Czym jest Device-as-a-Service (DaaS)?
Device-as-a-Service (DaaS), czyli Urządzenie jako usługa, to usługa subskrypcyjna, w ramach której firma wynajmuje laptopy, smartfony i komputery, zamiast je kupować. Subskrypcja DaaS obejmuje również oprogramowanie potrzebne do zarządzania urządzeniami, a także faktyczne zarządzanie urządzeniami, takie jak wymiana, usuwanie lub modernizacja urządzeń według potrzeb.
Jak działa subskrypcja DaaS w praktyce
Firma potrzebuje 5 laptopów i smartfonów dla swoich pracowników. Koszt początkowy zakupu tych urządzeń może wynosić od 10 000 do 20 000 euro, w zależności od ceny wybranego sprzętu.
Dla każdego z tych urządzeń firma musi następnie:
- Kupić podstawowe oprogramowanie biurowe, takie jak Microsoft Office 365.
- Kupić i skonfigurować oprogramowanie do zarządzania urządzeniami, aby firma mogła monitorować, blokować lub odblokowywać urządzenie pracownika.
- Skonfigurować ochronę danych, aby zapobiegać wyciekom i zachować zgodność z prawem.
- Skonfigurować polityki bezpieczeństwa dla każdego urządzenia, które określają, co pracownik może, a czego nie może robić z urządzeniem.
- Wymienić zgubione lub skradzione urządzenia (zasadniczo kupić nowe urządzenia).
- Obsługiwać roszczenia gwarancyjne i znaleźć urządzenie zastępcze na czas naprawy uszkodzonego.
- Naprawiać urządzenia po gwarancji za własne pieniądze firmy.
- Kupować nowe urządzenia, jeśli firma zatrudnia nowych pracowników, lub przechowywać urządzenia gdzieś, jeśli traci pracowników.
- Zarządzać skomplikowanymi zasadami rachunkowości dotyczącymi amortyzacji kosztu sprzętu na przestrzeni kilku następnych lat.
Tym samym rzeczywisty koszt posiadania urządzenia (nazywany całkowitym kosztem posiadania, TCO – Total Cost of Ownership) może być znacznie wyższy niż tylko początkowa inwestycja wymagana do zakupu sprzętu.
Zamiast podążać tą ścieżką, firma może zamiast tego wybrać współpracę z dostawcą DaaS, który oferuje tę samą liczbę urządzeń za miesięczną subskrypcję w wysokości od 500 do 1000 euro.
Jednak subskrypcja DaaS rozwiązuje również wszystkie wyżej wymienione problemy związane z posiadaniem sprzętu, ponieważ:
- Subskrypcja DaaS obejmuje warstwę oprogramowania, której klient może używać do zarządzania urządzeniami. Może to nawet obejmować podstawowe oprogramowanie biurowe.
- Dostawca DaaS obsługuje wszystkie problemy sprzętowe, takie jak: naprawy lub wymiany (nawet w przypadku urządzeń skradzionych lub zgubionych).
- Subskrypcja DaaS jest elastyczna, więc klient może zwrócić lub dodać nowe urządzenie według potrzeb.
- Subskrypcja DaaS upraszcza księgowość, ponieważ koszty są klasyfikowane jako OpEx (wydatki operacyjne) (w przeciwieństwie do CapEx – wydatków kapitałowych), które są znacznie łatwiej odliczalne od podatku.
Tym samym subskrypcja DaaS może znacząco obniżyć wszystkie koszty związane z posiadaniem produktu, niezależnie od tego, czy są wyrażone w pieniądzach, czasie, wysiłku czy utraconej produktywności.
7 Zalet Subskrypcji Device-as-a-Service
1. Niższe początkowe koszty startowe
Zakup całego niezbędnego sprzętu dla pracowników firmy może wymagać znacznego kapitału.
Czasami firma może po prostu nie mieć takiej kwoty pieniędzy. Ale nawet jeśli firma dysponuje kapitałem, może woleć wydać go na bardziej dochodowe rzeczy, takie jak reklamy czy pozyskiwanie klientów.
