Die Kontrolle über die Geschäftsausgaben ist eine Schlüsselkomponente für profitable Unternehmen.
Die Reduzierung unnötiger Ausgaben setzt automatisch wertvolle Mittel frei, die in andere, profitablere Bereiche des Unternehmens reinvestiert werden können.
Dieser Artikel enthält 11 Strategien, mit denen Unternehmen unnötige Ausgaben vermeiden können und die ein Unternehmen in Zukunft in eine weitaus stärkere finanzielle Position bringen werden.
Günstigere Lieferanten und Dienstleister finden
Ein häufiges Problem für viele Unternehmen ist die Selbstzufriedenheit in ihren Lieferantenbeziehungen.
Ist ein Lieferant oder Dienstleister einmal ausgewählt, werden Verträge oft aus Gewohnheit Jahr für Jahr verlängert, ohne eine gründliche Neubewertung des Marktes.
Dieser Ansatz kann zu erheblichen Mehrausgaben führen, da Preise, die vor drei Jahren wettbewerbsfähig waren, heute über den aktuellen Marktpreisen für dasselbe Produkt oder dieselbe Dienstleistung liegen könnten.
Um diese Einkaufskosten unter Kontrolle zu halten, sollte ein Unternehmen in einem ständigen Prozess der Bewertung, Auswahl und Verwaltung von Lieferanten sein, um sicherzustellen, dass das Unternehmen stets das bestmögliche Preis-Leistungs-Verhältnis erhält.
Natürlich sollte sich diese Einkaufsstrategie nicht nur auf den Preis konzentrieren. Es gibt andere wichtige Faktoren wie die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO), die Zuverlässigkeit des Lieferanten, die Qualität und die Fähigkeit des Lieferanten, die langfristigen Ziele des Unternehmens zu unterstützen.
Das Grundprinzip lautet, niemals davon auszugehen, dass das aktuelle Angebot das beste ist. Es erfordert einen proaktiven Ansatz, bei dem ein Geschäftsinhaber oder Manager ständig den Markt testet, mehrere Angebote einholt und bereit ist, zu verhandeln oder den Lieferanten zu wechseln, um Kosten und Wert zu optimieren.
Ineffiziente Marketingausgaben reduzieren
Wenn die Finanzen eines Unternehmens unter Druck geraten, ist das Marketingbudget oft eines der ersten, das auf den Prüfstand gestellt wird.
Eine Reduzierung der Marketingausgaben muss jedoch chirurgisch präzise und nicht wahllos erfolgen. Das Ziel ist es, Ausgaben für unrentable Marketingkanäle zu eliminieren und gleichzeitig diejenigen zu schützen, die einen klaren Return on Investment (ROI) generieren.
Für die meisten Unternehmen sind nur ein bis drei Marketingkanäle wirklich profitabel und für den Großteil der Ergebnisse verantwortlich.
Die Herausforderung besteht darin, zu identifizieren, welche Marketingkanäle bei der Gewinnung neuer Kunden funktionieren und welche nicht.
Unternehmen, die hauptsächlich Internetmarketing betreiben, verwenden in der Regel Analysetools wie Google Analytics oder die integrierten Datenberichte in Meta Ads oder Google Ads, um herauszufinden, wie erfolgreich ihre Marketingbemühungen sind.
Internetmarketing erfordert jedoch eine korrekte Marketing-Attribution, um zu funktionieren. Stellen Sie also sicher, dass Sie diese richtig implementiert haben.
Traditionellere Werbestrategien wie Social-Media-Influencer, TV-/Radio-Werbung oder Mundpropaganda erfordern eine sorgfältige Nachverfolgung und das Befragen der Kunden, wo sie von Ihrem Unternehmen erfahren haben.
Dieser ganze Prozess kann viele Wochen oder Monate dauern, ist aber dennoch ein notwendiger Schritt, um zu verstehen, wie Ihre Kunden auf Sie aufmerksam werden und welche Marketingausgaben zu reduzieren und welche zu erhöhen sind.
