Laptops und Smartphones gehören in der Regel zu den ersten „großen“ Anschaffungen eines Unternehmens.
Kleinere Ausgaben wie Strom- oder Telefonrechnungen sind einfach abzusetzen, aber Laptops und Telefone erfordern im Allgemeinen einen komplexeren Buchhaltungsprozess.
Dieser Artikel ist ein kurzer Leitfaden für Geschäftsinhaber und Buchhalter, wie man einen Laptop oder ein Telefon steuerlich korrekt absetzt.
Wenn Sie neu in diesem Bereich sind, empfehlen wir Ihnen, zuerst diese kurze Erklärung zu Investitionsausgaben versus Betriebsausgaben zu lesen, um eine allgemeine Vorstellung von den beteiligten Buchungsregeln zu bekommen.
Wenn Sie damit bereits vertraut sind, scrollen Sie nach unten zum Abschnitt mit dem Titel „Wie ein deutsches Unternehmen einen gekauften Laptop von der Steuer absetzen kann“.
Betriebsausgabe oder Investitionsausgabe?
Wenn ein Unternehmen etwas kauft, von Büroklammern bis zu einer Fabrik, muss es entscheiden, wie diese Ausgabe für Buchhaltungs- und Steuerzwecke klassifiziert wird.
Die wichtigste Unterscheidung besteht darin, den Kauf entweder als Betriebsausgabe (OpEx) oder als Investitionsausgabe (CapEx) zu klassifizieren. Diese Entscheidung bestimmt, wie sich die Kosten des Kaufs auf die Finanzberichte und Steuerpflichten des Unternehmens auswirken.
Fast jeder Laptop und die meisten Smartphones werden in der Regel als Investitionsausgabe klassifiziert. Hier ist der Grund dafür:
Betriebsausgabe (OpEx): Dies sind die täglichen Kosten für den Betrieb eines Unternehmens. Sie werden kurzfristig (typischerweise innerhalb eines Jahres) verbraucht und im Jahr der Ausgabe vollständig abgesetzt oder „abgeschrieben“.
Das bedeutet, der gesamte Betrag wird in diesem Zeitraum vom Umsatz abgezogen, was den Gewinn des Unternehmens sofort mindert. Beispiele hierfür sind Stromrechnungen, Marketingkosten, Gehälter, Bürobedarf usw.
Wenn ein Unternehmen also 1 Million Euro Umsatz macht, aber 900.000 Euro an Betriebsausgaben hat, beträgt sein Gewinn 100.000 Euro.
Investitionsausgabe (CapEx): Dies sind kostspielige Anschaffungen von physischen Vermögenswerten, die länger als ein Jahr genutzt werden. Anstatt sofort vollständig abgesetzt zu werden, wird der Vermögenswert „aktiviert“.
Das bedeutet, er wird in der Bilanz als Vermögenswert erfasst, und seine Kosten werden über seine Nutzungsdauer schrittweise als Aufwand verbucht. Dieser Prozess wird Abschreibung genannt.
Wenn ein Smartphone beispielsweise 1000 Euro kostet, kann das Unternehmen im ersten Jahr nur 500 Euro von der Steuer absetzen und die restlichen 500 Euro im zweiten Jahr.
Laptops und Smartphones werden als Investitionsausgaben klassifiziert, weil sie dem Unternehmen über mehrere Jahre hinweg einen Wert bieten. Infolgedessen werden ihre Kosten über mehrere Jahre abgesetzt.
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Abschreibung
Da ein Laptop oder ein Smartphone in der Regel als Investitionsausgabe klassifiziert wird, kann ein Unternehmen die vollen Kosten nicht sofort absetzen. Stattdessen müssen die Kosten über die Zeit abgeschrieben werden.
Der Prozess ist einfach:
1. Kosten ermitteln: Dies ist der volle Kaufpreis des Laptops oder Smartphones, kann aber auch notwendiges Zubehör oder mitgekaufte Software umfassen.
2. Nutzungsdauer schätzen: Das Unternehmen legt eine angemessene Lebensdauer für den Laptop oder das Smartphone fest. Rechnungslegungsstandards, Gesetze oder steuerliche Richtlinien geben oft Aufschluss darüber, wie die angemessene Nutzungsdauer zu bestimmen ist (typischerweise 3-5 Jahre für Computerausrüstung).
3. Kosten jährlich absetzen: Nehmen wir an, ein Unternehmen hat einen Laptop für 2100 Euro gekauft. Sie haben seine Nutzungsdauer auf 3 Jahre geschätzt. Das bedeutet, der Laptop kann über 3 Jahre abgeschrieben werden. Jedes Jahr kann das Unternehmen also 2100 / 3, d. h. 700 Euro, von der Steuer absetzen.
Abschreibungskalender und -methoden
Bei der Abschreibung einer Investitionsausgabe müssen Unternehmen zwei wichtige Aspekte berücksichtigen: den Abschreibungskalender und welche Abschreibungsmethode angewendet werden muss.
