Utrzymywanie wydatków biznesowych pod kontrolą jest kluczowym elementem rentownych firm.
Cięcie niepotrzebnych wydatków automatycznie uwalnia cenne pieniądze, które można reinwestować w inne, bardziej dochodowe części firmy.
Ten artykuł zawiera 11 strategii, które firmy mogą wykorzystać, aby zapobiec niepotrzebnym wydatkom, co doprowadzi je do znacznie silniejszej pozycji finansowej w przyszłości.
Znajdź tańszych dostawców i usługodawców
Częstym problemem wielu firm jest samozadowolenie w relacjach z dostawcami.
Gdy dostawca lub usługodawca zostanie wybrany, umowy są często odnawiane z roku na rok z powodu inercji, bez dokładnej ponownej oceny rynku.
Takie podejście może prowadzić do znacznych przepłat, ponieważ ceny, które były konkurencyjne trzy lata temu, mogą być wyższe od obecnych cen rynkowych za ten sam produkt lub usługę.
Aby utrzymać te koszty zakupów pod kontrolą, firma powinna być w ciągłym procesie oceny, wyboru i zarządzania dostawcami, aby zapewnić, że biznes konsekwentnie otrzymuje najlepszą możliwą wartość za pieniądze.
Oczywiście ta strategia zakupowa nie powinna skupiać się tylko na cenie. Istnieją inne ważne czynniki, takie jak całkowity koszt posiadania (TCO), niezawodność dostawcy, jakość i zdolność dostawcy do wspierania długoterminowych celów firmy.
Podstawową zasadą jest, aby nigdy nie zakładać, że obecna umowa jest najlepszą ofertą. Wymaga to proaktywnego podejścia, w którym właściciel firmy lub menedżer stale testuje rynek, zbierając wiele ofert i będąc gotowym do negocjacji lub zmiany dostawców w celu optymalizacji kosztów i wartości.
Ogranicz nieefektywne wydatki marketingowe
Gdy finanse firmy są pod presją, marketing jest często jednym z pierwszych budżetów, które podlegają analizie.
Jednak redukcja wydatków na marketing musi być chirurgiczna, a nie masowa. Celem jest wyeliminowanie wydatków na nierentowne kanały marketingowe, przy jednoczesnej ochronie tych, które generują wyraźny zwrot z inwestycji (ROI).
Dla większości firm tylko jeden do trzech kanałów marketingowych jest naprawdę rentownych i generuje większość wyników.
Wyzwanie polega na zidentyfikowaniu, które kanały marketingowe działają w pozyskiwaniu nowych klientów, a które nie.
Firmy, które prowadzą głównie marketing internetowy, zazwyczaj używają narzędzi analitycznych, takich jak Google Analytics, lub wbudowanych raportów danych w Meta Ads lub Google Ads, aby dowiedzieć się, jak skuteczne są ich działania marketingowe.
Jednak marketing internetowy wymaga właściwej atrybucji marketingowej, aby działać, więc upewnij się, że została ona prawidłowo wdrożona.
Bardziej tradycyjne strategie reklamowe, takie jak influencerzy w mediach społecznościowych, reklamy w telewizji/radiu czy marketing szeptany, wymagają starannego śledzenia i pytania klientów, skąd dowiedzieli się o Twojej firmie.
Cały ten proces może zająć wiele tygodni lub miesięcy, ale jest to niezbędny krok, aby zrozumieć, jak klienci Cię znajdują oraz które wydatki marketingowe należy zmniejszyć, a które zwiększyć.
Zastosuj model Device-as-a-Service
Device-as-a-Service (DaaS) to model posiadania urządzeń, w którym firmy pozyskują, zarządzają i finansują swoje urządzenia (takie jak laptopy czy telefony) poprzez subskrypcję, zamiast je kupować.
Krótko mówiąc, DaaS to miesięczna subskrypcja, która zapewnia pojedyncze urządzenie (takie jak laptop czy smartfon) wraz z zarządzaniem urządzeniem (pozyskanie, konfiguracja, naprawy, roszczenia gwarancyjne itp.) oraz warstwę oprogramowania do monitorowania i zarządzania urządzeniem.
DaaS oferuje trzy podstawowe korzyści:
Po pierwsze, zapobiega dużym początkowym wydatkom kapitałowym przy zakupie urządzeń i przekształca je w mniejsze, miesięczne wydatki, które można anulować w dowolnym momencie.
