Was sind die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO)?
Die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) sind ein finanzieller Indikator, der die Anschaffungs- und Betriebskosten eines Vermögenswerts (wie z. B. eines Autos, eines Laptops oder einer Industrieanlage) über dessen gesamte Lebensdauer beschreibt.
Am besten lässt sich TCO anhand der „Eisberg“-Analogie verstehen. Der anfängliche Kaufpreis stellt die sichtbare Spitze des Eisbergs dar.
Der Teil des Eisbergs, der unter der Wasserlinie verborgen ist, sind die laufenden Kosten, einschließlich Installation, Schulung, Energieverbrauch, Wartung, Reparaturen, Support, Upgrades und Entsorgungskosten.
Wie wird TCO berechnet?
Die gängigste Formel zur Berechnung der TCO lautet wie folgt:
Gesamtbetriebskosten = Anschaffungskosten + Betriebskosten – Wiederverkaufswert.
Bei einigen Vermögenswerten, wie z. B. Gebäuden, machen die Anschaffungskosten in der Regel 90 % der TCO aus.
Bei anderen Vermögenswerten, wie z. B. Autos, können die Betriebskosten jedoch 30-40 % der TCO ausmachen.
Für ein durchschnittliches europäisches Auto im Wert von 25.000 € würden die Gesamtbetriebskosten (TCO) über 5 Jahre bei einer Fahrleistung von 25.000 km pro Jahr (insgesamt 125.000 km) etwa 37.000 € betragen.
Der größte Faktor ist der Wertverlust, der über fünf Jahre bei etwa 65 % liegt und 16.000 € vom ursprünglichen Wert des Autos abzieht. Das bedeutet, dass der Wiederverkaufswert des Autos nach 5 Jahren 9.000 € betragen würde.
Der Kraftstoff ist der nächstgrößte Kostenfaktor. Bei einem angenommenen Durchschnittsverbrauch von 6,0 L/100km und einem Preis von 1,55 € pro Liter würden Sie über einen Zeitraum von 5 Jahren etwa 11.625 € für Kraftstoff ausgeben.
Weitere Kosten sind die jährliche Versicherung (3.000-4.000 €), Wartung und Reparaturen (ca. 750 €/Jahr, insgesamt 3.750 €) sowie die Kfz-Steuer (300 €/Jahr, insgesamt 1.500 €).
Die Summe dieser Kosten (16.250 € + 11.625 € + 4.000 € + 3.750 € + 1.500 €) ergibt die geschätzten TCO, die den ursprünglichen Kaufpreis des Autos deutlich übersteigen.
Die Gesamtbetriebskosten belaufen sich dann auf:
Anschaffungskosten (25.000 €) + Betriebskosten (11.625 € + 4.000 € + 3.750 € + 1.500 €) – Wiederverkaufswert (9.000 €) = ~37.000 €.
Aus buchhalterischer Sicht werden die Gesamtbetriebskosten unterteilt in:
- Investitionsausgaben (Capital Expenditures, CapEx). Dies sind die 25.000 €, die für das Auto selbst bezahlt wurden.
- Betriebsausgaben (Operational Expenditures, OpEx). Die verbleibenden ~21.000 € an Betriebskosten (Kraftstoff, Versicherung, Reparaturen usw.) werden als Betriebsausgaben klassifiziert.
Warum ist TCO wichtig?
Unternehmen, die die TCO ihrer Vermögenswerte sorgfältig und genau berechnen, sind produktiver und gehen effizienter mit ihrem Geld um als Unternehmen, die dies nicht tun.
TCO fördert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen
Ein Vorteil der TCO-Berechnung besteht darin, dass sie die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Unternehmensabteilungen fördert.
Dies liegt daran, dass der Prozess der Datenerfassung für eine genaue TCO-Berechnung Informationen aus zahlreichen Abteilungen erfordert: Beschaffung (Anfangskosten), IT-Support (Arbeits- und Softwarekosten), Buchhaltung (Abschreibungs- und Zinskosten), Personalabteilung (Schulungskosten).
Infolgedessen wird TCO zu einem organisatorischen Instrument, das interne Barrieren abbaut und die Kommunikation zwischen Unternehmensabteilungen fördert, die sonst voneinander isoliert wären.