Ein Device-as-a-Service-Modell einführen
Device-as-a-Service (DaaS) ist ein Geräteeigentumsmodell, bei dem Unternehmen ihre Geräte (wie Laptops oder Telefone) über ein Abonnement beschaffen, verwalten und finanzieren, anstatt sie zu kaufen.
Kurz gesagt, DaaS ist ein monatliches Abonnement, das ein einzelnes Gerät (wie einen Laptop oder ein Smartphone) zusammen mit dem Gerätemanagement (Beschaffung des Geräts, Einrichtung, Reparaturen, Garantieansprüche usw.) und einer Softwareebene zur Überwachung und Verwaltung des Geräts bereitstellt.
DaaS bietet drei wesentliche Vorteile:
Erstens vermeidet es große anfängliche Investitionsausgaben beim Kauf von Geräten und wandelt sie in kleinere, monatliche Ausgaben um, die jederzeit gekündigt werden können.
Zweitens wird ein DaaS-Abonnement als Betriebsausgabe eingestuft, was bedeutet, dass es sofort abgesetzt werden kann, was kurzfristig die Steuerlast senken kann.
Drittens übernimmt ein DaaS-Anbieter viele Aufgaben der IT-Abteilung eines Unternehmens, wie Gerätereparaturen, Garantieansprüche usw.
Dies kann Kosteneinsparungen bedeuten, indem eine eigene IT-Abteilung vermieden wird, oder Produktivitätssteigerungen, da sich die IT-Abteilung auf profitablere Aufgaben konzentrieren kann.
Wir bei INKI sind einer der größten DaaS-Anbieter in Europa und haben umfangreiche Erfahrung damit.
Dieses DaaS-Modell hat unserem Kunden, einer Marketingagentur, sehr geholfen, agiler und kosteneffizienter zu sein.
Mitarbeiterbindung verbessern
Die Verbesserung der Mitarbeiterbindung ist eine wirksame Finanzstrategie mit direkten und erheblichen Auswirkungen auf die Rentabilität eines Unternehmens.
Die Kosten der Mitarbeiterfluktuation werden häufig unterschätzt, da die bedeutendsten Ausgaben indirekt und schwer zu quantifizieren sind.
Die direkten Kosten sind klar: Ausgaben für Stellenanzeigen, Agenturgebühren, Vorstellungsgespräche und das Onboarding eines neuen Mitarbeiters. Diese werden jedoch oft von den indirekten Kosten in den Schatten gestellt.
Forschungen von Gallup und anderen Quellen zeigen durchweg, dass die Gesamtkosten für den Ersatz eines Mitarbeiters und dessen Einarbeitung bis zur vollen Produktivität zwischen 40 % des Jahresgehalts für eine „Frontline“-Position und über 200 % des Jahresgehalts für Führungskräfte und spezialisierte Fachkräfte liegen können.
Diese höheren Kosten werden durch mehrere Faktoren verursacht.
Produktivitätsverlust, da es für einen neuen Mitarbeiter Monate oder sogar ein Jahr dauern kann, das Produktivitätsniveau seines Vorgängers zu erreichen.
„Wissensabfluss“, da ausscheidende Mitarbeiter wertvolles institutionelles und kundenspezifisches Wissen mitnehmen.
Die Mitarbeiterbindung kann durch eine Vielzahl von Maßnahmen verbessert werden, wie z. B. Gehaltserhöhungen, mehr bezahlte Freizeit, Aufstiegsmöglichkeiten und eine bessere Work-Life-Balance.
Wichtige Geschäftsprozesse auslagern
Business Process Outsourcing (BPO) ist die Praxis, eine bestimmte Geschäftsfunktion oder einen Prozess an einen externen Dienstleister auszulagern.