Po drugie, subskrypcja DaaS jest klasyfikowana jako wydatek operacyjny, co oznacza, że można ją natychmiast odliczyć, co może obniżyć wydatki podatkowe w krótkim okresie.
Po trzecie, dostawca DaaS przejmuje wiele obowiązków działu IT firmy, co oznacza naprawy urządzeń, roszczenia gwarancyjne itp.
Może to oznaczać oszczędności kosztów poprzez unikanie potrzeby posiadania działu IT lub wzrost produktywności, ponieważ dział IT może skupić się na bardziej dochodowych zadaniach.
My w INKI jesteśmy jednym z największych dostawców DaaS w Europie i mamy w tym duże doświadczenie.
Ten model DaaS bardzo pomógł naszemu klientowi, agencji marketingowej, stać się bardziej zwinnym i efektywnym kosztowo.
Popraw retencję pracowników
Poprawa retencji pracowników to potężna strategia finansowa, która ma bezpośredni i znaczący wpływ na rentowność firmy.
Koszt rotacji pracowników jest często niedoceniany, ponieważ najpoważniejsze wydatki są pośrednie i trudne do oszacowania.
Koszty bezpośrednie są jasne: wydatki na ogłoszenia rekrutacyjne, opłaty agencyjne, rozmowy kwalifikacyjne i onboarding nowego pracownika. Jednak często są one znacznie mniejsze niż koszty pośrednie.
Badania przeprowadzone przez Gallup i inne źródła konsekwentnie pokazują, że całkowity koszt zastąpienia pracownika i doprowadzenia nowego pracownika do pełnej produktywności może wynosić od 40% rocznego wynagrodzenia na stanowisku „frontline” do ponad 200% rocznego wynagrodzenia w przypadku liderów i wyspecjalizowanych profesjonalistów technicznych.
Te wyższe koszty wynikają z kilku czynników.
Utracona produktywność, ponieważ nowemu pracownikowi może zająć miesiące, a nawet rok, aby osiągnąć poziom produktywności swojego poprzednika.
„Drenaż wiedzy”, ponieważ odchodzący pracownicy zabierają ze sobą cenną wiedzę instytucjonalną i specyficzną dla klienta.
Poprawę retencji pracowników można osiągnąć na różne sposoby, takie jak podwyżki wynagrodzeń, więcej płatnego urlopu, możliwości rozwoju kariery i lepszy work-life balance.
Outsourcuj kluczowe procesy biznesowe
Business Process Outsourcing (BPO) to praktyka zlecania określonej funkcji lub procesu biznesowego zewnętrznemu dostawcy usług.
Może to obejmować zarówno funkcje back-office, takie jak księgowość, płace i zasoby ludzkie, jak i usługi front-office, takie jak obsługa klienta i sprzedaż.
Dla małych i średnich firm BPO oferuje dostęp do specjalistycznej wiedzy i zaawansowanej technologii bez dużych początkowych inwestycji kapitałowych i kosztów związanych z budowaniem i utrzymywaniem tych zdolności wewnątrz firmy.
Głównym motorem dla BPO jest często redukcja kosztów. Poprzez outsourcing firma może przekształcić stałe koszty wynagrodzeń i infrastruktury w koszty zmienne, płacąc tylko za usługi, których potrzebuje.
Zmniejsz liczbę pracowników i skoncentruj role
Ostateczną opcją redukcji kosztów jest zwolnienie pracowników i zmniejszenie wydatków na wynagrodzenia.
Jest to jednak ryzykowna strategia. Jeśli zostanie przeprowadzona nieprawidłowo, firma może przypadkowo zwolnić kluczowych pracowników, którzy przynoszą największą wartość, lub stracić pracowników, którzy posiadają głęboką wiedzę o procesach firmowych.
Jeśli Twoja firma zdecyduje się pójść tą drogą, oto kilka kryteriów, jak zidentyfikować, którzy pracownicy powinni zostać zwolnieni:
Krok 1: Oceniaj na podstawie przyszłych możliwości pracy, a nie dotychczasowych wyników.
Zamiast pytać „kogo powinniśmy zwolnić?”, menedżer lub właściciel firmy powinien zapytać „jaka praca jest absolutnie niezbędna w przyszłości?”.
Takie postępowanie praktycznie zmusi firmę do jasnego sformułowania swojej strategii biznesowej i prawidłowego zdefiniowania, czyja praca jest ważna dla biznesu, a czyja nie.