TCO hilft Unternehmen, bessere Budgets zu erstellen
Genaue TCO-Berechnungen helfen dabei, alle potenziellen Kosten zu identifizieren und abzuschätzen, die mit einem Vermögenswert verbunden sind. Dies hilft Unternehmen, Ausgaben präziser zu prognostizieren und unerwartete Ausgaben zu vermeiden.
Eine bessere Budgetierung und Kostenprognose hilft Managern und Führungskräften, klügere Entscheidungen zu treffen.
Dies umfasst alles von der Lieferantenauswahl über den Zeitpunkt des Verkaufs oder Ersatzes von Geräten bis hin zur Frage, welche Vermögenswerte zu kostspielig sind, usw.
TCO reduziert Risiken
TCO hilft Einkaufsteams, bessere Kaufentscheidungen zu treffen, indem versteckte Kosten identifiziert werden, die mit verschiedenen Optionen verbunden sind.
Ein häufiger Fehler von Beschaffungsabteilungen besteht darin, sich ausschließlich auf den anfänglichen Kaufpreis zu konzentrieren. Dies kann zu Investitionen in Vermögenswerte von geringer Qualität führen, die teure Betriebskosten haben oder einfach nicht gut genug sind, um die erforderliche Arbeit zu leisten.
TCO behebt dieses Problem, indem es die versteckten Betriebskosten identifiziert und in den Anfangspreis einbezieht.
Was TCO nicht leisten kann
TCO ist ein sehr nützliches Geschäftskonzept, hat aber auch seine Grenzen.
TCO berücksichtigt nicht die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Es ist sehr schwierig, die finanziellen Kosten von Faktoren wie Mitarbeitermoral und Produktivität zu berechnen.
Zum Beispiel: Computer, die billig, aber langsam und unzuverlässig sind, frustrieren die Mitarbeiter und schränken ihre Effizienz ein. Die genauen Kosten dieser verlorenen Produktivität in Euro und Cent zu messen, ist jedoch komplex und oft subjektiv.
Ebenso kann schlechte Software oder Hardware zu erheblichen, aber schwer messbaren versteckten Kosten führen, wenn Mitarbeiter ineffiziente Umgehungslösungen entwickeln oder Zeit mit der Suche nach technischem Support verschwenden.
TCO misst nicht den Umsatz und die Kapitalrendite (Return on Investment, ROI).
Die TCO-Analyse berechnet nicht, wie viel Umsatz ein Vermögenswert generieren wird. TCO ist die eine Hälfte der ROI-Gleichung, aber nicht das vollständige Bild.
Ein Vermögenswert mit sehr hohen TCO kann dennoch eine ausgezeichnete Investition sein, wenn er es dem Unternehmen ermöglicht, noch höhere Einnahmen zu erzielen oder einen profitablen neuen Markt zu erschließen.
Ebenso kann ein Vermögenswert mit den niedrigstmöglichen TCO eine schlechte Investition sein, wenn er die Leistungsanforderungen nicht erfüllt und das Wachstum behindert.
TCO muss in Verbindung mit Umsatzprognosen und ROI-Analysen verwendet werden, nicht als Ersatz für diese.
TCO misst nicht Qualität und strategische Vorteile.
Das TCO-Modell ist nicht darauf ausgelegt, immaterielle Vorteile zu messen.
Es kann den finanziellen Nutzen eines verbesserten Markenimages, das ein Unternehmen durch den Betrieb einer Flotte moderner und attraktiver Autos gewinnen könnte, nicht beziffern.
Es kann nicht den Schub an Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung messen, der durch die Bereitstellung hochwertiger, zuverlässiger Arbeitsmittel entsteht.
Es kann auch nicht den langfristigen strategischen Vorteil erfassen, der durch die Investition in die neueste Technologie erzielt werden könnte, selbst wenn diese Technologie hohe anfängliche TCO aufweist.
Diese qualitativen Faktoren sind entscheidend für strategische Geschäftsentscheidungen und müssen neben der rein finanziellen TCO-Berechnung berücksichtigt werden.
