Az üzleti költségvetés rendkívül hasznos eszköz bármely vállalat számára, legyen az kicsi vagy nagy, mivel segíti (vagy rákényszeríti) a cégtulajdonosokat annak elemzésére, hogyan költik el és keresik meg a pénzt a vállalkozásban.
Valójában nem maga a költségvetés a fontos, hanem a tényleges budgeting folyamat, amely a legértékesebb információkat nyújtja, amelyek valóban javíthatják az üzletet.
Sok vállalkozó számára a „budget” szó korlátozónak tűnik, mivel a költségvetést bilincsként érzékelik üzleti ösztöneiken. A valóságban a költségvetés nagyobb szabadságot biztosít, mert feltárja, mely kockázatok vállalhatók pénzügyileg, és melyek túl drágák.
Ez az útmutató végigvezeti Önt egy funkcionális üzleti költségvetés felépítésén, túllépve az egyszerű adatbevitelen a stratégiai pénzügyi tervezés felé.
Miért fontos a költségvetés a kisvállalkozások számára
A költségvetés mint üzleti elemző eszköz
Az üzleti költségvetés az üzleti analitika első és legkönnyebben elérhető rétege.
Amikor leül, hogy előrejelezze a számait, kénytelen eldobni az optimizmust, és megvizsgálni vállalkozása alapvető mechanizmusait.
Ez a mély elemzés olyan kritikus üzleti mutatók kiszámítására kényszeríti Önt, amelyeket gyakran figyelmen kívül hagynak:
- COGS (Cost of Goods Sold): Mennyibe kerül valójában a terméke előállítása?
- CAC (Customer Acquisition Cost): Mennyi marketingköltség szükséges egy fizető ügyfél megszerzéséhez?
- Burn Rate: Mennyi pénzt emészt fel havonta pusztán a napi működés fenntartása?
- Customer Lifetime Value: Az a teljes összeg, amelyet egy ügyfél várhatóan az Ön vállalkozásánál költ a teljes kapcsolat során, nem csak az első vásárláskor.
- Stb.
A költségvetés segít megtalálni a nem produktív költségeket és a rejtett profitforrásokat
A részletes költségvetés szűrőrendszerként működik. Felfedezi az olyan nem produktív költségeket, mint a visszatérő szoftver-előfizetés, amelyet senki sem használ, a marketingcsatorna, amely lájkokat hoz, de eladást nem, vagy az irodai juttatások, amelyek nem javítják a morált.
A budgeting azonban segít megtalálni a rejtett profitforrásokat is. Felfedezheti, hogy bár az „A” szolgáltatás generálja a legtöbb bevételt, ennek a legmagasabbak a költségei, így kevésbé jövedelmező, mint a szerényebbnek tűnő „B” szolgáltatás. A költségvetés segít a fókuszt azokra a bevételi forrásokra irányítani, amelyek valóban nyereségesek, nem pedig csak a bevételi oldalon tűnnek lenyűgözőnek.
Könyvelési költségvetés vs. Üzleti költségvetés
Mielőtt megnyitna egy táblázatot, létfontosságú megkülönböztetni két gyakran összetévesztett fogalmat: a könyvelési költségvetést és az üzleti költségvetést.
A könyvelési költségvetés (Accounting Budget)
Ez a megfelelőségre összpontosít. Gyakran külső hatóságok, például bankok vagy adóellenőrök számára készül. Gyakran a pénzügyi osztály vagy külső könyvelő kezeli. Feladata annak biztosítása, hogy a számok egyensúlyban legyenek, az adókat helyesen becsüljék meg, és a vállalat fizetőképes maradjon (ki tudja fizetni adósságait).
Néhány kérdés, amire választ ad: „ki tudjuk fizetni a bankot?”, „mennyi adót kell fizetnünk?”, „helyesen osztályozzuk a kiadásainkat?”.
Történelmi jellegű, merev és szigorú GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) szabványokat követ. Visszatekint, hogy jelentést tegyen a történtekről.
Az üzleti költségvetés (Operatív költségvetés)
Az operatív költségvetés stratégia-fókuszú. Ez egy belső eszköz Ön és a menedzsment csapata számára.