Krok 2: Oceniaj pracowników na podstawie rygorystycznych kryteriów
W przypadku pracowników, którzy mają te same role i obowiązki, firma powinna zastosować ścisły proces oceny oparty na wynikach, aby zidentyfikować, kogo zatrzymać w firmie.
Krok 3: Skonsoliduj role i przydziel zadania na nowo
Częstym błędem popełnianym przez firmy po redukcji zatrudnienia jest proste przydzielenie wszystkich obowiązków zwolnionego stanowiska jednemu pozostałemu pracownikowi.
Takie podejście nieuchronnie prowadzi do przeciążenia i wypalenia (burnout). Zamiast tego, obciążenie pracą zlikwidowanych ról powinno zostać podzielone na poszczególne zadania i specjalistyczne kategorie.
Zadania te mogą być następnie strategicznie przydzielone wielu członkom zespołu na podstawie ich istniejących mocnych stron, wiedzy specjalistycznej i obecnej wydajności.
Kupuj hurtowo i współpracuj w ramach zakupów grupowych
Dla wielu firm, zwłaszcza z sektora MŚP (Małe i Średnie Przedsiębiorstwa), dwiema potężnymi strategiami redukcji kosztów towarów i zaopatrzenia są zakupy hurtowe i udział w Organizacjach Zakupów Grupowych (GPOs).
Obie strategie opierają się na tej samej, prostej zasadzie biznesowej: wyższy wolumen zakupów poprawia siłę negocjacyjną i zapewnia niższe koszty jednostkowe.
Zakupy hurtowe to prosta praktyka kupowania towarów w większych ilościach, aby skorzystać z rabatów ilościowych oferowanych przez dostawców.
Oprócz niższych kosztów jednostkowych, zamówienia hurtowe prowadzą również do niższych kosztów wysyłki i łatwiejszych kosztów administracyjnych, ponieważ firma nie musi tak często ponawiać zamówienia.
Firmy, które nie mają wystarczającego kapitału na zamówienia hurtowe lub nie mają miejsca na duże zapasy, mogą zamiast tego polegać na Organizacjach Zakupów Grupowych.
GPO to podmiot, który koncentruje zapotrzebowanie zakupowe wielu pojedynczych firm, aby negocjować umowy z dostawcami w imieniu całej grupy.
Dzięki połączeniu swojej zbiorowej siły nabywczej, małe firmy będące członkami GPO mogą korzystać z tego samego rodzaju cen opartych na wolumenie i korzystnych warunków umownych, które są zwykle zarezerwowane dla dużych korporacji.
Pozwala im to osiągnąć znaczne oszczędności kosztów, często średnio 18-22%, bez konieczności samodzielnego kupowania i przechowywania dużych ilości zapasów.
GPO są szczególnie skuteczne w branżach takich jak opieka zdrowotna, ale istnieją również dla szerokiej gamy innych sektorów, obejmując kategorie wydatków pośrednich, takie jak materiały biurowe, wysyłka i technologia.
Zmniejsz koszty finansowania (pożyczki, odsetki itp.)
Koszty finansowania, takie jak odsetki od pożyczek i linii kredytowych czy składki ubezpieczeniowe, stanowią znaczącą kategorię wydatków biznesowych.
W przeciwieństwie do wielu kosztów operacyjnych, które można szybko dostosować, koszty finansowania są zazwyczaj uzależnione od umów długoterminowych oraz czynników takich jak zdolność kredytowa firmy czy ogólne warunki rynkowe.
Jednak te koszty nie są stałe i niezmienne i można je obniżyć.
Podstawową zasadą redukcji kosztów finansowania jest ciągłe poszukiwanie sposobów na poprawę warunków istniejących zobowiązań finansowych.
Istnieje wiele podejść, aby to osiągnąć:
- aktywne dążenie do poprawy zdolności kredytowej firmy w celu zakwalifikowania się do lepszych stawek.
- monitorowanie rynku w poszukiwaniu możliwości refinansowania wysoko oprocentowanego długu.
- negocjowanie korzystniejszych warunków z pożyczkodawcami.
- wdrażanie solidnych praktyk zarządzania ryzykiem w celu obniżenia składek ubezpieczeniowych.
Traktując finansowanie jako koszt zmienny, którym można aktywnie zarządzać, firma może znacznie obniżyć koszt kapitału, poprawić przepływy pieniężne (cash flow) i wzmocnić swój bilans.