Dies kann von Back-Office-Funktionen wie Buchhaltung, Lohnabrechnung und Personalwesen bis hin zu Front-Office-Dienstleistungen wie Kundensupport und Vertrieb reichen.
Für kleine und mittelständische Unternehmen bietet BPO Zugang zu spezialisiertem Fachwissen und fortschrittlicher Technologie ohne die hohen Anfangsinvestitionen und Kosten, die mit dem Aufbau und der Aufrechterhaltung dieser Fähigkeiten im Unternehmen verbunden sind.
Der Hauptantrieb für BPO ist oft die Kostensenkung. Durch Outsourcing kann ein Unternehmen die Fixkosten für Gehälter und Infrastruktur in variable Kosten umwandeln und zahlt nur für die Dienstleistungen, die es benötigt.
Mitarbeiterzahl reduzieren und Rollen konzentrieren
Eine letzte Möglichkeit zur Kostensenkung ist die Entlassung von Mitarbeitern und die Reduzierung der Gehaltsausgaben.
Dies ist jedoch eine riskante Strategie. Bei schlechter Umsetzung könnte ein Unternehmen versehentlich wichtige Mitarbeiter entlassen, die den größten Wert schaffen, oder Mitarbeiter verlieren, die über tiefes Wissen über Unternehmensprozesse verfügen.
Wenn Ihr Unternehmen sich für diesen Weg entscheidet, finden Sie hier einige Kriterien, um zu bestimmen, welche Mitarbeiter entlassen werden sollten:
Schritt 1: Beurteilen Sie auf der Grundlage zukünftiger Arbeitsmöglichkeiten, nicht der bisherigen Leistung.
Anstatt zu fragen „Wen sollen wir entlassen?“, sollte ein Manager oder Geschäftsinhaber fragen „Welche Arbeit ist in Zukunft absolut unerlässlich?“.
Dies zwingt ein Unternehmen praktisch dazu, seine Geschäftsstrategie klar zu formulieren und genau zu definieren, wessen Arbeit für das Unternehmen wichtig ist und wessen nicht.
Schritt 2: Bewerten Sie Mitarbeiter nach strengen Kriterien
Für Mitarbeiter mit denselben Rollen und Verantwortlichkeiten sollte das Unternehmen einen strengen, leistungsorientierten Bewertungsprozess anwenden, um zu bestimmen, wer im Unternehmen bleiben soll.
Schritt 3: Arbeitsrollen konsolidieren und Aufgaben neu verteilen
Ein häufiger Fehler, den Unternehmen nach einem Personalabbau machen, ist die einfache Übertragung aller Aufgaben einer vakanten Stelle an einen einzigen verbleibenden Mitarbeiter.
Dieser Ansatz führt unweigerlich zu Überlastung und Burnout. Stattdessen sollte die Arbeitslast der gestrichenen Stellen in einzelne Aufgaben und spezialisierte Kategorien unterteilt werden.
Diese Aufgaben können dann strategisch auf mehrere Teammitglieder verteilt werden, basierend auf deren vorhandenen Stärken, Fachkenntnissen und aktueller Kapazität.
In großen Mengen einkaufen und für Gruppeneinkäufe kooperieren
Für viele Unternehmen, insbesondere KMU (kleine und mittlere Unternehmen), sind der Einkauf in großen Mengen und die Teilnahme an Einkaufsgemeinschaften (Group Purchasing Organizations, GPOs) zwei wirksame Strategien zur Senkung der Kosten für Waren und Verbrauchsmaterialien.
Beide Strategien basieren auf demselben einfachen Geschäftsprinzip: Ein höheres Einkaufsvolumen verbessert die Verhandlungsposition und sichert niedrigere Stückkosten.
Der Großeinkauf ist die einfache Praxis, Waren in größeren Mengen zu kaufen, um von den von Lieferanten angebotenen Mengenrabatten zu profitieren.