Unternehmen arbeiten mit einer festen Abrechnungsperiode, die meist ein Kalenderjahr (1. Jan. – 31. Dez.) oder ein Geschäftsjahr (ein beliebiger 12-Monats-Zeitraum, z. B. 1. Juli – 30. Juni) ist.
In der Europäischen Union decken sich ein Kalenderjahr und ein Geschäftsjahr in der Regel (aber nicht immer) vollständig, sodass der 1. Januar bis zum 31. Dezember das typische Geschäftsjahr für die meisten Unternehmen in der EU ist.
In den Vereinigten Staaten beginnt das Geschäftsjahr am 1. Oktober und endet am 30. September.
Abhängig vom erworbenen Vermögenswert und den steuerlichen Vorschriften können einige Ausgaben nur für den Teil des Jahres geltend gemacht werden, in dem das Unternehmen den Vermögenswert tatsächlich besaß und nutzte.
Wenn beispielsweise ein Geschäftsjahr am 31. Dezember endet und ein Unternehmen am 1. Oktober ein Lagerhaus kauft, kann es die Abschreibung nur für die letzten drei Monate des Jahres (Oktober, November, Dezember) geltend machen. Dies wird oft als anteilige Berechnung (pro-rata) bezeichnet.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, welche Methode Unternehmen zur Berechnung des Abschreibungssatzes verwenden.
Es gibt mehrere Abschreibungsmethoden, aber die beiden gebräuchlichsten sind die lineare Abschreibung und die degressive Abschreibung.
Lineare Abschreibung: Dies ist die einfachste und am weitesten verbreitete Methode. Sie verteilen die Kosten gleichmäßig auf die Nutzungsdauer.
Formel: Kosten des Vermögenswerts / Jahre der Nutzungsdauer.
Beispiel: Ein Laptop für 1.500 miteinerNutzungsdauervon3Jahrenwu¨rde3Jahrelangmit500 pro Jahr abgeschrieben werden.
Degressive Abschreibung: Dies ist eine „beschleunigte“ Methode, bei der in den früheren Jahren ein größerer Teil der Kosten des Vermögenswerts und in den späteren Jahren weniger abgeschrieben wird.
Dies spiegelt die Realität wider, dass Vermögenswerte oft produktiver sind, wenn sie neu sind.
Beispiel: Für denselben Laptop für 1.500 ko¨nntedieAbschreibung750 im ersten Jahr, 375 imzweitenJahrund187,50 im dritten Jahr betragen.
Erforderliche Dokumente, um einen Laptop oder ein Smartphone steuerlich abzusetzen
Um eine Investitionsausgabe abzusetzen, müssen Unternehmen zunächst eine ordnungsgemäße Dokumentation für diese Ausgabe vorlegen.
Ohne ordnungsgemäße Dokumentation können die Finanzbehörden eine Absetzung verweigern, was zu Steuernachzahlungen, Strafen und Zinsen führt.
Die grundlegende Dokumentation für Investitionsausgaben umfasst:
Kaufnachweis: Das wichtigste Dokument. Eine detaillierte Rechnung ist das bevorzugte Dokument, da sie die Angaben des Verkäufers und Käufers, eine Beschreibung des Artikels, das Datum und den Preis enthält. Ein einfacher Beleg kann für kleinere Käufe akzeptabel sein, enthält aber oft nicht die notwendigen Details für einen bedeutenden Vermögenswert und könnte von den Finanzbehörden abgelehnt werden.
Eigentumsnachweis: Um einen Vermögenswert abzuschreiben, muss das Unternehmen ihn besitzen. In der Regel kann der Kaufnachweis auch als Eigentumsnachweis dienen.
Nachweis der betrieblichen Nutzung: Der Vermögenswert muss von einem Unternehmen so genutzt werden, dass er Einnahmen generiert.
Datum der Inbetriebnahme: Die Abschreibung beginnt nicht am Kaufdatum, sondern an dem Datum, an dem der Vermögenswert „in Betrieb genommen“ wird – das heißt, wenn er für seine beabsichtigte Verwendung im Unternehmen bereit und verfügbar ist. Dieses Datum ist entscheidend, da es den offiziellen Beginn des Abschreibungskalenders markiert und dokumentiert werden muss.
Wie ein deutsches Unternehmen einen gekauften Laptop von der Steuer absetzen kann
In Deutschland können Unternehmen Ausgaben für Laptops und Telefone auf zwei verschiedene Arten absetzen.
Die neuere Methode beinhaltet eine neue Regelung für „digitale Wirtschaftsgüter“. Ein BMF-Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen, das seit dem 1. Januar 2021 in Kraft ist, ermöglicht es Unternehmen, für Computer-Hardware und bestimmte Software eine Nutzungsdauer von einem Jahr anzusetzen.
Die traditionelle Methode arbeitet mit den Abschreibungstabellen (AfA-Tabelle) und den Regeln für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG).
Die Regel für digitale Wirtschaftsgüter: Einjährige Nutzungsdauer
Dieses Wahlrecht ermöglicht es einem Unternehmen, die vollen Anschaffungskosten eines Laptops, Desktop-Computers, Druckers, Monitors oder zugehöriger Software als Betriebsausgabe im Jahr des Kaufs vollständig abzusetzen.
