Mi az a Teljes Birtoklási Költség (TCO)?
A Teljes Birtoklási Költség (Total Cost of Ownership – TCO) egy pénzügyi mutató, amely egy adott eszköz (például autó, laptop vagy ipari berendezés) beszerzési és működési költségeit írja le annak élettartama során.
A TCO megértésének legjobb módja a „jéghegy-hasonlat”. A kezdeti beszerzési ár a jéghegy látható csúcsát jelenti.
A jéghegy vízfelszín alatt rejtőző része a folyamatos költségeket jelenti, beleértve a telepítést, az oktatást, az energiafogyasztást, a karbantartást, a javításokat, a támogatást, a frissítéseket és az ártalmatlanítási (eltávolítási) költségeket.
Hogyan számítják ki a TCO-t?
A TCO kiszámításának leggyakoribb képlete a következő:
Teljes Birtoklási Költség = Beszerzési Költség + Működési Költség – Maradványérték.
Egyes eszközök, például épületek esetében a beszerzési költség általában a TCO 90%-át teszi ki.
Más eszközök, például autók esetében azonban a működési költség a TCO 30-40%-át is kiteheti.
Egy átlagos, 25 000 eurós európai autó esetében az 5 éves teljes birtoklási költség (TCO) egy évi 25 000 km-t (összesen 125 000 km-t) futott autónál körülbelül 37 000 euró lenne.
A legnagyobb tényező az értékcsökkenés, amely öt év alatt körülbelül 65%, 16 000 eurót vonva le az autó eredeti értékéből. Ez azt jelenti, hogy az autó maradványértéke 5 év után 9 000 euró lenne.
Az üzemanyag a következő jelentős kiadás. Átlagos 6,0 l/100 km-es fogyasztással és 1,55 eurós literenkénti árral számolva 5 év alatt körülbelül 11 625 eurót költene üzemanyagra.
Egyéb költségek közé tartozik az éves biztosítás (3 000-4 000 €), a karbantartás és javítások (kb. 750 €/év, összesen 3 750 €), valamint a gépjárműadó (300 €/év, összesen 1 500 €).
Ezeknek a költségeknek az összege (16 250 € + 11 625 € + 4 000 € + 3 750 € + 1 500 €) adja a becsült TCO-t, amely jelentősen meghaladja az autó eredeti vételárát.
A teljes birtoklási költség tehát a következőképpen alakul:
Beszerzési költség (25 000 €) + Működési költség (11 625 € + 4 000 € + 3 750 € + 1 500 €) – Maradványérték (9 000 €) = ~37 000 €.
Számviteli szempontból a teljes birtoklási költség a következőkre oszlik:
- Beruházási költségek (Capital Expenditures). Ez az magáért az autóért fizetett 25 000 €.
- Működési költségek (Operational Expenditures). A fennmaradó ~21 000 € működési költség (üzemanyag, biztosítás, javítások stb.) működési költségként van besorolva.
Miért fontos a TCO?
Azok a vállalatok, amelyek szorgalmasan és pontosan kiszámítják eszközeik TCO-ját, termelékenyebbek és hatékonyabban bánnak a pénzükkel, mint azok a cégek, amelyek ezt nem teszik meg.
A TCO ösztönzi az osztályok közötti együttműködést
A TCO számításának egyik előnye, hogy ösztönzi az együttműködést és a kommunikációt a különböző vállalati részlegek között.
Ennek oka, hogy a pontos TCO-számításhoz szükséges adatok összegyűjtése számos osztálytól igényel információt: beszerzés (kezdeti költségek), IT támogatás (munkaerő- és szoftverköltségek), számvitel (értékcsökkenés és kamatköltségek), HR (képzési költségek).
Ennek eredményeként a TCO szervezeti eszközzé válik, amely lebontja a belső korlátokat és ösztönzi a kommunikációt a vállalati részlegek között, amelyek egyébként elszigetelődnének egymástól.