2. Wbudowany panel administracyjny i narzędzia do zarządzania urządzeniami firmowymi
Firmy, które dostarczają urządzenia swoim pracownikom, zazwyczaj chcą wiedzieć, jak pracownicy ich używają, czy to ze względu na produktywność, czy z powodów prawnych.
Firmy, które kupują własne urządzenia, muszą samodzielnie wdrożyć tę funkcję, ale dostawcy DaaS zazwyczaj włączają ją do swojej miesięcznej subskrypcji.
Dzięki dostawcy DaaS (takim jak INKI) firma uzyskuje dostęp do platformy chmurowej, na której może w czasie rzeczywistym zobaczyć status wszystkich urządzeń firmowych.
Stamtąd firma może zablokować, odblokować urządzenie, monitorować jego lokalizację lub po prostu zobaczyć, jak pracownik korzysta z urządzenia.
3. Przeniesienie wydatków kapitałowych (CapEx) na wydatki operacyjne (OpEx) w celu obniżenia kosztów podatkowych
Możliwość przeniesienia wydatków kapitałowych firmy na wydatki operacyjne jest jedną z największych zalet DaaS.
Wydatki operacyjne można bezpośrednio zaliczyć w koszty uzyskania przychodu firmy w danym okresie.
Na przykład, jeśli firma ma 100 000 euro przychodu w ciągu roku, ale ma 80 000 euro oznaczone jako OpEx, musi zapłacić podatek tylko od pozostałych 20 000 euro.
Jeśli stawka podatkowa wynosi 10%, firma musi zapłacić tylko 2 000 euro podatku w tym roku.
Natomiast wydatki kapitałowe są klasyfikowane jako aktywa (środki trwałe) i nie mogą być w pełni zaliczone w koszty w okresie, w którym zostały zakupione.
Zamiast tego wartość tych aktywów jest amortyzowana/deprecjonowana przez dłuższy okres czasu.
Na przykład firma ma 100 000 euro przychodu w ciągu roku i wydaje 80 000 euro jako CapEx.
W naszym wyimaginowanym przykładzie firma może zamortyzować/zdeprecjonować tylko 50% z łącznej kwoty 80 000 euro w pierwszym roku.
Tym samym z 80 000 euro firma może zaklasyfikować tylko 40 000 euro jako koszt podlegający odliczeniu. Oznacza to, że firma musi zapłacić podatek od pozostałych 60 000 euro.
W tym przypadku 10% stawka podatkowa oznacza, że firma musi zapłacić 6 000 euro podatku za ten rok.
Pozostałe 50% z 80 000 euro w CapEx zostanie następnie zamortyzowane/zdeprecjonowane na przestrzeni kilku lat, w zależności od zasad rachunkowości obowiązujących dla danego zakupu.
W obu przypadkach firmy wydają 80 000 euro, ale wydatki CapEx prowadzą do zwiększonych kosztów podatkowych w krótkim okresie.
Jednak subskrypcje DaaS są zawsze klasyfikowane jako wydatek operacyjny!
Z tego powodu subskrypcja DaaS jest bardzo atrakcyjna z perspektywy podatkowej, ponieważ może znacznie obniżyć całkowite koszty podatkowe firmy w krótkim okresie.
Ogólnie rzecz biorąc, firmy działające w oparciu o bardzo krótkie plany biznesowe (od 1 do 3 lat) są bardzo dobrze przygotowane do korzystania z DaaS. Dzieje się tak, ponieważ ich plany biznesowe są krótsze niż okres amortyzacji/deprecjacji ich CapEx, więc ostatecznie zapłacą mniej podatków dzięki DaaS.
4. Bezpieczeństwo urządzeń i zgodność ze standardami bezpieczeństwa
Dostawcy DaaS wstępnie konfigurują urządzenia, aby zapewnić bezpieczeństwo danych.
