Was ist Device-as-a-Service (DaaS)?
Device-as-a-Service (DaaS) ist ein Abonnementdienst, bei dem ein Unternehmen seine Laptops, Smartphones und Computer mietet, anstatt sie zu kaufen. Ein DaaS-Abonnement umfasst auch die zur Verwaltung der Geräte benötigte Software sowie das eigentliche Gerätemanagement, wie z. B. das Ersetzen, Entfernen oder Aufrüsten von Geräten nach Bedarf.
Wie ein DaaS-Abonnement in der Praxis funktioniert
Ein Unternehmen benötigt 5 Laptops und Smartphones für seine Mitarbeiter. Die Anschaffungskosten für den Kauf dieser Geräte können je nach Preis der gewählten Hardware zwischen 10.000 und 20.000 Euro liegen.
Für jedes dieser Geräte muss das Unternehmen dann:
- Grundlegende Produktivitätssoftware wie Microsoft Office 365 kaufen.
- Geräteverwaltungssoftware kaufen und einrichten, damit das Unternehmen das Gerät eines Mitarbeiters überwachen, sperren oder entsperren kann.
- Datenschutz einrichten, um Datenlecks zu verhindern und die Rechtskonformität zu wahren.
- Sicherheitsrichtlinien für jedes Gerät einrichten, die regeln, was ein Mitarbeiter mit dem Gerät tun darf oder nicht.
- Verlorene oder gestohlene Geräte ersetzen (im Grunde neue Geräte kaufen).
- Garantieansprüche bearbeiten und ein Ersatzgerät finden, während das defekte Gerät repariert wird.
- Geräte außerhalb der Garantiezeit auf eigene Kosten reparieren.
- Neue Geräte kaufen, wenn das Unternehmen neue Mitarbeiter einstellt, oder die Geräte irgendwo lagern, wenn es Mitarbeiter verliert.
- Komplexe Buchhaltungsregeln für die Abschreibung der Hardwarekosten über die nächsten Jahre verwalten.
Somit können die tatsächlichen Kosten für den Besitz des Geräts (genannt Gesamtbetriebskosten oder TCO – Total Cost of Ownership) erheblich höher sein als nur die anfängliche Investition, die für den Kauf der Hardware erforderlich ist.
Anstatt diesen Weg zu gehen, kann das Unternehmen stattdessen mit einem DaaS-Anbieter zusammenarbeiten, der die gleiche Anzahl von Geräten für ein monatliches Abonnement von 500 bis 1000 Euro anbietet.
Ein DaaS-Abonnement löst jedoch auch alle oben genannten Probleme des Hardwarebesitzes, denn:
- Das DaaS-Abonnement beinhaltet eine Softwareebene, die der Kunde zur Verwaltung der Geräte nutzen kann. Dies kann sogar grundlegende Produktivitätssoftware umfassen.
- Der DaaS-Anbieter kümmert sich um alle Hardwareprobleme wie Reparaturen oder Ersatz (auch bei gestohlenen oder verlorenen Geräten).
- Das DaaS-Abonnement ist flexibel, sodass der Kunde nach Belieben ein Gerät zurückgeben oder hinzufügen kann.
- Ein DaaS-Abonnement vereinfacht die Buchhaltung, da die Kosten als OpEx (Betriebsausgaben) (im Gegensatz zu CapEx – Investitionsausgaben) klassifiziert werden, die viel einfacher abzugsfähig sind.
Somit kann ein DaaS-Abonnement alle mit dem Besitz eines Produkts verbundenen Kosten – sei es in Geld, Zeit, Aufwand oder Produktivitätsverlust ausgedrückt – erheblich senken.
7 Vorteile von Device-as-a-Service-Abonnements
1. Geringere anfängliche Startkosten
Der Kauf der gesamten notwendigen Hardware für die Mitarbeiter eines Unternehmens kann erhebliches Kapital erfordern.
Manchmal verfügt ein Unternehmen einfach nicht über diesen Geldbetrag. Aber selbst wenn das Unternehmen über das Kapital verfügt, zieht es möglicherweise vor, es für profitablere Dinge wie Werbung oder Kundenakquise auszugeben.