A TCO segíti a vállalatokat a jobb költségvetés-tervezésben
A pontos TCO-számítások segítenek azonosítani és megbecsülni egy eszközzel kapcsolatos összes lehetséges költséget. Ez segíti a vállalkozásokat a kiadások pontosabb előrejelzésében és a váratlan költségek elkerülésében.
A jobb költségvetés-tervezés és költségbecslés segíti a vezetőket és a felsővezetőket abban, hogy okosabb döntéseket hozzanak.
Ez magában foglal mindent a szállítók kiválasztásától kezdve, a berendezések eladásának vagy cseréjének időzítésén át, egészen addig, hogy mely eszközök túl költségesek stb.
A TCO csökkenti a kockázatot
A TCO segíti a beszerzési csapatokat abban, hogy jobb vásárlási döntéseket hozzanak azáltal, hogy azonosítja a különböző lehetőségekhez kapcsolódó rejtett költségeket.
A beszerzési osztályok által elkövetett gyakori hiba, hogy kizárólag a kezdeti beszerzési árra összpontosítanak. Ez ahhoz vezethet, hogy alacsony minőségű eszközökbe fektetnek, amelyeknek drága működési költségei vannak, vagy egyszerűen nem elég jók a szükséges munka elvégzéséhez.
A TCO ezt orvosolja azzal, hogy azonosítja a rejtett működési költségeket, és beleszámítja azokat a kezdeti árba.
Mire nem képes a TCO?
A TCO nagyon hasznos üzleti koncepció, de megvannak a maga korlátai.
A TCO nem veszi figyelembe a munkavállalói termelékenységet és elégedettséget.
Nagyon nehéz kiszámítani az olyan tényezők pénzügyi költségét, mint a munkavállalói morál és a termelékenység.
Például: az olcsó, de lassú és megbízhatatlan számítógépek frusztrálják az alkalmazottakat és korlátozzák a hatékonyságukat. Azonban ennek az elveszett termelékenységnek a pontos költségét euróban és centekben mérni bonyolult és gyakran szubjektív.
Hasonlóképpen, a rossz szoftverek vagy hardverek jelentős, de nehezen mérhető rejtett költségekhez vezethetnek, mivel az alkalmazottak hatékonytalan kerülőutakat fejlesztenek ki, vagy időt pazarolnak a technikai támogatás keresésével.
A TCO nem méri a bevételt és a befektetés megtérülését (ROI).
A TCO-elemzés nem számítja ki, hogy egy eszköz mennyi bevételt fog termelni. A TCO az ROI-egyenlet egyik fele, de nem a teljes kép.
Egy nagyon magas TCO-val rendelkező eszköz még mindig kiváló befektetés lehet, ha lehetővé teszi a vállalat számára, hogy még magasabb bevételeket generáljon, vagy belépjen egy nyereséges új piacra.
Hasonlóképpen, a lehető legalacsonyabb TCO-val rendelkező eszköz rossz befektetés lehet, ha nem felel meg a teljesítményigényeknek és akadályozza a növekedést.
A TCO-t a bevételi előrejelzésekkel és az ROI-elemzéssel együtt kell használni, nem pedig helyettük.
A TCO nem méri a minőséget és a stratégiai előnyöket.
A TCO modellt nem az immateriális előnyök mérésére tervezték.
Nem tud pénzügyi előnyt rendelni ahhoz a javuló márkaimázshoz, amelyet egy vállalat egy modern és vonzó autókból álló flotta üzemeltetésével nyerhet.
Nem tudja mérni a munkavállalói elégedettség és megtartás növekedését, amely a magas minőségű, megbízható eszközök biztosításából ered.
Nem képes megragadni azt a hosszú távú stratégiai előnyt sem, amelyet a legújabb technológiába való befektetéssel lehet elérni, még akkor sem, ha annak a technológiának magas a kezdeti TCO-ja.
Ezek a kvalitatív (minőségi) tényezők kritikusak a stratégiai üzleti döntések szempontjából, és figyelembe kell venni őket a tisztán pénzügyi TCO-számítás mellett.
