A vállalati költségek kordában tartása a nyereséges cégek egyik kulcsfontosságú eleme.
A felesleges kiadások lefaragása automatikusan értékes pénzt szabadít fel, amelyet a vállalat más, jövedelmezőbb területeibe lehet visszaforgatni.
Ez a cikk 11 stratégiát tartalmaz, amelyeket a vállalatok alkalmazhatnak a felesleges költekezés megelőzésére, és amelyek a jövőben sokkal erősebb pénzügyi helyzetbe hozzák a céget.
Olcsóbb beszállítók és szolgáltatók keresése
Sok vállalkozásnál gyakori probléma a beszállítói kapcsolatokban való elkényelmesedés.
Miután egy beszállítót vagy szolgáltatót kiválasztottak, a szerződéseket gyakran évről évre, a piac alapos újraértékelése nélkül, megszokásból újítják meg.
Ez a megközelítés jelentős túlköltekezéshez vezethet, mivel azok az árak, amelyek három évvel ezelőtt versenyképesek voltak, ma már meghaladhatják ugyanazon termék vagy szolgáltatás aktuális piaci árát.
Ezeknek a beszerzési költségeknek a kordában tartása érdekében egy vállalatnak folyamatosan értékelnie, választania és menedzselnie kell a beszállítókat, hogy biztosítsa a lehető legjobb ár-érték arányt.
Természetesen ez a beszerzési stratégia nemcsak az árra kell, hogy összpontosítson. Vannak más fontos tényezők is, mint például a teljes bekerülési költség (Total Cost of Ownership, TCO), a beszállítói megbízhatóság, a minőség és a beszállító képessége a vállalat hosszú távú céljainak támogatására.
Az alapelv az, hogy soha ne feltételezzük, hogy a jelenlegi üzlet a legjobb. Proaktív megközelítést igényel, ahol a cégtulajdonos vagy menedzser folyamatosan teszteli a piacot, több árajánlatot gyűjt, és készen áll a tárgyalásra vagy a beszállítóváltásra a költségek és az érték optimalizálása érdekében.
A nem hatékony marketingkiadások csökkentése
Amikor egy vállalkozás pénzügyei nyomás alá kerülnek, a marketing gyakran az egyik első költségvetés, amelyet felülvizsgálnak.
A marketingkiadások csökkentésének azonban sebészi pontosságúnak kell lennie, nem pedig válogatás nélkülinek. A cél a nem jövedelmező marketingcsatornákra fordított kiadások megszüntetése, miközben védjük azokat, amelyek egyértelmű megtérülést (Return on Investment, ROI) hoznak.
A legtöbb vállalkozás számára mindössze egy-három marketingcsatorna igazán nyereséges, és ezek hozzák az eredmények többségét.
A kihívás az, hogy azonosítsuk, mely marketingcsatornák működnek az új ügyfelek vonzásában, és melyek nem.
Azok a cégek, amelyek főként internetes marketinggel foglalkoznak, általában olyan elemző eszközöket használnak, mint a Google Analytics, vagy a Meta Ads és a Google Ads beépített adatriportjait, hogy megállapítsák, mennyire sikeresek a marketingtevékenységeik.
Az internetes marketinghez azonban megfelelő marketing attribúcióra van szükség a működéshez, ezért győződjön meg róla, hogy azt helyesen implementálta.
A hagyományosabb hirdetési stratégiák, mint például a social media influenszerek, a TV/rádió reklámok vagy a szájhagyomány, gondos nyomon követést igényelnek, és meg kell kérdezni az ügyfeleket, honnan értesültek a vállalkozásról.
Ez az egész folyamat hetekig vagy hónapokig is eltarhat, de szükséges lépés ahhoz, hogy megértsük, hogyan találnak ránk az ügyfelek, és mely marketingkiadásokat kell csökkenteni, illetve melyeket növelni.
Device-as-a-Service modell bevezetése
A Device-as-a-Service (DaaS) egy olyan eszköztulajdonlási modell, ahol a vállalkozások előfizetésen keresztül szerzik be, kezelik és finanszírozzák eszközeiket (például laptopokat vagy telefonokat), ahelyett, hogy megvásárolnák őket.
Röviden, a DaaS egy havi előfizetés, amely egyedi eszközt (például laptopot vagy okostelefont) biztosít az eszközkezeléssel (az eszköz beszerzése, beállítása, javítása, garanciális ügyintézés stb.) együtt, valamint egy szoftverréteget az eszköz monitorozására és kezelésére.
A DaaS három fő előnyt kínál:
Először is, elkerüli a nagy kezdeti tőkekiadásokat az eszközök vásárlásakor, és azokat kisebb, bármikor lemondható havi kiadásokká alakítja.