Neben den geringeren Stückkosten führt der Großeinkauf auch zu niedrigeren Versandkosten und einfacheren Verwaltungskosten, da ein Unternehmen die Bestellung nicht so oft wiederholen muss.
Unternehmen, die nicht über genügend Kapital für Großeinkäufe verfügen oder keinen Platz für große Lagerbestände haben, können stattdessen auf Einkaufsgemeinschaften zurückgreifen.
Eine GPO ist eine Organisation, die die Einkaufsnachfrage mehrerer einzelner Unternehmen bündelt, um im Namen der gesamten Gruppe Verträge mit Lieferanten auszuhandeln.
Durch die Bündelung ihrer gemeinsamen Kaufkraft können kleine Unternehmen, die Mitglied einer GPO sind, von den gleichen volumenbasierten Preisen und günstigen Vertragsbedingungen profitieren, die normalerweise Großunternehmen vorbehalten sind.
Dies ermöglicht es ihnen, erhebliche Kosteneinsparungen von durchschnittlich 18-22 % zu erzielen, ohne selbst große Mengen an Lagerbeständen kaufen und lagern zu müssen.
GPOs sind besonders effektiv in Branchen wie dem Gesundheitswesen, existieren aber auch für eine Vielzahl anderer Sektoren und decken indirekte Ausgabenkategorien wie Bürobedarf, Versand und Technologie ab.
Finanzierungskosten reduzieren (Kredite, Zinsen etc.)
Finanzierungskosten, wie Zinsen für Kredite und Kreditlinien oder Versicherungsprämien, sind eine bedeutende Kategorie von Geschäftsausgaben.
Im Gegensatz zu vielen Betriebskosten, die schnell angepasst werden können, werden Finanzierungskosten typischerweise durch langfristige Vereinbarungen und durch Faktoren wie die Kreditwürdigkeit des Unternehmens oder die allgemeinen Marktbedingungen beeinflusst.
Diese Kosten sind jedoch nicht fix und unveränderlich und können gesenkt werden.
Das Grundprinzip der Reduzierung von Finanzierungskosten besteht darin, ständig nach Wegen zu suchen, die Konditionen bestehender finanzieller Verpflichtungen zu verbessern.
Dafür gibt es mehrere Ansätze:
- aktiv an der Verbesserung der Kreditwürdigkeit des Unternehmens zu arbeiten, um sich für bessere Zinssätze zu qualifizieren.
- den Markt nach Möglichkeiten zur Umschuldung von hochverzinslichen Schulden zu beobachten.
- günstigere Konditionen mit Kreditgebern auszuhandeln.
- robuste Risikomanagementpraktiken zu implementieren, um die Versicherungsprämien zu senken.
Indem die Finanzierung als variable Kosten behandelt wird, die aktiv gesteuert werden können, kann ein Unternehmen seine Kapitalkosten erheblich senken, den Cashflow verbessern und seine Bilanz stärken.
Wartung und Reparaturen optimieren
Wartungs- und Reparaturkosten stellen einen erheblichen Betriebsaufwand dar, aber ihre Auswirkungen gehen weit über die direkten Kosten für Teile und Arbeit hinaus.
Ungeplante Geräteausfallzeiten sind eine Hauptquelle für versteckte Kosten, die zu Produktivitätsverlusten, verpassten Produktionsfristen und außerplanmäßigen Überstunden führen.
Der richtige Umgang mit der Wartung besteht darin, den Ansatz der Organisation von einem reaktiven „Ausfallwartungs“-Modell (Reparatur von Geräten erst nach deren Ausfall) zu einem proaktiven, „vorbeugenden Wartungs“-Modell zu ändern.
Ein gut strukturiertes vorbeugendes Wartungsprogramm umfasst die Durchführung geplanter, routinemäßiger Wartungsaufgaben und Inspektionen, um Anlagen in bestem Betriebszustand zu halten und potenzielle Probleme zu identifizieren, bevor sie zu einem katastrophalen Ausfall führen.