Hogyan csökkenthető a teljes birtoklási költség?
Egy eszköz TCO-jának csökkentésére több módszer is létezik. Általában magát a beszerzési árat a legnehezebb csökkenteni. Az eszközzel kapcsolatos működési költségeket azonban egyszerűbb optimalizálni.
1. módszer: Régi eszközök újraértékesítése
A TCO csökkentésének legegyszerűbb módja, ha a vállalat szorgalmasan eladja azokat az elavult eszközöket, amelyekre már nincs szüksége, például autókat, laptopokat, telefonokat, szervereket vagy akár bútorokat.
Visszatérve az előző példánkhoz, egy 25 000 eurós autó 21 000 euró működési költséget igényel 5 év alatt. Az újraértékesítési ár 9 000 € lenne.
Ha a vállalat 5 év után újraértékesítené a járművet, a TCO 37 000 € lenne, szemben a 46 000 €-val, ha úgy döntenének, hogy leselejtezik az autót, vagy elajándékozzák.
Hasonló gondolatmenet alkalmazható bármely vállalati tulajdonú eszközre.
Az autókat a legegyszerűbb eladni, mivel nagy és nagyon aktív használtcikk-piacuk van.
Más eszköztípusok, például elektronikai cikkek, eladhatók egy dolgozói visszavásárlási programon keresztül. Alapvetően az alkalmazott lehetőséget kap arra, hogy szerény díj ellenében megvásárolja a cég által biztosított laptopját.
Ez egy olyan helyzet, ahol mindkét fél nyer, mivel a vállalat visszaszerzi a laptop eredeti árának egy részét, míg az alkalmazott egy olyan eszközt kap, amelyet ismer és ismeri a szerviztörténetét.
Vannak olyan cégek is, amelyek vállalati eszközök felvásárlására és újraértékesítésére szakosodtak. Különböző neveik vannak, attól függően, hogy milyen eszközre specializálódtak:
- A „Fleet remarketers” (Flotta-újraértékesítők) használt autók felvásárlására és újraértékesítésére szakosodtak.
- Az „Office liquidators” (Irodai felszámolók) bútorokra szakosodtak.
- Az ITAD (IT Asset Disposition – IT Eszközök Selejtezése/Kezelése) elektronikára és egyéb hardverekre szakosodott.
2. módszer: Eszköz-szolgáltatás (Device-as-a-Service) modell bevezetése
Az Eszköz-szolgáltatás (DaaS) egy eszköztulajdonlási modell, ahol a vállalkozások előfizetésen keresztül szerzik be, kezelik és finanszírozzák eszközeiket (például laptopokat vagy telefonokat), ahelyett, hogy megvásárolnák azokat.
Röviden, a DaaS egy havi előfizetés, amely biztosít egy adott eszközt (például laptopot vagy okostelefont), plusz eszközkezelési szolgáltatásokat (az eszköz beszerzése, konfigurálása, javítások, garanciális igények stb.), valamint egy szoftverréteget az eszköz monitorozására és kezelésére.
A DaaS modell csökkenti az olyan eszközök birtoklásával és kezelésével járó TCO-t, mint a laptopok és telefonok.
Egy DaaS szolgáltató átveszi a vállalat IT osztályának számos felelősségét, ami eszközjavításokat, garanciális igényeket stb. jelent.
Ez költségmegtakarítást jelenthet az IT osztály szükségességének elkerülésével, vagy termelékenységnövekedést, mivel az IT osztály jövedelmezőbb feladatokra koncentrálhat.
Mi az INKI-nél Európa egyik legnagyobb DaaS szolgáltatója vagyunk, és széles körű tapasztalattal rendelkezünk ezen a téren.
Ez a DaaS modell nagyban segítette a LEGO-t, az egyik ügyfelünket, hogy agilisabb és költséghatékonyabb legyen.