Oznacza to zarejestrowanie urządzeń w Apple Business Manager, Android Zero Touch lub, w przypadku INKI, zastosowanie niezbędnych środków bezpieczeństwa w celu zapewnienia, że urządzenie może uzyskać certyfikat ISO 27001.
5. Całkowite (lub częściowe) zastąpienie działu IT
Jedną z zalet (która przynosi również oszczędności) usługi DaaS jest to, że firmy nie muszą tworzyć własnego działu IT do zarządzania swoimi urządzeniami.
Gdy firmy osiągną określoną wielkość lub złożoność, muszą zatrudnić dedykowaną osobę IT (lub więcej) do prawidłowej konfiguracji i zarządzania firmowymi laptopami, smartfonami i komputerami.
Usługa DaaS całkowicie rozwiązuje ten problem dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP), ponieważ dostawca DaaS wykona teraz pracę działu IT:
- Konfiguracja nowych urządzeń firmowych dla pracowników.
- Monitorowanie urządzeń, zdalne blokowanie lub odblokowywanie.
- Automatyczne aktualizacje i łaty bezpieczeństwa.
- Preinstalacja i konfiguracja wymaganych licencji oprogramowania.
- Analityka dla floty urządzeń.
- Obsługa gwarancji i napraw urządzeń.
- Wymiana uszkodzonych, skradzionych lub zgubionych urządzeń.
- Obsługa modernizacji i degradacji sprzętu.
- Zwrot nieużywanego sprzętu. Ta usługa zarządzania urządzeniami jest bardzo pomocna dla firm, ponieważ:
- Pracownicy, którzy wykonywali zadania związane z zarządzaniem IT, mogą teraz wykonywać swoje bardziej produktywne zadania.
- Zapobiega (lub przynajmniej opóźnia) potrzebę zatrudnienia dedykowanej osoby IT.
6. Przewidywalne budżety i koszty
Firmy kupujące sprzęt często borykają się z nieprzewidywalnymi wydatkami związanymi z tymi urządzeniami.
Obejmuje to zakup większej liczby urządzeń dla nowych pracowników, wymianę lub naprawę urządzeń po gwarancji, modernizację do nowszych wersji sprzętu itp.
Koszty te mogą być bardzo nieprzewidywalne. W niektórych miesiącach nic się nie dzieje, podczas gdy w innych firma musi zapłacić za kilka urządzeń, jako wymianę lub nowe zakupy.
Dla porównania, subskrypcja DaaS jest znacznie bardziej przewidywalna dla firmy, ponieważ wie ona, że wszelkie problemy sprzętowe zostaną naprawione za darmo lub za bardzo niewielką opłatą.
Ta przewidywalna struktura kosztów uwalnia cenne budżety, dzięki czemu można je wykorzystać gdzie indziej.
7. Minimalizacja ryzyka i elastyczne koszty
Subskrypcja DaaS jest szczególnie cenna w niestabilnych okresach lub branżach, w których firma nie może dokładnie przewidzieć, jakie przychody lub koszty będzie miała za 6 miesięcy do 1 roku.
W niefortunnych sytuacjach, gdy przychody spadają, a liczba pracowników musi zostać zmniejszona, firma klienta może po prostu anulować niektóre dodatkowe subskrypcje i zwrócić urządzenia, zmniejszając w ten sposób koszty sprzętu.
Jednak gdyby firma kupiła te urządzenia, leżałyby one bezużytecznie bez pracowników, którzy by z nich korzystali, i byłyby zasadniczo nieproduktywnym kapitałem, który nie przynosi zwrotu z inwestycji.
Firmy najlepiej predysponowane do korzystania z Device-as-a-Service
Device-as-a-Service ma wiele zalet, ale niektóre firmy mogą uznać, że nie jest to dla nich idealne rozwiązanie.
Przede wszystkim firmy, które chcą w pełni posiadać zarówno sprzęt, jak i oprogramowanie, mogą nie uznać zalet DaaS za wystarczająco atrakcyjne, aby dokonać zmiany.