Az operatív költségvetések általában a jövőbe tekintenek, rugalmasak, és főként a döntéshozatal irányítására készültek.
A könyvelési költségvetés azt kérdezi: „helyesen rögzítettünk minden kiadást és bevételt?”, míg az operatív költségvetés azt kérdezi: „két új értékesítő felvétele a jövő hónapban növelni fogja a bevételünket?”
Ha Ön olyan üzleti menedzser, aki növelni szeretné vállalatát, fókuszának az operatív költségvetésen kell lennie.
Budgeting eszközök kisvállalkozások számára
Az Excel a 2. legjobb eszköz mindenre (beleértve a költségvetés készítését is)
A legtöbb vállalkozás számára az Excel (vagy akár a Google Sheets) több mint elegendő egy hasznos költségvetés elkészítéséhez.
Az Excel fő előnyei:
- Rugalmasság: Módosíthatja a sorokat és oszlopokat, hogy azok illeszkedjenek az Ön konkrét üzleti modelljéhez.
- Költség: Gyakorlatilag ingyenes.
- Ismerősség: Amikor manuálisan visz be képleteket, megérti a számok közötti összefüggéseket. Pontosan megtanulja, hogyan befolyásolja az anyagköltségek 10%-os növekedése a nyereséget.
Ahhoz azonban, hogy jól kihasználja az Excelt, el kell sajátítania néhány alapvető funkcióját:
SUMIFS / COUNTIFS:
A normál SUM/COUNT-tal ellentétben a SUMIFS / COUNTIFS lehetővé teszi a számok összegzését csak akkor, ha azok megfelelnek bizonyos kritériumoknak.
Példa: „Összesítsd az összes kiadást, HA az osztály ‘Értékesítés’ ÉS a hónap ‘Január’.”
PivotTables
A PivotTables a leggyorsabb módja az adatok összegzésének képletek írása nélkül. Lehetővé teszi az összehasonlítások, minták és trendek áttekintését úgy, hogy számításokat (például összegeket vagy átlagokat) végez különböző kategóriák szerint csoportosított adatokon, anélkül, hogy bonyolult képleteket kellene írnia.
XLOOKUP / VLOOKUP:
Ezek a funkciók elengedhetetlenek a táblázatok összehasonlításához. Ha a „Budget” az egyik munkalapon van, a „Tényleges adatok” (a bankból exportálva) pedig egy másikon, az XLOOKUP egyesíti őket, hogy egymás mellett összehasonlíthassa azokat.
Eszközök az adatvizualizáció segítésére
Databox (Ingyenes verzió):
A Databox egy adatvizualizációs eszköz, ahol valós időben láthatja vállalata fontos üzleti mutatóit (mint egy eredményjelző tábla ellenőrzésekor).
Az ingyenes fiók 3 databoard létrehozását teszi lehetővé. Minden databoardba különböző típusú információforrásokat vonhat be: kötelezettségek, banki készpénz, bevétel stb.
A Databox fő előnye a rugalmassága és a népszerű könyvelőszoftverekkel való jó integrációja.
Microsoft Power BI (Desktop verzió):
A Power BI kiváló a mély, komplex adatfeldolgozáshoz.
A Desktop verzió teljesen ingyenes és hihetetlenül nagy teljesítményű. Szinte bármilyen adatforráshoz csatlakozhat, és interaktív jelentéseket készíthet.
Sajnos a jelentéseket nem tudja online „megosztani” a csapatával, hacsak nem fizet elő Pro licencre. A fájlt e-mailben kell elküldenie, vagy értekezleteken bemutatnia.
Mikor érdemes váltani?
Csak akkor váltson automatizált könyvelőszoftverre (mint a QuickBooks, Xero vagy speciális budgeting SaaS), ha a tranzakciók volumene túl nagy lesz a manuális kezeléshez, vagy ha valós idejű integrációra van szüksége a banki feedekkel. Még ekkor is sok könyvelő exportálja vissza az adatokat Excelbe elemzés céljából.
