Mi az IT hardver lízing és hogyan működik?
Az IT hardver lízing egy pénzügyi megállapodás, amelynek keretében egy vállalkozás (a továbbiakban: lízingbevevő) jogot szerez bizonyos IT hardverek (például szerver vagy laptop) használatára egy előre meghatározott időszakra.
Cserébe a lízingbevevő ismétlődő fizetéseket teljesít a lízingbeadónak, a pénzügyi társaságnak, amely a lízing teljes időtartama alatt megőrzi a hardver jogi tulajdonjogát.
A szerződéses időszak végén a lízingbevevőnek lehetősége van kedvezményes áron (akár 1 euróért is) megvásárolni a hardvert.
A lízing nagyon népszerű a drágább eszközök, például teherautók vagy ipari gépek esetében, mivel segít a költségek elosztásában, és segít a vállalatoknak elkerülni a nagy tőkekiadásokat.
Az utóbbi időben az IT hardver lízing is meglehetősen népszerűvé vált, különösen a high-end eszközök esetében.
Mi az INKI-nél Device-as-a-Service szolgáltatók vagyunk, nem pedig IT hardver lízingcég, azonban mély tapasztalattal rendelkezünk a lízingszerződések mechanizmusait illetően.
Sok vállalat számára az IT hardver lízing jó módja a szükséges számítógépek, laptopok és telefonok beszerzésének, предсказуható havi áron.
A lízingszerződéseknek azonban számos finom (és nem annyira finom) hátránya van, amelyek miatt sokkal drágábbak lehetnek a tervezettnél.
Az alábbiakban bemutatunk néhányat ezek közül a szempontok közül, amelyeket minden vállalatnak figyelembe kell vennie és megfelelően elemeznie kell, amikor eldönti, hogy a lízing jó választás-e.
A vállalatát hitelképesség alapján fogják megítélni
Az IT hardver lízingelése előtt a vállalatnak először lízingkérelmet kell benyújtania. Ehhez kulcsfontosságú pénzügyi adatokat kell megadni, hogy a lízingbeadó felmérhesse a lízingbevevő hitelképességét.
A standard lízingösszegek esetében, amelyek 10 000 és 100 000 euró között mozoghatnak, a jóváhagyási folyamat meglepően gyors lehet, mindössze 24-48 óra.
Összehasonlításképpen, a hagyományos hitelkérelmek jóváhagyása sokkal több napot vagy akár hetet is igénybe vehet.
Ez azt jelenti, hogy sokkal gyorsabban lehet új eszközökhöz jutni lízingeléssel, mint ha hitelt vennénk fel a megvásárlásukhoz.
Azonban a jelentősebb, bizonyos küszöbértékeket, például 100 000 eurót meghaladó lízingek esetében a lízingbeadók gyakran átfogó pénzügyi dokumentumokat kérnek.
Ezek lehetnek teljes pénzügyi kimutatások, részletes üzleti tervek és előrejelzések a nagyobb finanszírozási igény igazolására.
Egy másik megfontolandó szempont, hogy a legtöbb lízingbeadónak gyakran van minimális tranzakciós értéke. Ritkán találni 3000 eurónál kisebb értékű teljes berendezés-vásárlásra vonatkozó lízingszerződést, mivel az adminisztratív költségek túl magasak ahhoz, hogy nyereséges legyen.
Óvakodjon a rejtett díjaktól a hardver lízingszerződésekben
Gyakori és kritikus tévhit, hogy a lízingbeadó, mint tulajdonos, viseli az eszközzel kapcsolatos összes másodlagos költséget, például az ingatlanadót vagy a biztosítási költségeket.
A standard lízingszerződések szinte egyetemesen áthárítják ezeket a felelősségeket a lízingbevevőre.
A szerződés kiköti, hogy a lízingbevevő felelős a berendezés megfelelő biztosítási fedezetének fenntartásáért a károk vagy veszteségek ellen, valamint az eszközzel kapcsolatos minden vonatkozó adó megfizetéséért.