Ein effektives PM-Programm kann ungeplante Ausfallzeiten drastisch reduzieren und die Lebensdauer von Geräten erhöhen.
Eine entscheidende Komponente dieser Strategie ist die effektive Verwaltung des Ersatzteillagers. Ein schlechtes Management von Ersatzteilen kann zu einem Mangel führen, wenn sie am dringendsten benötigt werden, was die Ausfallzeit verlängert. Andererseits kann es zu einer ineffizienten Lagerung unnötiger Teile führen, was Kapital bindet.
Unrentable Dienstleistungen oder Produkte eliminieren
Ein üblicher Weg für wachsende Unternehmen ist es, ständig neue Produkte und Dienstleistungen in ihren Katalog aufzunehmen. Sie tun dies in dem Bestreben, jede mögliche Kundenpräferenz zu bedienen und neue Marktsegmente zu erschließen.
Unternehmen mit großen Produkt- oder Dienstleistungsportfolios stellen jedoch oft fest, dass sie von der 80/20-Regel (oder dem Pareto-Prinzip) betroffen sind, bei der 20 % ihrer Produkte oder Dienstleistungen 80 % ihres Umsatzes und Gewinns erwirtschaften.
Die restlichen 80 % ihres Portfolios bestehen aus leistungsschwachen Produkten, die wenig Umsatz oder Gewinn bringen, aber erhebliche versteckte Kosten und Komplexität im gesamten Unternehmen verursachen.
Produktportfolio-Rationalisierung ist ein Prozess, bei dem jedes Produkt oder jede Dienstleistung in einem Portfolio bewertet wird, um zu entscheiden, ob es beibehalten, geändert oder eingestellt werden soll.
Das Ziel ist es, leistungsschwache oder nicht-strategische Angebote zu eliminieren, um den Betrieb zu vereinfachen und die Ressourcen auf die profitabelsten Produkte zu konzentrieren.
Durch die Reduzierung der Produktkomplexität und die Konzentration nur auf wesentliche, leistungsstarke Produkte können Unternehmen die Effizienz der Lieferkette verbessern, Lagerkosten senken, die Kundenzufriedenheit erhöhen und schließlich Umsatz und Rentabilität steigern.
Software-Lizenzkosten reduzieren
Die meisten modernen Softwarelizenzen sind auf ein monatliches Abonnementmodell umgestiegen. Dies kann kurzfristig kostengünstig sein, kann aber auf lange Sicht recht teuer werden.
Eine Lösung besteht darin, äquivalente Software-Tools zu finden, die mit einer einmaligen Zahlung erworben werden können.
Das Einmalzahlungsmodell bietet sofortiges und dauerhaftes Eigentum an der Softwarelizenz und eliminiert das Risiko zukünftiger Preiserhöhungen sowie monatlicher oder jährlicher wiederkehrender Zahlungen.
Obwohl dieser Ansatz in der Regel eine größere Anfangsinvestition erfordert, kann er über den Lebenszyklus der Software zu niedrigeren Gesamtbetriebskosten führen.
Dieses Modell eignet sich besonders gut für ausgereifte, stabile Softwareprodukte, bei denen der Bedarf an ständigen, hochmodernen Feature-Updates weniger kritisch ist als langfristige Kostenberechenbarkeit und -kontrolle.
Eine weitere Methode zur Kontrolle der Softwarekosten besteht darin, streng zu kontrollieren, wie viele Softwarelizenzen Ihr Unternehmen tatsächlich benötigt.
Das bedeutet, Software (entweder durch Kauf oder Abonnement) nur für die Mitarbeiter zu erwerben, die dieses spezielle Softwareprogramm wirklich benötigen.
Dies hilft, die Kosten für Lizenzen zu senken, die bezahlt, aber nicht ausreichend oder gar nicht genutzt werden.