Költségvetési módszerek
Az, ahogyan a költségvetést felépíti, fontosabb, mint maga a költségvetés. Erre három elsődleges iskolai irányzat létezik:
Inkrementális költségvetés
Ez a „plusz vagy mínusz” módszer. Vesszük a tavalyi tényleges számokat, és hozzáadunk egy százalékot (példa: „10%-os növekedést várunk, tehát növeljük a költségvetést 10%-kal”).
Előnye, hogy gyors és egyszerű.
Hátránya, hogy lustaságra ösztönöz. Feltételezi, hogy minden jelenlegi kiadás szükséges és hatékony, ami ritkán igaz. Gyakran „költsd el vagy elveszíted” költségvetésként emlegetik.
Zero-Based Budgeting (ZBB)
Ez a legszigorúbb módszer, és erősen ajánlott kisvállalkozások és startupok számára.
A működése az, hogy a költségvetés készítésekor minden egyes évben 0-ról indul. Ezután a kiadásokat és bevételeket egyesével adja hozzá a költségvetéshez.
Minden egyes kiadást – bérleti díj, fizetések, irodaszerek, szoftver – indokolni kell ahhoz, hogy bekerüljön az új év kiadási költségvetésébe.
Előnye, hogy kíméletlenül megszünteti a pazarlást. Arra kényszeríti, hogy azt kérdezze: „Valójában szükségünk van erre?”, ahelyett, hogy „Mennyit költöttünk erre tavaly?”.
Hátránya, hogy elkészítése időigényes, és fennáll a veszélye, hogy létfontosságú kiadásokat vág meg, ha nem elég óvatos.
Tevékenységalapú költségvetés
Ez a módszer visszafelé dolgozik egy célból. Ha a célja 1000 új ügyfél megszerzése, meghatározza az ezek megszerzéséhez szükséges tevékenységeket (hirdetések, értékesítési hívások, onboarding) és az ezekhez a tevékenységekhez kapcsolódó költségeket.
Előnye, hogy rendkívül stratégiai és célorientált.
Hátránya, hogy mély ismereteket igényel a konverziós mutatóiról. Ha nem bízik az üzleti információiban, azt kockáztatja, hogy vagy túl biztonságos, vagy túl kockázatos döntéseket hoz.
Mit tartalmazzon egy kisvállalkozás költségvetése
A költségvetésnek élő dokumentumnak kell lennie, amely konkrét, elkülönült elemeket tartalmaz. Ne dobjon mindent a „Bevétel” vagy „Kiadások” kategóriákba.
Tervezett bevétel (Forrás szerint)
Legyen óvatos itt. Az optimizmus nagyszerű a magas célok kitűzéséhez, de az operatív költségvetéseket a hihető valósághoz kell horgonyozni.
Ügyeljen arra, hogy bevételeit forrás szerint bontsa le:
- „A” termék
- „B” termék
- Tanácsadói szolgáltatások
- Ismétlődő előfizetések
- Stb.
Fix költségek
Ezek azok a kiadások, amelyek akkor is felmerülnek, ha egy eladása van, vagy ha egymillió. Ezek az Ön „pénzügyi gravitációja”.
- Bérleti díj/Lízing: Iroda vagy raktárhelyiség.
- Fizetések: Teljes munkaidős alkalmazottak (nem alvállalkozók).
- Biztosítási költségek: Ingatlan, járművek, egészségügy.
- Üzleti adók és engedélyek: Állami és helyi díjak.
- Szoftver és technológia: A fő előfizetések, amelyekre vállalatának a működéshez szüksége van.
Változó költségek
Ezek a költségek az értékesítési volumennel egyenes arányban ingadoznak.
- Nyersanyagok/COGS: A fizikai dolgok, amelyeket elad.
- Szállítás/Kézbesítés: Logisztikai költségek.
- Közművek: Villany, víz, szemétszállítás stb.
- Jutalékok: Értékesítési kifizetések.
- Kereskedői feldolgozási díjak: Hitelkártya tranzakciós díjak (általában ~2,9%).