Ezek a költségek általában nem szerepelnek az alap havi díjban, és jelentős „rejtett költséget” képviselnek, amelyet minden Teljes Birtoklási Költség (Total Cost of Ownership) elemzésébe be kell számítani.
Mikor száll át a tulajdonjog (és mikor nem)
Szinte minden esetben a lízingelt eszköz tulajdonjoga a lízing futamidejének lejárta után száll át. Ez azonban általában pénzügyi lízing vagy operatív lízing keretében történik:
Az 1 eurós vételi opciós lízing. A gyakorlatban ez egy „rejtett” hitelként működik, ahol a végső cél az eszköz tulajdonjogának megszerzése.
Ennek a lízingtípusnak magasabbak a havi díjai, mivel úgy számítják ki őket, hogy a futamidő alatt fedezzék a berendezés szinte teljes költségét és a kamatokat is.
A lízing futamidejének lejárta után a lízingbevevőnek lehetősége van megvásárolni az eszközt egy szimbolikus összegért, gyakran mindössze 1-10 euróért.
Ez a lízing ideális azoknak a vállalkozásoknak, amelyeknek egy eszközre a teljes hasznos élettartama alatt szükségük van, de a beszerzési költséget időben el szeretnék osztani.
Számviteli szempontból ezt a struktúrát szinte mindig pénzügyi lízingnek minősítik, és tőkekiadásnak számít.
A piaci értéken alapuló (Fair Market Value, FMV) lízing. Ezzel szemben az FMV lízinget „valódi lízingnek” tekintik, amely inkább egy hosszú távú bérletként működik.
A piaci értéken alapuló lízing futamidejének végén a lízingbevevő három lehetőség közül választhat:
- visszaküldi a berendezést a lízingbeadónak,
- megújítja a lízinget egy további időszakra,
- vagy megvásárolja a berendezést az akkori aktuális piaci értékén.
Általában a legtöbb lízingbevevő a harmadik lehetőséget választja, és végül megvásárolja az eszközt.
Mivel a lízingbeadó az eszköz értékének nagy részét egy viszonteladással visszaszerzi, a havi díjak általában alacsonyabbak, mint egy 1 dolláros vételi opciós lízing esetében.
Ezt a struktúrát általában operatív lízingnek minősítik, és a kiadásokat működési költségként számolják el.
Egyéb változatok: Bár a standard IT hardverek esetében ritkábban fordulnak elő, léteznek más struktúrák is.
A futamidő végi vásárlási kötelezettséggel járó (Purchase Upon Termination, PUT) lízing például kötelezi a lízingbevevőt, hogy a futamidő végén egy előre megállapított áron, gyakran az eredeti költség 10-20%-áért, megvásárolja a berendezést.
Ez a struktúra alacsonyabb díjakat kínál, mint az 1 eurós vétel, de mégis egy ismert végső költséggel biztosítja a tulajdonjoghoz vezető utat.
Az idő előtti felmondás nagyon költséges
A hardverlízing fontos szempontja, hogy a berendezéslízing nem egy rugalmas, hónapról hónapra szóló bérlet. A lízing egy jogilag kötelező érvényű, felmondhatatlan pénzügyi szerződés egy fix időtartamra.
A lízingeket azért tekintik rugalmasnak, mert a lízingbevevők választhatnak, hogy mi történjen a lízing végén (visszaadás, a lízing megújítása vagy az eszköz megvásárlása). Lehetőségük van új berendezések hozzáadására is.
Azonban a lízing nem ad lehetőséget a lízingbevevőknek a szerződés idő előtti módosítására vagy felbontására. Ennek megkísérlése költséges jogi és pénzügyi következményekkel jár.
Pénzügyi bírságok: Az a lízingbevevő, aki idő előtt felmondja a lízinget, általában köteles kifizetni a szerződés szerint fennmaradó összes díj összegét. Sok esetben ez az összeg azonnal, egyösszegű kifizetésként esedékes, gyakran csekély vagy semmilyen engedménnyel a korai fizetésért.