Másodszor, a DaaS-előfizetés működési költségként van besorolva, ami azt jelenti, hogy azonnal leírható, ami rövid távon csökkentheti az adóterheket.
Harmadszor, egy DaaS-szolgáltató átveszi a cég IT-osztályának számos felelősségét, például az eszközjavításokat, garanciális ügyintézést stb.
Ez költségmegtakarítást jelenthet az IT-osztály szükségességének elkerülésével, vagy termelékenységnövekedést, mivel az IT-osztály jövedelmezőbb feladatokra koncentrálhat.
Mi az INKI-nél Európa egyik legnagyobb DaaS-szolgáltatója vagyunk, és széleskörű tapasztalattal rendelkezünk ezen a téren.
Ez a DaaS-modell nagyban segített egy marketingügynökség ügyfelünknek, hogy agilisabbá és költséghatékonyabbá váljon.
Az alkalmazottak megtartásának javítása
Az alkalmazottak megtartásának javítása egy hatékony pénzügyi stratégia, amely közvetlen és jelentős hatással van a vállalat jövedelmezőségére.
A munkaerő-fluktuáció költségét gyakran alábecsülik, mivel a legjelentősebb kiadások közvetettek és nehezen számszerűsíthetők.
A közvetlen költségek egyértelműek: toborzási hirdetések, ügynökségi díjak, interjúztatás és egy új munkaerő onboarding folyamatának költségei. Ezeket azonban gyakran eltörpítik a közvetett költségek.
A Gallup és más források kutatásai következetesen azt mutatják, hogy egy alkalmazott pótlásának és az új alkalmazott teljes termelékenységre való felhozatalának teljes költsége egy „frontline” szerepkör esetében az éves fizetés 40%-a, míg vezetői és speciális műszaki szakemberek esetében akár az éves fizetés 200%-a is lehet.
Ezeket a magasabb költségeket több tényező okozza.
Elveszett termelékenység, mivel egy új alkalmazottnak hónapokba, vagy akár egy évbe is telhet, mire eléri elődje termelékenységi szintjét.
„Tudáselvándorlás”, mivel a távozó alkalmazottak értékes intézményi és ügyfélspecifikus tudást visznek magukkal.
Az alkalmazottak megtartását különféle eszközökkel lehet javítani, például fizetésemeléssel, több fizetett szabadsággal, karrierlehetőségekkel és jobb work-life balance-szal.
Kulcsfontosságú üzleti folyamatok kiszervezése (Outsourcing)
Az üzleti folyamatok kiszervezése (Business Process Outsourcing, BPO) az a gyakorlat, amikor egy adott üzleti funkciót vagy folyamatot egy külső szolgáltatónak adnak át.
Ez a back-office funkcióktól, mint a könyvelés, bérszámfejtés és emberi erőforrások, a front-office szolgáltatásokig, mint az ügyfélszolgálat és az értékesítés, terjedhet.
A kis- és középvállalkozások számára a BPO hozzáférést biztosít a speciális szakértelemhez és a fejlett technológiához anélkül, hogy a vállalatnak nagy kezdeti tőkebefektetést és költségeket kellene fordítania ezen képességek házon belüli kiépítésére és fenntartására.
A BPO elsődleges mozgatórugója gyakran a költségcsökkentés. A kiszervezéssel egy vállalat a fizetések és az infrastruktúra fix költségeit változó költséggé alakíthatja, és csak azokért a szolgáltatásokért fizet, amelyekre szüksége van.
Az alkalmazottak számának csökkentése és a szerepkörök összevonása
A költségek csökkentésének végső eszköze, ha a vállalatok elbocsátják a munkavállalókat, és csökkentik a bérekkel kapcsolatos kiadásaikat.
Ez azonban kockázatos stratégia. Ha rosszul hajtják végre, a vállalat véletlenül kritikus fontosságú, a legtöbb értéket teremtő alkalmazottakat bocsáthat el, vagy elveszíthet olyan munkatársakat, akik mélyen ismerik a vállalati folyamatokat.
Ha a cége mégis ezt az utat választja, íme néhány szempont, amely segít azonosítani, kiket kellene elbocsátani:
- lépés: A jövőbeli munkalehetőségek, ne a múltbeli teljesítmény alapján ítéljen.
Ahelyett, hogy azt kérdezné: „kit bocsássunk el?”, egy menedzsernek vagy cégtulajdonosnak azt kellene feltennie: „milyen munka elengedhetetlen a jövőben?”.
Ez gyakorlatilag arra kényszeríti a vállalkozást, hogy világosan fogalmazza meg üzleti stratégiáját, és pontosan meghatározza, kinek a munkája fontos a cég számára, és kinek nem.
