopy, serwery itp.), dopóki się ona nie zepsuje lub nie osiągnie końca cyklu życia.
Może to być problematyczne pod koniec cyklu życia urządzeń, ponieważ zazwyczaj nie działają one tak dobrze jak na początku i brakuje im kluczowych funkcji dostępnych w nowszych modelach.
Metody przejścia z CapEx na OpEx
Mając na uwadze powyższe, oto najlepsze metody, dzięki którym firma może przenieść swoje wydatki z modelu CapEx na OpEx i skorzystać z wszystkich jego zalet.
Przejście na wynajem lub leasing operacyjny
Wynajem jest najczęstszą formą przenoszenia kosztów do modelu OpEx. Zamiast kupować coś na własność, firma decyduje się na wynajem.
Obecnie można wynająć prawie wszystko, czego potrzebuje firma. Obejmuje to sprzęt produkcyjny, pojazdy itp.
Podobny do wynajmu jest leasing operacyjny, dzięki któremu firma nabywa prawo do korzystania z aktywa przez określony czas, ale bez przeniesienia prawa własności.
W przypadku leasingu operacyjnego firma dokonuje okresowych płatności, które są księgowane jako OpEx, a aktywo pozostaje w bilansie leasingodawcy. Jest to często stosowane w przypadku takich przedmiotów jak samoloty, ciężkie maszyny czy sprzęt biurowy.
Obie metody są dość podobne, a główne różnice polegają na tym, że wynajem jest zazwyczaj krótkoterminowy (z miesiąca na miesiąc), podczas gdy leasing operacyjny jest bardziej długoterminowy (zazwyczaj rok lub dłużej).
Kolejną różnicą jest to, że leasingodawca (strona, która jest właścicielem sprzętu) generalnie przejmuje prawie całe ryzyko i zarządzanie związane z użytkowaniem sprzętu: zużycie, ubezpieczenie, certyfikację itp.
Wykorzystanie Device-as-a-Service dla sprzętu biurowego
Zamiast kupować laptopy, drukarki i serwery na własność, firmy mogą skorzystać z modelu Device-as-a-Service (DaaS), takiego jak nasz własny w INKI.
W zamian za przewidywalną miesięczną opłatę, dostawca DaaS wynajmuje swoim klientom różne urządzenia, takie jak laptopy, smartfony, monitory itp.
Co więcej, dostawca DaaS zarządza również tym sprzętem w imieniu swoich klientów. Oznacza to, że gwarancje, naprawy, ubezpieczenie itp. są zarządzane przez dostawcę DaaS.
Ta subskrypcja obejmuje urządzenia, wsparcie, konserwację i regularne aktualizacje, przekształcając duży wydatek inwestycyjny w prosty wydatek operacyjny.
Outsourcing różnych procesów biznesowych
Outsourcing funkcji, które nie są podstawową działalnością firmy, to kolejny sposób na przekształcenie CapEx w OpEx.
Dla firm IT najczęstszym sposobem na outsourcing kosztów jest unikanie zakupu własnych serwerów i zatrudniania personelu IT.
Zamiast tego przenoszą wszystkie swoje potrzeby obliczeniowe do usług cloud computing, takich jak Amazon Web Services (AWS) czy Microsoft Azure, płacąc miesięczną opłatę opartą na zużyciu (OpEx).
Dla firm produkcyjnych outsourcing produkcji do producenta kontraktowego pozwala uniknąć ogromnych inwestycji kapitałowych wymaganych do budowy i wyposażenia fabryki.
Ta sama logika dotyczy firm transportowych, które mogą nabyć flotę pojazdów w ramach leasingu operacyjnego itp.
Transakcje typu Sale-and-Leaseback (sprzedaż i leasing zwrotny)
Sale-and-leaseback to transakcja finansowa, w której firma sprzedaje posiadane już aktywo – takie jak siedziba firmy lub centrum danych – a następnie natychmiast wynajmuje je z powrotem od nowego właściciela.
Ta strategia uwalnia kapitał zamrożony w aktywie, zapewniając znaczny zastrzyk gotówki. Firma nadal korzysta z aktywa jak wcześniej, ale koszt posiadania zostaje zastąpiony regularnymi opłatami leasingowymi, które są klasyfikowane jako OpEx.
W INKI często przeprowadzamy tego rodzaju operacje, w ramach których wykupujemy całą flotę urządzeń firmy, a następnie wynajmujemy ją tej samej firmie po preferencyjnej cenie, przejmując jednocześnie wszystkie obowiązki związane z zarządzaniem urządzeniami.
Korzystanie z usług dostawcy usług zarządzanych (Managed Service Provider)
Usługi zarządzane generalnie przesuwają finanse firmy z modelu „kup i posiadaj” (CapEx) na model subskrypcyjny „płać za użycie” (OpEx).
Zamiast kupować aktywo, płacisz dostawcy usług zarządzanych (MSP) cykliczną opłatę za dostarczenie określonego wyniku lub usługi. To MSP jest właścicielem, konserwuje i zarządza aktywami niezbędnymi do świadczenia tej usługi.
Aby zobaczyć, jak MSP może pomóc w przejściu z CapEx na OpEx, wyobraźmy sobie firmę, która chce poprawić swoje cyberbezpieczeństwo.
- W modelu CapEx: Firma kupuje drogi sprzęt firewall, systemy wykrywania włamań i oprogramowanie zabezpieczające. Musi również zatrudnić lub przeszkolić personel do zarządzania i monitorowania tych systemów.
- W modelu z MSP i OpEx: Firma nawiązuje współpracę z dostawcą usług zarządzanych (MSP) specjalizującym się w cyberbezpieczeństwie.
Ten MSP dostarcza firmie-klientowi rozwiązanie, które obejmuje wszystko, czego klient potrzebuje: zarządzanie firewallem, monitorowanie zagrożeń 24/7, reagowanie na incydenty i specjalistyczną wiedzę ludzką.
Za to wszystko firma płaci MSP podlegającą odliczeniu miesięczną opłatę, która jest klasyfikowana jako OpEx.
Umowy franczyzowe
Firma może rozwijać swoją działalność poprzez franczyzę.
Zamiast otwierać i finansować nowe lokalizacje należące do korporacji (strategia wymagająca dużych nakładów CapEx), firma udziela licencji na swoją markę i model biznesowy niezależnym franczyzobiorcom.
Franczyzobiorca ponosi koszty kapitałowe związane z uruchomieniem nowej lokalizacji, podczas gdy franczyzodawca zarabia na cyklicznych opłatach licencyjnych i tantiemach, które są klasyfikowane jako przychody pochodzące z działalności związanej z OpEx.
Pozwala to na szybką ekspansję przy minimalnych nakładach kapitałowych ze strony firmy-matki.
Uznawanie kosztów badań i rozwoju (B+R)
Chociaż niektóre koszty B+R muszą być aktywowane, firmy mogą legalnie strukturyzować swoje wydatki na B+R, aby zmaksymalizować część, która jest księgowana jako OpEx.
Poprzez staranne zdefiniowanie etapów projektu i dokumentowanie braku „wykonalności technologicznej” przez dłuższy okres, firma może zaklasyfikować większą część swoich wczesnych kosztów B+R jako wydatki operacyjne, zanim będzie zobowiązana do ich aktywowania.
Wymaga to ścisłego przestrzegania standardów rachunkowości i dokładnej dokumentacji.