Optymalizuj konserwację i naprawy
Koszty konserwacji i napraw stanowią znaczny wydatek operacyjny, ale ich wpływ wykracza daleko poza bezpośrednie koszty części i robocizny.
Nieplanowane przestoje sprzętu są głównym źródłem ukrytych kosztów, prowadząc do utraty produktywności, niedotrzymania terminów produkcji i nieprzewidzianych opłat za nadgodziny.
Właściwym sposobem zarządzania konserwacją jest zmiana podejścia organizacji z reaktywnego modelu „konserwacji awaryjnej” (naprawianie sprzętu dopiero po jego awarii) na proaktywny model „konserwacji zapobiegawczej”.
Dobrze zorganizowany program konserwacji zapobiegawczej obejmuje wykonywanie planowanych, rutynowych zadań konserwacyjnych i inspekcji, aby utrzymać aktywa w szczytowej kondycji i identyfikować potencjalne problemy, zanim doprowadzą do katastrofalnej awarii.
Skuteczny program PM może radykalnie zmniejszyć nieplanowane przestoje i wydłużyć żywotność sprzętu.
Kluczowym elementem tej strategii jest skuteczne zarządzanie zapasami części zamiennych. Złe zarządzanie częściami zamiennymi może prowadzić do ich braku, gdy są najbardziej potrzebne, wydłużając przestoje. Innym razem może prowadzić do nieefektywnego przechowywania niepotrzebnych części, zamrażając kapitał.
Wyeliminuj nierentowne usługi lub produkty
Powszechną trajektorią dla rozwijających się firm jest ciągłe dodawanie nowych produktów i usług do swojego katalogu. Robią to w celu dotarcia do każdej możliwej preferencji klienta i zdobycia nowych segmentów rynku.
Jednak firmy z dużym portfolio produktów lub usług często odkrywają, że dotyczy ich zasada 80/20 (lub zasada Pareto), gdzie 20% ich produktów lub usług generuje 80% ich przychodów i zysków.
Pozostałe 80% ich portfolio składa się z produktów o niskiej wydajności, które generują niewielkie przychody lub zyski, ale tworzą znaczne ukryte koszty i złożoność w całym przedsiębiorstwie.
Racjonalizacja portfolio produktów to proces oceny każdego produktu lub usługi w portfolio w celu podjęcia decyzji, czy należy go zachować, zmodyfikować czy wycofać.
Celem jest wyeliminowanie ofert o niskiej wydajności lub niestrategicznych, aby uprościć operacje i skoncentrować zasoby na najbardziej dochodowych produktach.
Poprzez zmniejszenie złożoności produktów i skupienie się tylko na niezbędnych, wysokowydajnych produktach, firmy mogą poprawić wydajność łańcucha dostaw, obniżyć koszty magazynowania, zwiększyć satysfakcję klientów, a ostatecznie zwiększyć przychody i rentowność.
Zmniejsz koszty licencji na oprogramowanie
Większość współczesnych licencji na oprogramowanie przeszła na model miesięcznej subskrypcji. Może to być korzystne kosztowo w krótkim okresie, ale może być dość kosztowne w dłuższej perspektywie.
Rozwiązaniem jest znalezienie równoważnych narzędzi programowych, które można nabyć za jednorazową opłatą.
Model jednorazowej płatności zapewnia natychmiastowe i stałe posiadanie licencji na oprogramowanie, eliminując ryzyko przyszłych podwyżek cen oraz miesięcznych lub rocznych opłat cyklicznych.
Chociaż takie podejście zazwyczaj wymaga większej początkowej inwestycji kapitałowej, może skutkować niższym całkowitym kosztem posiadania (TCO) w całym cyklu życia oprogramowania.
Ten model jest szczególnie dobrze dopasowany do dojrzałych, stabilnych produktów programowych, gdzie potrzeba ciągłych, nowatorskich aktualizacji funkcji jest mniej krytyczna niż długoterminowa przewidywalność i kontrola kosztów.
Inną metodą kontroli kosztów oprogramowania jest ścisła kontrola liczby licencji, których Twoja firma faktycznie potrzebuje.
Oznacza to nabywanie oprogramowania (poprzez zakup lub subskrypcję) tylko dla tych pracowników, którzy naprawdę potrzebują danego programu.
Pomoże to zredukować koszty licencji, które są opłacane, ale są niedostatecznie wykorzystywane lub w ogóle nieużywane.