Podobnie firmy, które potrzebują dostępu do szerokiej gamy urządzeń, mogą uznać wybór urządzeń u dostawcy DaaS za ograniczający.
Inne mogą chcieć wysoce spersonalizowanej warstwy oprogramowania do zarządzania swoimi urządzeniami, której dostawca DaaS może nie oferować.
Biorąc to wszystko pod uwagę, poniżej znajduje się idealny profil firm, które preferują urządzenie jako usługę zamiast kupowania i posiadania własnego sprzętu.
Firmy szeroko współpracujące z kontraktorami lub pracownikami zdalnymi
Firmy te czerpią ogromne korzyści z Device-as-a-Service (DaaS) ze względu na elastyczność, jaką oferuje.
Kontraktorzy i pracownicy zdalni mogą otrzymywać wstępnie skonfigurowane urządzenia z niezbędnym oprogramowaniem i ustawieniami bezpieczeństwa, zapewniając spójność i bezpieczeństwo z resztą firmy.
Gdy umowy wygasają lub pracownicy odchodzą, urządzenia można łatwo zwrócić lub ponownie wykorzystać, minimalizując koszty zarządzania urządzeniami i zmniejszając ryzyko wycieku danych.
Firmy działające w niestabilnych branżach
Firmy działające w ryzykownych i niestabilnych branżach, takie jak startupy technologiczne, agencje medialne, firmy energetyczne czy towarowe, są doskonałymi kandydatami do korzystania z DaaS.
Ten model oparty na subskrypcji pozwala im skalować flotę urządzeń w górę lub w dół w zależności od potrzeb, bez kosztów posiadania aktywów tracących na wartości.
Mogą łatwo uzyskać dostęp do najnowszych technologii bez znaczących inwestycji początkowych, zapewniając sobie konkurencyjność.
Jeśli firma zmniejsza skalę działalności, może zwrócić urządzenia, unikając strat finansowych. Ta zwinność ma kluczowe znaczenie dla poruszania się w nieprzewidywalnych warunkach rynkowych i utrzymania przewagi konkurencyjnej.
Firmy działające w branżach opartych na projektach
Organizacje z branży budowlanej, konsultingowej czy zarządzania wydarzeniami, gdzie projekty mają określone daty rozpoczęcia i zakończenia, również są dobrze obsługiwane przez subskrypcję DaaS.
DaaS pozwala im uzyskać urządzenia tylko na czas trwania projektu i zwrócić je później, bez konieczności kupowania urządzeń.
Takie podejście zmniejsza wydatki kapitałowe i koszty przechowywania, zapewniając jednocześnie zespołom projektowym dostęp do aktualnej technologii.
Ponadto upraszcza śledzenie i zarządzanie aktywami, co jest szczególnie złożone w środowiskach opartych na projektach, gdzie sprzęt jest często przenoszony lub realokowany.
Firmy chcące uniknąć dużych wydatków kapitałowych
DaaS oferuje przewidywalny model wydatków operacyjnych (OpEx), zastępując duże początkowe wydatki kapitałowe (CapEx) związane z zakupem urządzeń.
Jest to szczególnie atrakcyjne dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) oraz startupów z ograniczonymi budżetami.
Przenosząc koszty urządzeń na miesięczną subskrypcję, firmy mogą uwolnić kapitał na podstawową działalność biznesową, taką jak badania i rozwój czy marketing.
Model ten upraszcza również budżetowanie i prognozowanie, ponieważ wydatki IT stają się bardziej przewidywalne i łatwiejsze do zarządzania.
Wnioski
Device-as-a-Service ma wiele zalet dla firm w porównaniu z tradycyjnym modelem posiadania urządzeń. Jeśli uważasz, że Twoja firma najlepiej skorzysta na przejściu na DaaS, nie wahaj się skontaktować z nami pod adresem https://inki.tech/contact .