Obwohl oft als Sofortabschreibung bezeichnet, handelt es sich technisch gesehen um eine lineare Abschreibung über einen Zeitraum von 12 Monaten.
Entscheidend ist, dass die Finanzbehörden klargestellt haben, dass der volle Jahresbetrag auch dann geltend gemacht werden kann, wenn der Vermögenswert spät im Geschäftsjahr, zum Beispiel im Dezember, gekauft wird, ohne dass eine anteilige Berechnung erforderlich ist.
Diese Regel gilt für alle nach dem 31. Dezember 2020 erworbenen digitalen Wirtschaftsgüter und umfasst sowohl neue als auch implizit gebrauchte Geräte, da der Fokus auf der Art des Wirtschaftsguts und nicht auf seiner Vorgeschichte liegt.
Traditionelle Methode: Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und Standard-AfA-Abschreibung
Wenn ein Unternehmen aus strategischen Gründen (z. B. um Absetzungen in zukünftige Jahre mit höheren erwarteten Gewinnen zu verlagern) die Ein-Jahres-Regel nicht anwendet, steht das traditionelle Abschreibungsverfahren weiterhin zur Verfügung.
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Diese seit langem bestehende Regel sieht eine vereinfachte Behandlung von kostengünstigen Gegenständen vor. Vermögenswerte mit Nettokosten von bis zu 800 € können im Jahr des Kaufs vollständig als Betriebsausgabe abgeschrieben werden.
Standardabschreibung (Absetzung für Abnutzung – AfA): Für Vermögenswerte, die den GWG-Schwellenwert überschreiten und für die die einjährige Regel für digitale Wirtschaftsgüter nicht angewendet wird, ist die Standardabschreibung gemäß den offiziellen AfA-Tabellen obligatorisch.
Offizielle AfA-Tabellen: Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht umfassende Tabellen, die die übliche Nutzungsdauer für Hunderte von Anlagegütern festlegen. Für Computer und Peripheriegeräte beträgt die übliche Nutzungsdauer 3 Jahre. Die Standardmethode ist die lineare Abschreibung.
Absetzung von Laptops und Telefonen, die sowohl geschäftlich als auch privat genutzt werden
Bei der Absetzung von Kosten für einen Laptop oder ein Telefon muss das Unternehmen oder der Freiberufler klar angeben, ob das Gerät auch privat, außerhalb der Geschäftstätigkeit, genutzt wird.
Die Höhe des Steuerabzugs ist direkt an den Prozentsatz der beruflichen Nutzung gekoppelt.
- Mehr als 90 % betriebliche Nutzung: Die Kosten des Wirtschaftsguts sind zu 100 % absetzbar.
- Zwischen 10 % und 90 % betriebliche Nutzung: Die Kosten müssen aufgeteilt werden. Nur der auf die betriebliche Nutzung entfallende Teil ist absetzbar.
- Weniger als 10 % betriebliche Nutzung: Das Wirtschaftsgut gilt als Privatvermögen, und es können keine Kosten abgesetzt werden.
Im Allgemeinen haben die deutschen Finanzbehörden jedoch einen pragmatischen Kompromiss angenommen und akzeptieren eine 50-prozentige Aufteilung für die geschäftliche Nutzung, ohne eine umfangreiche Dokumentation zu verlangen.
Wie man Ausgaben für Laptops und Smartphones dokumentiert und meldet
Die Meldung von Ausgaben in Deutschland ist in die wichtigsten betrieblichen Steuererklärungen integriert.
Für Einzelunternehmer und Personengesellschaften, die die Einnahmenüberschussrechnung anwenden, werden die Ausgaben in der Anlage EÜR gemeldet.
Bei Kapitalgesellschaften sind sie Teil der gesamten Gewinn- und Verlustrechnung.
Arbeitnehmer, die ihre eigene Ausrüstung für die Arbeit kaufen, können den betrieblich genutzten Anteil der Kosten als Werbungskosten in der Anlage N ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung geltend machen.
Abschreibungsverfolgung: Für jeden Vermögenswert, der aktiviert wird (d. h. nicht sofort als GWG oder nach der Ein-Jahres-Regel abgeschrieben wird), muss ein detailliertes Anlagenverzeichnis geführt werden. Dieses Verzeichnis erfasst die Anschaffungskosten des Vermögenswerts, die Abschreibungsmethode, den jährlichen Abschreibungsbetrag und den verbleibenden Buchwert.
Das grundlegende Dokument ist der Kaufnachweis, typischerweise eine detaillierte Rechnung.
Eine falsche Klassifizierung einer Investitionsausgabe als Betriebsausgabe führt zu einer Steuerneufestsetzung durch das Finanzamt. Das Unternehmen haftet für die zu wenig gezahlte Steuer zuzüglich Zinsen.
In Fällen von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit können schwerwiegendere Strafen wegen Steuerhinterziehung verhängt werden.