- lépés: Értékelje az alkalmazottakat szigorú kritériumok alapján.
Az azonos szerepkörrel és felelősséggel rendelkező alkalmazottak esetében a vállalatnak szigorú, teljesítményalapú értékelési folyamatot kell alkalmaznia annak meghatározására, hogy kit tartson meg a cégnél.
- lépés: Vonja össze a munkaköröket és ossza újra a feladatokat.
Gyakori hiba, amit a vállalkozások egy létszámleépítés után elkövetnek, hogy egyszerűen átruházzák egy megüresedett pozíció összes feladatát egyetlen megmaradt alkalmazottra.
Ez a megközelítés elkerülhetetlenül túlterheléshez és kiégéshez (burnout) vezet. Ehelyett a megszüntetett szerepkörök munkaterhét egyedi feladatokra és speciális kategóriákra kell bontani.
Ezeket a feladatokat ezután stratégiailag újra lehet osztani több csapattag között a meglévő erősségeik, szakértelmük és jelenlegi kapacitásuk alapján.
Nagy tételben való vásárlás és partnerség a csoportos beszerzésben
Sok vállalkozás, különösen a KKV-k (Kis- és Középvállalkozások) számára két hatékony stratégia az áruk és készletek költségének csökkentésére a nagy tételben való vásárlás és a Csoportos Beszerzési Szervezetekben (GPO-k) való részvétel.
Mindkét stratégia ugyanazon az egyszerű üzleti elven alapul: a nagyobb beszerzési volumen javítja a tárgyalási pozíciót és alacsonyabb egységárakat biztosít.
A nagy tételben való vásárlás az az egyszerű gyakorlat, hogy nagyobb mennyiségben vásárolnak árukat a beszállítók által kínált mennyiségi kedvezmények kihasználása érdekében.
Az alacsonyabb egységköltség mellett a nagy tételben történő rendelés alacsonyabb szállítási és egyszerűbb adminisztrációs költségeket is eredményez, mivel a vállalkozásnak nem kell olyan gyakran újrarendelnie.
Azok a vállalkozások, amelyek nem rendelkeznek elegendő tőkével a nagy tételben történő rendelésekhez, vagy nincs helyük a nagy készletek számára, ehelyett Csoportos Beszerzési Szervezetekre támaszkodhatnak.
A GPO egy olyan szervezet, amely több egyedi vállalkozás beszerzési igényét koncentrálja, hogy az egész csoport nevében tárgyaljon a beszállítókkal a szerződésekről.
A közös vásárlóerő egyesítésével a GPO-tag kisvállalkozások ugyanazokból a volumenalapú árakból és kedvező szerződési feltételekből profitálhatnak, amelyek általában a nagyvállalatok számára vannak fenntartva.
Ez lehetővé teszi számukra, hogy jelentős, átlagosan 18-22%-os költségmegtakarítást érjenek el anélkül, hogy maguknak kellene nagy mennyiségű készletet vásárolniuk és tárolniuk.
A GPO-k különösen hatékonyak az olyan iparágakban, mint az egészségügy, de számos más ágazatban is léteznek, lefedve az olyan közvetett kiadási kategóriákat, mint az irodaszerek, a szállítás és a technológia.
A finanszírozási költségek csökkentése (hitelek, kamatok stb.)
A finanszírozási költségek, mint például a hitelek és hitelkeretek kamatai vagy a biztosítási díjak, a vállalati kiadások jelentős kategóriáját képezik.
Sok gyorsan módosítható működési költséggel ellentétben a finanszírozási költségeket általában hosszú távú megállapodások és olyan tényezők befolyásolják, mint a vállalat hitelképessége vagy az általános piaci feltételek.
Ezek a költségek azonban nem fixek és megváltoztathatatlanok, és csökkenthetők.
A finanszírozási költségek csökkentésének alapelve a meglévő pénzügyi kötelezettségek feltételeinek folyamatos javítása.
Ennek több módja is van:
- aktívan dolgozni a vállalkozás hitelképességének javításán, hogy jobb kamatlábakat érjen el.
- a piac figyelése a magas kamatozású adósságok refinanszírozási lehetőségeiért.
- kedvezőbb feltételek kialkudása a hitelezőkkel.
- robusztus kockázatkezelési gyakorlatok bevezetése a biztosítási díjak csökkentése érdekében.
A finanszírozás változó, aktívan kezelhető költségként való kezelésével egy vállalkozás jelentősen csökkentheti tőkeköltségét, javíthatja a cash flow-t és erősítheti mérlegét.