2. Integriertes Admin-Dashboard & Tools zur Verwaltung von Firmengeräten
Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Geräte zur Verfügung stellen, möchten im Allgemeinen wissen, wie die Mitarbeiter diese nutzen, sei es aus Produktivitäts- oder rechtlichen Gründen.
Unternehmen, die ihre eigenen Geräte kaufen, müssen diese Funktion selbst implementieren, aber DaaS-Anbieter schließen sie im Allgemeinen in ihr monatliches Abonnement ein.
Somit erhält das Unternehmen mit einem DaaS-Anbieter (wie INKI) Zugang zu einer Cloud-Plattform, auf der es den Status aller Firmengeräte in Echtzeit sehen kann.
Von dort aus kann das Unternehmen ein Gerät sperren, entsperren, seinen Standort überwachen oder einfach sehen, wie der Mitarbeiter das Gerät nutzt.
3. Verschiebung von Investitionsausgaben (CapEx) zu Betriebsausgaben (OpEx) zur Senkung der Steuerkosten
Die Möglichkeit, die Investitionsausgaben eines Unternehmens in Betriebsausgaben umzuwandeln, ist einer der größten Vorteile von DaaS.
Betriebsausgaben können in einem bestimmten Zeitraum direkt gegen den Umsatz eines Unternehmens als Aufwand verbucht werden.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise in einem Jahr 100.000 Euro Umsatz erzielt, aber 80.000 Euro als OpEx ausweist, muss es nur auf die verbleibenden 20.000 Euro Steuern zahlen.
Bei einem Steuersatz von 10 % muss das Unternehmen in diesem Jahr nur 2.000 Euro Steuern zahlen.
Im Gegensatz dazu werden Investitionsausgaben als Vermögenswert klassifiziert und können nicht vollständig in dem Zeitraum, in dem sie gekauft wurden, als Aufwand verbucht werden.
Stattdessen wird der Wert dieser Vermögenswerte über einen längeren Zeitraum abgeschrieben.
Ein Unternehmen hat beispielsweise in einem Jahr 100.000 Euro Umsatz und gibt 80.000 Euro als CapEx aus.
In unserem fiktiven Beispiel kann das Unternehmen im ersten Jahr nur 50 % der gesamten 80.000 Euro abschreiben.
Somit kann das Unternehmen von 80.000 Euro nur 40.000 Euro als abzugsfähigen Aufwand klassifizieren. Das bedeutet, dass das Unternehmen dann Steuern auf die verbleibenden 60.000 Euro zahlen muss.
In diesem Fall bedeutet ein Steuersatz von 10 %, dass das Unternehmen für dieses Jahr 6.000 Euro Steuern zahlen muss.
Die restlichen 50 % der 80.000 Euro CapEx werden dann über mehrere Jahre abgeschrieben, abhängig von den für den spezifischen Kauf geltenden Buchhaltungsregeln.
In beiden Fällen geben die Unternehmen 80.000 Euro aus, aber die CapEx-Ausgaben führen kurzfristig zu erhöhten Steuerkosten.
DaaS-Abonnements werden jedoch immer als Betriebsausgabe klassifiziert!
Aus diesem Grund ist ein DaaS-Abonnement aus steuerlicher Sicht sehr attraktiv, da es die gesamten Steuerkosten eines Unternehmens kurzfristig erheblich senken kann.
Insgesamt sind Unternehmen, die mit sehr kurzen Geschäftsplänen (1 bis 3 Jahre) arbeiten, sehr gut positioniert, um DaaS zu nutzen. Dies liegt daran, dass ihre Geschäftspläne kürzer sind als der Abschreibungszeitraum ihrer CapEx, sodass sie mit DaaS letztendlich weniger Steuern zahlen.
4. Gerätesicherheit und Einhaltung von Sicherheitsstandards
DaaS-Anbieter konfigurieren Geräte so vor, dass sie datensicher sind.
Dies bedeutet die Registrierung der Geräte im Apple Business Manager, Android Zero Touch oder, im Fall von INKI, die Anwendung der notwendigen Sicherheitsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass das Gerät nach ISO 27001 zertifiziert werden kann.