3. módszer: Eszköz-szabványosítás
Ahelyett, hogy egy változatos és összetett eszközportfóliót kezelne, például tíz különböző laptopmodellt öt különböző gyártótól, egy vállalkozás szabványosíthat, és csak egy vagy két gondosan kiválasztott modellt használhat.
Ennek a látszólag egyszerű döntésnek láncreakciós hatása van, amely drámaian csökkenti a TCO-t. Egyszerűsíti a karbantartást és a javításokat, mivel az IT támogatásnak csak korlátozott hardverkészletre kell kiképeznie magát.
A szabványosítás jelentősen csökkenti a szükséges pótalkatrész-készletet, tőkét és tárolóhelyet szabadítva fel.
A szabványosítás egyszerűsíti a felhasználói képzést és sokkal hatékonyabbá teszi az IT támogatást, mivel a helpdesk munkatársai mély szakértelemre tehetnek szert a szabványos modellekkel kapcsolatban.
Továbbá, egyetlen operációs rendszerre (pl. csak Windows vagy csak MacOS eszközök) történő szabványosítás egyszerűsíti az IT menedzsmentet és a biztonsági protokollokat.
Ez a megközelítés lehetővé teszi a tömeges beszerzést is, ami jó tárgyalási pozíciót biztosíthat a beszállítóktól jobb árak követelésére.
4. módszer: Vásárlás egyetlen beszállítótól
Összetett rendszerek vagy hasonló eszköztípusok (járművek, elektronika, ipari berendezések stb.) esetében a beszerzés konszolidálása egyetlen stratégiai beszállítótól történő vásárlással jelentős TCO-csökkenést hozhat.
Ez a megközelítés drasztikusan csökkenti az adminisztratív költségeket azáltal, hogy csökkenti a feldolgozandó számlák, a kezelendő szerződések és a fenntartandó beszállítói kapcsolatok számát.
Ennél is fontosabb, hogy egyszerűsíti a kritikus vásárlás utáni folyamatokat. A garanciális igények, a technikai támogatás és a javítási eljárások ésszerűsödnek, mivel csak egyetlen folyamatkészlettel és egyetlen kapcsolattartó ponttal kell foglalkozni, ami jelentős munkaidőt takarít meg és csökkenti a zavart.
Egyetlen beszállítóval kiépített erős kapcsolat jobb szolgáltatási szintekhez, kedvezőbb feltételekhez és hosszú távon nagyobb tárgyalási erőhöz is vezethet.
5. módszer: Proaktív karbantartás bevezetése
A reaktív, „javítsd meg, ha elromlik” karbantartási modellről egy proaktív karbantartási modellre való áttérés nagyban segíthet a TCO csökkentésében.
Egy ütemezett, megelőző karbantartási program bevezetése segít azonosítani és kijavítani a kisebb problémákat, mielőtt azok kritikus, költséges meghibásodásokká válnának.
Ez a megközelítés jelentősen csökkenti a nem tervezett állásidőt, ami általában a legnagyobb rejtett költség egy eszközzel kapcsolatban.
A megelőző karbantartási modell másik nagy előnye, hogy növeli az eszköz maradványértékét.
Végül is sokkal könnyebb újraértékesíteni egy olyan autót vagy laptopot, amely úgy néz ki és úgy működik, mint az új, szemben egy olyannal, amelynek látható hibái vannak.
Következtetés
Lényegében a Teljes Birtoklási Költség (TCO) egy pénzügyi mutató, amely feltárja az eszközhöz kapcsolódó költségek teljes „jéghegyét”, messze túlmutatva a látható vételáron, hogy magában foglalja az összes működési költséget.
A TCO = Beszerzési Költség + Működési Költség – Maradványérték kiszámításával egy szervezet meg tudja határozni, hogy egy eszköz végső soron képes-e több értéket termelni, mint a teljes költsége.
Azonban tartsa észben, hogy a TCO egy előrejelzés, és önmagában nem képes kiszámítani egy eszköz bevételtermelő képességét (ROI) vagy a munkavállalói termelékenységre gyakorolt előnyét.