Tartalékalapok
Ezt a szakaszt gyakran figyelmen kívül hagyják, pedig nagyon fontos. Költségvetést kell készítenie az ismeretlenre. A berendezések meghibásodnak. Egy ügyfél késve fizet. Világjárvány törhet ki.
A tartalékalapok azonban felhasználhatók a váratlan lehetőségek kihasználására is: kulcsfontosságú anyagok vásárlása alacsony áron, rendkívül kompetens munkavállaló felvétele stb.
Tervezett nyereség
Ez az egyenlet matematikai eredménye:
Bevétel – (Fix költségek + Változó költségek + Tartalékalapok).
Legjobb gyakorlatok költségvetés készítésekor
Költségcsökkentés vs. optimalizálás
A nagyvállalatok gyakran a költségvetés optimalizálására összpontosítanak a költségcsökkentés helyett. Például pénzt helyeznek át az „A” osztályról a „B” osztályra, hogy 1% hatékonyságot nyerjenek.
A kisvállalkozások számára azonban a fókusznak a költségcsökkentésen kell lennie.
Egy vállalkozás korai szakaszában a cash flow olyan, mint az oxigén. Az optimalizálás luxus; a túlélés szükséglet.
Az ebben a szakaszban lévő vállalkozásoknak arra kell törekedniük, hogy a lehető legtöbb költséget csökkentsék, nem pedig apró optimalizálásokat végezzenek.
Optimalizálás: 5% kedvezmény kialkudása egy szoftvercsomagra.
Csökkentés: Annak felismerése, hogy egyáltalán nincs szüksége a szoftvercsomagra, és a tétel teljes törlése.
Sajátítsa el a „pénzügyi minimalizmus” gondolkodásmódját. Ha egy kiadás nem járul hozzá közvetlenül egy ügyfél megszerzéséhez vagy egy megrendelés teljesítéséhez, azt törölni kell.
A költségvetési számok összehasonlítása a valós számokkal
A költségvetés értéke az Eltéréselemzésből (Variance Analysis) származik.
Gyakran és rendszeresen össze kell hasonlítania a Tényleges Kiadásokat a Tervezett Kiadásokkal.
Gyakoriság: Csinálja havonta. Nincs kivétel.
Az Eltérés: Ha 500 dollárt tervezett marketingre, de 800 dollárt költött, az negatív eltérés.
Miért: A számok megmondják, mi történt; Önnek ki kell találnia, miért. Emelkedtek a hirdetési költségek? Elfelejtett leállítani egy kampányt?
A tervezett és a tényleges kiadások és bevételek folyamatos összehasonlítása lehetővé teszi, hogy módosítsa viselkedését, mielőtt egy kis pénzszivárgás készpénzözönné válna, amely elhagyja vállalkozását.
Riasztási pontok beépítése a költségvetésbe
Ahhoz, hogy költségvetése cselekvésre ösztönző legyen, létre kell hoznia „riasztásokat”. Ezek előre meghatározott pénzügyi küszöbértékek, amelyek konkrét cselekvéseket váltanak ki.
Íme néhány példa:
Növekedési riasztások:
Ha vállalkozása 3 hónapon keresztül folyamatosan 5000 euró feletti nyereséget termel, felvehet egy virtuális asszisztenst.
Ez megakadályozza az idő előtti skálázást (felvételt, mielőtt megengedhetné magának).
Költségriasztások:
Példa: „Ha a COGS (Cost of Goods Sold) az eladási ár 40%-a fölé emelkedik, árat kell emelnünk vagy beszállítót kell váltanunk.”
Ez a típusú riasztás kiveszi az érzelmeket a válságkezelésből. Nem kell kritikus üzleti döntéseket hoznia pánik közepette, mivel a döntést már akkor meghozta, amikor a költségvetést írta.
Következtetés
Az üzleti költségvetés biztosítja a vállalkozói lét bonyolult vizein való navigáláshoz szükséges tisztánlátást.
Azzal, hogy egyszerűen az Excellel kezdi, különbséget tesz a fix és változó költségek között, és szigorúan összehasonlítja tervét a valósággal, pénzügyeit a szorongás forrásából az erő forrásává alakítja át.