5. Vollständiger (oder teilweiser) Ersatz einer IT-Abteilung
Einer der Vorteile (der auch Kosteneinsparungen mit sich bringt) eines DaaS-Dienstes ist, dass Unternehmen keine eigene IT-Abteilung zur Verwaltung ihrer Geräte einrichten müssen.
Sobald Unternehmen eine bestimmte Größe oder Komplexität erreichen, müssen sie eine dedizierte IT-Person (oder mehrere) einstellen, um Firmenlaptops, Smartphones und Computer korrekt einzurichten und zu verwalten.
Ein DaaS-Dienst löst dieses Problem für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vollständig, da der DaaS-Anbieter nun die Arbeit einer IT-Abteilung übernimmt:
- Einrichten neuer Firmengeräte für Mitarbeiter.
- Überwachen von Geräten, Sperren oder Entsperren aus der Ferne.
- Automatische Updates und Sicherheitspatches.
- Vorinstallation und Konfiguration erforderlicher Softwarelizenzen.
- Analysen für die Geräteflotte.
- Abwicklung von Gerätegarantien und Reparaturen.
- Ersetzen von defekten, gestohlenen oder verlorenen Geräten.
- Abwicklung von Hardware-Upgrades und -Downgrades.
- Rückgabe ungenutzter Hardware. Dieser Geräteverwaltungsdienst ist für Unternehmen eine große Hilfe, da:
- Mitarbeiter, die IT-Managementaufgaben erledigten, nun ihre produktiveren Aufgaben wahrnehmen können.
- Die Notwendigkeit, eine dedizierte IT-Person einzustellen, verhindert (oder zumindest verzögert) wird.
6. Vorhersehbare Budgets und Kosten
Unternehmen, die ihre Hardware kaufen, leiden oft unter unvorhersehbaren Ausgaben im Zusammenhang mit diesen Geräten.
Dazu gehören der Kauf weiterer Geräte für neue Mitarbeiter, der Ersatz oder die Reparatur von Geräten außerhalb der Garantiezeit, die Aufrüstung auf neuere Hardwareversionen usw.
Diese Kosten können sehr unvorhersehbar sein. In manchen Monaten passiert nichts, während das Unternehmen in anderen Monaten für eine Reihe von Geräten zahlen muss, sei es als Ersatz oder als Neuanschaffung.
Im Vergleich dazu ist ein DaaS-Abonnement für ein Unternehmen viel vorhersehbarer, da es weiß, dass Hardwareprobleme entweder kostenlos oder zu sehr geringen Kosten behoben werden.
Diese vorhersehbare Kostenstruktur gibt wertvolle Budgets frei, die anderweitig verwendet werden können.
7. Risikominimierung und flexible Kosten
Ein DaaS-Abonnement ist besonders wertvoll in volatilen Zeiten oder Branchen, in denen ein Unternehmen nicht genau vorhersagen kann, welche Einnahmen oder Kosten es in 6 Monaten bis 1 Jahr haben wird.
In unglücklichen Situationen, in denen der Umsatz sinkt und die Mitarbeiterzahl reduziert werden muss, kann ein Kundenunternehmen einfach einige seiner zusätzlichen Abonnements kündigen und die Geräte zurückgeben, wodurch seine Hardwarekosten gesenkt werden.
Hätte das Unternehmen diese Geräte jedoch gekauft, würden sie ungenutzt herumliegen, ohne Mitarbeiter, die sie nutzen könnten, und wären im Wesentlichen unproduktives Kapital, das keine Kapitalrendite (Return on Investment) erzielt.
Unternehmen, die am besten für die Nutzung von Device-as-a-Service positioniert sind
Device-as-a-Service hat viele Vorteile, aber für einige Unternehmen ist es möglicherweise nicht die perfekte Lösung.
Insbesondere Unternehmen, die sowohl ihre Hardware als auch ihre Software vollständig besitzen möchten, finden die Vorteile von DaaS möglicherweise nicht ausreichend attraktiv, um umzusteigen.