Wie man die Gesamtbetriebskosten senkt
Es gibt mehrere Methoden, um die TCO eines Vermögenswerts zu senken. Im Allgemeinen ist der tatsächliche Kaufpreis am schwierigsten zu senken. Die mit einem Vermögenswert verbundenen Betriebskosten sind jedoch einfacher zu optimieren.
Methode 1: Alte Vermögenswerte wiederverkaufen
Die einfachste Methode zur Senkung der TCO besteht darin, alle veralteten Vermögenswerte, die das Unternehmen nicht mehr benötigt, wie z. B. Autos, Laptops, Telefone, Server oder sogar Möbel, sorgfältig zu verkaufen.
Um auf unser vorheriges Beispiel zurückzukommen: Ein Auto im Wert von 25.000 € erfordert Betriebskosten in Höhe von 21.000 € über einen Zeitraum von 5 Jahren. Der Wiederverkaufspreis würde 9.000 € betragen.
Wenn das Unternehmen das Fahrzeug nach 5 Jahren wiederverkaufen würde, lägen die TCO bei 37.000 € oder bei 46.000 €, wenn es sich entscheiden würde, das Auto zu verschrotten oder zu verschenken.
Ein ähnlicher Gedankengang kann auf jeden Vermögenswert im Unternehmensbesitz angewendet werden.
Autos sind am einfachsten zu verkaufen, da es einen großen und sehr aktiven Gebrauchtmarkt für sie gibt.
Andere Arten von Vermögenswerten, wie z. B. Elektronik, können über ein Mitarbeiter-Rückkaufprogramm verkauft werden. Im Grunde erhält der Mitarbeiter die Option, eine bescheidene Gebühr zu zahlen, um seinen vom Unternehmen gestellten Laptop zu erwerben.
Dies ist eine Win-Win-Situation, da das Unternehmen einen Teil des ursprünglichen Preises des Laptops zurückerhält, während der Mitarbeiter ein Gerät erhält, mit dem er vertraut ist und dessen Serviceverlauf er kennt.
Es gibt sogar Unternehmen, die darauf spezialisiert sind, Unternehmensvermögenswerte aufzukaufen und wiederzuverkaufen. Sie haben unterschiedliche Namen, je nachdem, auf welchen Vermögenswert sie sich spezialisiert haben:
- Flottenvermarkter (Fleet remarketers) sind auf den Kauf und Wiederverkauf von Gebrauchtwagen spezialisiert.
- Büroauflöser (Office liquidators) sind auf Möbel spezialisiert.
- ITAD (IT Asset Disposition) ist auf Elektronik und andere Hardware spezialisiert.
Methode 2: Ein Device-as-a-Service-Modell implementieren
Device-as-a-Service (DaaS) ist ein Geräteeigentumsmodell, bei dem Unternehmen ihre Geräte (wie Laptops oder Telefone) über ein Abonnement beschaffen, verwalten und finanzieren, anstatt sie zu kaufen.
Kurz gesagt ist DaaS ein monatliches Abonnement, das ein einzelnes Gerät (z. B. einen Laptop oder ein Smartphone) plus Geräteverwaltungsdienste (Beschaffung des Geräts, Konfiguration, Reparaturen, Garantieansprüche usw.) plus eine Softwareebene zur Überwachung und Verwaltung des Geräts bereitstellt.
Ein DaaS-Modell senkt die TCO, die mit dem Besitz und der Verwaltung von Geräten wie Laptops und Telefonen verbunden sind.
Ein DaaS-Anbieter übernimmt viele Verantwortlichkeiten der IT-Abteilung eines Unternehmens, d. h. Gerätereparaturen, Garantieansprüche usw.
Dies kann Kosteneinsparungen bedeuten, da keine eigene IT-Abteilung erforderlich ist, oder Produktivitätssteigerungen, da sich die IT-Abteilung auf profitablere Aufgaben konzentrieren kann.
Wir bei INKI sind einer der größten DaaS-Anbieter in Europa und verfügen über umfangreiche Erfahrung damit.
Dieses DaaS-Modell hat LEGO, einem unserer Kunden, sehr geholfen, agiler und kosteneffizienter zu sein.