A karbantartás és javítások optimalizálása
A karbantartási és javítási költségek jelentős működési kiadást jelentenek, de hatásuk messze túlmutat az alkatrészek és a munkaerő közvetlen költségén.
A nem tervezett berendezés-leállás a rejtett költségek egyik fő forrása, ami termelékenység-kieséshez, a gyártási határidők elmulasztásához és nem tervezett túlóradíjakhoz vezet.
A karbantartás megfelelő kezelése az, ha a szervezet a reaktív, „meghibásodáson alapuló karbantartási” modellről (a berendezéseket csak a meghibásodás után javítják) egy proaktív, „megelőző karbantartási” modellre vált.
Egy jól strukturált megelőző karbantartási program magában foglalja a tervezett, rutinszerű karbantartási feladatok és ellenőrzések elvégzését, hogy az eszközöket csúcsteljesítményen tartsák, és azonosítsák a potenciális problémákat, mielőtt azok katasztrofális meghibásodáshoz vezetnének.
Egy hatékony megelőző karbantartási program drámaian csökkentheti a nem tervezett leállásokat és növelheti a berendezések élettartamát.
Ennek a stratégiának kulcsfontosságú eleme a pótalkatrész-készlet hatékony kezelése. A pótalkatrészek rossz kezelése hiányhoz vezethet, amikor a legnagyobb szükség van rájuk, meghosszabbítva a leállást. Máskor a felesleges alkatrészek nem hatékony tárolásához vezethet, ami tőkét köt le.
A nem jövedelmező szolgáltatások vagy termékek megszüntetése
A növekvő vállalkozások gyakori útja, hogy folyamatosan új termékeket és szolgáltatásokat adnak a katalógusukhoz. Ezt azért teszik, hogy minden lehetséges vásárlói preferenciát megcélozzanak és új piaci szegmenseket hódítsanak meg.
A nagy termék- vagy szolgáltatásportfólióval rendelkező vállalatok azonban gyakran szembesülnek a 80/20-as szabállyal (vagy Pareto-elvvel), ahol a termékeik vagy szolgáltatásaik 20%-a termeli a bevételük és a nyereségük 80%-át.
Portfóliójuk fennmaradó 80%-a alulteljesítő termékekből áll, amelyek kevés bevételt vagy nyereséget hoznak, de jelentős rejtett költségeket és bonyolultságot okoznak az egész vállalkozásban.
A termékportfólió-racionalizálás egy olyan folyamat, amelynek során minden terméket vagy szolgáltatást értékelnek a portfólióban, hogy eldöntsék, megtartsák, módosítsák vagy megszüntessék-e azt.
A cél az alulteljesítő vagy nem stratégiai fontosságú ajánlatok megszüntetése a működés egyszerűsítése és az erőforrások a legjövedelmezőbb termékekre való összpontosítása érdekében.
A termékkomplexitás csökkentésével és a kizárólag a lényeges, nagy teljesítményű termékekre való összpontosítással a vállalatok javíthatják az ellátási lánc hatékonyságát, csökkenthetik a raktározási költségeket, növelhetik az ügyfél-elégedettséget, és végül növelhetik a bevételt és a jövedelmezőséget.
A szoftverlicenc-költségek csökkentése
A legtöbb modern szoftverlicenc havi előfizetéses modellre váltott. Ez rövid távon költséghatékony lehet, de hosszú távon meglehetősen drága.
Egy megoldás az, ha olyan egyenértékű szoftvereszközöket találunk, amelyeket egyetlen, egyszeri fizetéssel meg lehet vásárolni.
Az egyszeri fizetéses modell azonnali és állandó tulajdonjogot biztosít a szoftverlicenc felett, kiküszöbölve a jövőbeli áremelkedések és a havi vagy éves ismétlődő fizetések kockázatát.
Bár ez a megközelítés általában nagyobb kezdeti tőkebefektetést igényel, a szoftver életciklusa során alacsonyabb teljes bekerülési költséget (TCO) eredményezhet.
Ez a modell különösen jól illeszkedik az érett, stabil szoftvertermékekhez, ahol a folyamatos, csúcstechnológiás funkciófrissítések iránti igény kevésbé kritikus, mint a hosszú távú költség-előrejelezhetőség és -kontroll.
Egy másik szoftverköltség-ellenőrzési módszer, ha szigorúan ellenőrizzük, hogy a vállalkozásnak valójában hány szoftverlicencre van szüksége.
Ez azt jelenti, hogy a szoftvert (akár vásárlással, akár előfizetéssel) csak azoknak az alkalmazottaknak szerezzük be, akiknek valóban szükségük van az adott szoftverprogramra.
Ez segít csökkenteni a kifizetett, de alulhasznált vagy egyáltalán nem használt licencek költségeit.