Ebenso könnten Unternehmen, die Zugang zu einer breiten Palette von Geräten benötigen, die Geräteauswahl eines DaaS-Anbieters als restriktiv empfinden.
Andere möchten möglicherweise eine stark angepasste Softwareebene zur Verwaltung ihrer Geräte, die der DaaS-Anbieter möglicherweise nicht anbietet.
Unter Berücksichtigung all dessen finden Sie unten das ideale Profil von Unternehmen, die Device-as-a-Service dem Kauf und Besitz ihrer Hardware vorziehen.
Unternehmen, die intensiv mit externen Mitarbeitern oder Remote-Mitarbeitern zusammenarbeiten
Diese Unternehmen profitieren aufgrund der gebotenen Flexibilität stark von Device-as-a-Service (DaaS).
Externe Mitarbeiter und Remote-Mitarbeiter können vorkonfigurierte Geräte mit der erforderlichen Software und den Sicherheitseinstellungen erhalten, was Konsistenz und Sicherheit mit dem Rest des Unternehmens gewährleistet.
Wenn Verträge enden oder Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, können die Geräte einfach zurückgegeben oder anderweitig verwendet werden, wodurch die Geräteverwaltungskosten minimiert und das Risiko von Datenpannen reduziert wird.
Unternehmen in volatilen Branchen
Unternehmen, die in riskanten und volatilen Branchen tätig sind, wie z. B. Tech-Start-ups, Medienagenturen, Energie- oder Rohstoffunternehmen, sind ausgezeichnete Kandidaten für die Nutzung von DaaS.
Dieses abonnementbasierte Modell ermöglicht es ihnen, ihre Geräteflotte nach Bedarf zu vergrößern oder zu verkleinern, ohne die Kosten für den Besitz von abschreibungsfähigen Vermögenswerten tragen zu müssen.
Sie können problemlos auf die neueste Technologie zugreifen, ohne erhebliche Anfangsinvestitionen tätigen zu müssen, und so ihre Wettbewerbsfähigkeit sicherstellen.
Wenn das Geschäft schrumpft, können sie Geräte zurückgeben und finanzielle Verluste vermeiden. Diese Agilität ist entscheidend für die Navigation in unvorhersehbaren Marktbedingungen und die Aufrechterhaltung eines Wettbewerbsvorteils.
Unternehmen in projektbasierten Branchen
Organisationen im Baugewerbe, in der Beratung oder im Eventmanagement, bei denen Projekte definierte Start- und Enddaten haben, sind ebenfalls gut mit einem DaaS-Abonnement bedient.
DaaS ermöglicht es ihnen, Geräte nur für die Dauer eines Projekts zu beziehen und sie anschließend zurückzugeben, ohne die Geräte kaufen zu müssen.
Dieser Ansatz reduziert Investitionsausgaben und Lagerkosten und stellt gleichzeitig sicher, dass Projektteams Zugang zu aktueller Technologie haben.
Darüber hinaus vereinfacht es das Asset-Tracking und -Management, was in projektbasierten Umgebungen, in denen Ausrüstung häufig bewegt oder neu zugewiesen wird, besonders komplex ist.
Unternehmen, die hohe Investitionsausgaben vermeiden möchten
DaaS bietet ein vorhersehbares Betriebsausgabenmodell (OpEx), das die hohen anfänglichen Investitionsausgaben (CapEx) ersetzt, die mit dem Kauf von Geräten verbunden sind.
Dies ist besonders attraktiv für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Start-ups mit begrenzten Budgets.
Durch die Verlagerung der Gerätekosten auf ein monatliches Abonnement können Unternehmen Kapital für Kerngeschäftsaktivitäten wie Forschung und Entwicklung oder Marketing freisetzen.
Dieses Modell vereinfacht auch die Budgetierung und Prognose, da die IT-Ausgaben vorhersehbarer und überschaubarer werden.
Fazit
Device-as-a-Service bietet Unternehmen im Vergleich zum traditionellen Gerätebesitzmodell viele Vorteile. Wenn Sie glauben, dass Ihr Unternehmen von einer Umstellung auf DaaS am besten profitiert, kontaktieren Sie uns gerne unter https://inki.tech/contact.