Methode 3: Standardisierung von Vermögenswerten
Anstatt ein vielfältiges und komplexes Portfolio von Vermögenswerten zu verwalten, zum Beispiel zehn verschiedene Laptop-Modelle von fünf verschiedenen Herstellern, kann ein Unternehmen standardisieren und nur ein oder zwei sorgfältig ausgewählte Modelle verwenden.
Diese scheinbar einfache Entscheidung hat einen Kaskadeneffekt, der die TCO drastisch senkt. Sie vereinfacht Wartung und Reparaturen, da der IT-Support nur für eine begrenzte Anzahl von Hardware geschult werden muss.
Die Standardisierung reduziert den erforderlichen Bestand an Ersatzteilen erheblich, wodurch Kapital und Lagerplatz freigesetzt werden.
Die Standardisierung vereinfacht auch die Benutzerschulung und macht den IT-Support weitaus effizienter, da die Helpdesk-Mitarbeiter tiefes Fachwissen über die Standardmodelle entwickeln können.
Darüber hinaus vereinfacht die Standardisierung auf ein einziges Betriebssystem (z. B. alle Windows-Geräte oder alle MacOS-Geräte) das IT-Management und die Sicherheitsprotokolle.
Dieser Ansatz ermöglicht auch den Einkauf in großen Mengen (Bulk-Einkauf), was eine gute Verhandlungsposition schaffen kann, um bessere Preise von Lieferanten zu fordern.
Methode 4: Einkauf bei einem einzigen Lieferanten
Bei komplexen Systemen oder ähnlichen Arten von Vermögenswerten (Fahrzeuge, Elektronik, Industrieanlagen usw.) kann die Konsolidierung der Beschaffung durch den Einkauf bei einem einzigen strategischen Lieferanten zu erheblichen TCO-Reduzierungen führen.
Dieser Ansatz senkt die Verwaltungskosten drastisch, indem er die Anzahl der zu bearbeitenden Rechnungen, zu verwaltenden Verträge und zu pflegenden Lieferantenbeziehungen reduziert.
Noch wichtiger ist, dass er kritische Prozesse nach dem Kauf vereinfacht. Garantieansprüche, technischer Support und Reparaturverfahren werden rationalisiert, da es nur einen Satz von Prozessen und einen Ansprechpartner gibt, was erheblich Personalzeit spart und Verwirrung reduziert.
Der Aufbau einer starken Beziehung zu einem einzigen Anbieter kann langfristig auch zu besseren Servicelevels, günstigeren Konditionen und größerer Verhandlungsmacht führen.
Methode 5: Proaktive Wartung implementieren
Der Übergang von einem reaktiven Wartungsmodell („Reparieren, wenn es kaputt geht“) zu einem proaktiven Wartungsmodell kann erheblich zur Senkung der TCO beitragen.
Die Implementierung eines geplanten, vorbeugenden Wartungsprogramms hilft dabei, kleinere Probleme zu identifizieren und zu beheben, bevor sie zu kritischen, kostspieligen Ausfällen werden.
Dieser Ansatz reduziert ungeplante Ausfallzeiten erheblich, die normalerweise die größten versteckten Kosten sind, die mit einem Vermögenswert verbunden sind.
Ein weiterer großer Vorteil eines präventiven Wartungsmodells besteht darin, dass es den Wiederverkaufswert eines Vermögenswerts erhöht.
Schließlich ist es viel einfacher, ein Auto oder einen Laptop wiederzuverkaufen, der aussieht und funktioniert wie neu, im Vergleich zu einem, der sichtbare Mängel aufweist.
Fazit
Im Wesentlichen sind die Gesamtbetriebskosten (TCO) ein finanzieller Indikator, der den gesamten „Eisberg“ der Kosten aufdeckt, die mit einem Vermögenswert verbunden sind, indem er weit über den sichtbaren Kaufpreis hinausschaut, um alle Betriebsausgaben einzubeziehen.
Durch die Berechnung TCO = Anschaffungskosten + Betriebskosten – Wiederverkaufswert kann eine Organisation feststellen, ob ein Vermögenswert letztendlich mehr Wert produzieren kann als seine Gesamtkosten.
Bedenken Sie jedoch, dass TCO eine Prognose ist und nicht von sich aus die Umsatzgenerierung (ROI) oder den Nutzen für die Mitarbeiterproduktivität eines Vermögenswerts berechnen kann.