Ezen felül a szerződés valószínűleg tartalmazni fog idő előtti felmondási díjakat is, amelyek akár a fennmaradó egyenleg 10%-át is elérhetik.
Jogi következmények: Jogi szempontból a lízingbevevő általi idő előtti felmondás szerződésszegésnek minősül. Ez feljogosítja a lízingbeadót, hogy beperelje a lízing teljes várható értékének behajtásáért.
Ez költséges pereskedéshez, a teljes tartozás összegére vonatkozó bírósági ítéletekhez vezethet.
Hitel- és hírnévkárosodás: A lízingszerződés nem teljesítése egy negatív esemény, amelyet jelentenek az üzleti hitelinformációs ügynökségeknek. Ez súlyosan károsíthatja a vállalat hitelminősítését, megnehezítve és megdrágítva a jövőbeni hitelek és lízingek felvételét.
Az ilyen követelményeknek való megfelelés költsége annyira megterhelő lehet, hogy gyakorlatilag arra kényszeríti a lízingbevevőt, hogy egy drága, piaci értéken történő vételi opciót gyakoroljon, még akkor is, ha nem állt szándékában megtartani az elavult berendezést.
Azoknak a vállalatoknak, amelyek értékelik a rugalmasságot és bármikor vissza szeretnék adni az eszközöket, a Device-as-a-Service (mint amilyet mi az INKI-nél kínálunk) általában sokkal jobb választás.
Ez azért van, mert a Device-as-a-Service lehetővé teszi a szerződések bármikori felmondását anélkül, hogy hosszú távú kötelezettségek miatt kellene aggódni.
A hardverlízing gyakran tőkekiadásnak minősül
Adózási és számviteli szempontból a lízing fő előnye az, hogy könnyebben leírható az adóból, mint az eszköz közvetlen megvásárlása.
Ez azért van, mert a lízingeket általában működési költségként, míg a laptopok, okostelefonok és egyéb IT hardverek vásárlását tőkekiadásként (capital expense) sorolják be.
A működési költségek teljes egészében levonhatók abban a pénzügyi időszakban, amelyben felmerültek, míg a tőkekiadásokat általában több év alatt írják le.
A közelmúltbeli számviteli változások azonban arra kényszerítik a vállalatokat, hogy egyes lízingeket tőkekiadásként soroljanak át, kivéve, ha azokat hitelekből finanszírozzák.
Ez a helyzet a pénzügyi lízingekkel (más néven tőkelízingekkel). A tőke- vagy pénzügyi lízinget egy eszköz megvásárlásaként kezelik.
Ez azt jelenti, hogy a lízingelt eszközt a mérlegben tárgyi eszközként tartják nyilván, a lízing kifizetésével járó adósság mellett.
Számviteli szempontból ez azt jelenti, hogy a kiadást tőkekiadásként (mivel maga az eszköz idővel amortizálódik) és működési költségként is kezelik (mivel a lízingbevevőnek kamatot kell fizetnie a lízing után).
Ezért a tőkelízing olyan kiadásokat eredményez, amelyek egy tőkebefektetésre jellemzőek, nem pedig egy egyszerű működési költségre.
Az operatív lízinget általában működési költségnek tekintik. Amikor egy vállalat operatív lízingszerződést köt, a mérlegében fel kell tüntetnie egy használati jogot (right-of-use, ROU) képviselő eszközt és egy ennek megfelelő lízingkötelezettséget.
Azonban a költségek elszámolása az eredménykimutatásban eltér a pénzügyi lízingtől. Külön amortizációs és kamatköltségek helyett a lízingdíjakat egyetlen lízingköltségként számolják el.
Ezt a költséget működési költségként sorolják be, ami tükrözi a lízing jellegét, mint egy eszköz egy adott időszakra történő használatának költségét, nem pedig a tulajdonjogának megszerzését.
A lízingcégeknek sok extra szolgáltatást kellene kínálniuk
Egy modern lízingszolgáltatásnak nem csupán egy finanszírozási mechanizmusnak kell lennie új eszközök beszerzésére. Egy lízingcégnek ideális esetben egy hosszú szolgáltatási listát kellene kínálnia, hogy igazolja a magasabb költségeit (a közvetlen vásárlásokhoz képest) és a szigorú szerződéses feltételeket:
Ideális esetben a lízingszerződést úgy kellene felépíteni, hogy az alapvető szolgáltatásokat a hardverrel együtt csomagolja.
Ezeknek az alapvető szolgáltatásoknak magukban kell foglalniuk az eszközök karbantartását és a technikai támogatást (technical support).
Ez azt jelenti, hogy ha egy lízingelt eszköz meghibásodik, a lízingbeadó felelős a javítások vagy cserék koordinálásáért.
Ez a megállapodás megvédi a lízingbevevőt a hardverhibákkal járó kiszámíthatatlan költségektől és működési zavaroktól.
A garanciamenedzsment és a javítási logisztika integrálásával a lízingszolgáltató jelentős adminisztratív és technikai terhet vesz le a lízingbevevő belső IT-részlegének válláról.
A lízingprogramok magukban foglalhatnak szoftver- és deployment-szolgáltatásokat.
A lízingeket úgy lehet strukturálni, hogy a szükséges szoftverlicenceket, például operációs rendszereket és üzleti alkalmazásokat, egyetlen havi díjba foglalják. Ez egyszerűsíti a szoftvereszköz-gazdálkodást és egységesíti a számlázást.
Sok szolgáltató előkonfigurációs szolgáltatásokat is kínál. Mielőtt egyetlen eszközt is kiszállítanának, azt előre lehet konfigurálni a lízingbevevő specifikus vállalati szoftverével, beleértve az összes szükséges alkalmazást, biztonsági házirendet, hálózati beállítást és felhasználói konfigurációt.
Végül, sok lízingcégnek kellene kezelnie az eszközök életciklus végi ártalmatlanítását.
Egy IT-eszköz hasznos élettartamának vége egy bonyolult és kockázatos folyamat kezdetét jelenti, amelyet IT Eszközök Ártalmatlanításának (IT Asset Disposition, ITAD) neveznek.
Azoknak a vállalatoknak, amelyek saját eszközökkel rendelkeznek, ez magában foglalja az elöregedett hardverek összegyűjtését, biztonságos tárolóhely keresését, az adatok törlését, mindezt a környezetvédelmi és adatbiztonsági előírások tiszteletben tartásával.
Ezek a minimális szolgáltatások, amelyeket egy IT hardver lízingszerződésnek tartalmaznia kell ahhoz, hogy költséghatékony legyen.
Ez azért van, mert ezek a szolgáltatások együttesen jelentősen leegyszerűsítik az eszközök kezelésével és menedzselésével kapcsolatos üzleti folyamatokat.
Ezek a szolgáltatástípusok általában megtalálhatók hasonló eszköztulajdonosi modellekben, mint például a DaaS, így a legtöbb lízingbeadó számára nem kellene lehetetlennek lenniük.
Nehéz a hardver upgrade-elése
A legtöbb standard lízingszerződés kifejezetten megtiltja a lízingbevevőnek, hogy a lízingbeadó előzetes írásbeli hozzájárulása nélkül bármilyen módosítást, kiegészítést vagy upgrade-et végezzen a berendezésen.
Ez azt jelenti, hogy a meglévő hardver upgrade-elése, vagy akár csak a normál használaton kívüli „bütykölése” érvénytelenítheti a garanciát, és akár szerződéses kötbért is vonhat maga után.
Ez azt jelenti, hogy egy új RAM modul hozzáadását, egy képernyő cseréjét vagy egy alkatrész cseréjét csak a lízingbeadó vagy az általa jóváhagyott partnerek végezhetik el.
Ez nem jelent komoly problémát a tipikus IT hardverek, például laptopok és okostelefonok esetében, de problémás lehet más eszközöknél, például asztali PC-knél vagy szervereknél, ahol a különböző alkatrészek cseréje meglehetősen gyakori és elvárt.
