Was ist IT-Hardware-Leasing und wie funktioniert es?
IT-Hardware-Leasing ist eine finanzielle Vereinbarung, bei der ein Unternehmen (der sogenannte Leasingnehmer) das Recht erhält, bestimmte IT-Hardware (wie einen Server oder einen Laptop) für einen vorher festgelegten Zeitraum zu nutzen.
Im Gegenzug leistet der Leasingnehmer wiederkehrende Zahlungen an den Leasinggeber, das Finanzunternehmen, das während der gesamten Leasingdauer das rechtliche Eigentum an der Hardware behält.
Am Ende der Vertragslaufzeit hat der Leasingnehmer die Möglichkeit, die Hardware zu einem Vorzugspreis (manchmal nur 1 Euro) zu kaufen.
Leasing ist bei teureren Wirtschaftsgütern wie Lastwagen oder Industriemaschinen sehr beliebt, da es hilft, die Kosten zu verteilen und Unternehmen dabei unterstützt, große Investitionsausgaben zu vermeiden.
In letzter Zeit ist auch das IT-Hardware-Leasing recht populär geworden, insbesondere bei High-End-Geräten.
Wir bei INKI sind ein Device-as-a-Service-Anbieter und keine IT-Hardware-Leasinggesellschaft, haben jedoch umfassende Erfahrung mit den Mechanismen von Leasingverträgen.
Für viele Unternehmen ist das IT-Hardware-Leasing eine gute Möglichkeit, notwendige Computer, Laptops und Telefone zu einem vorhersehbaren monatlichen Preis zu erwerben.
Allerdings haben Leasingverträge viele subtile (und weniger subtile) Nachteile, die sie weitaus teurer machen können als ursprünglich geplant.
Nachfolgend finden Sie einige dieser Bedenken, die jedes Unternehmen berücksichtigen und sorgfältig analysieren sollte, wenn es entscheidet, ob Leasing eine gute Wahl ist.
Ihr Unternehmen wird auf seine Kreditwürdigkeit geprüft
Vor dem Leasing von IT-Hardware muss ein Unternehmen zunächst einen Leasingantrag stellen. Dies erfordert die Bereitstellung wichtiger Finanzdaten, damit der Leasinggeber die Kreditwürdigkeit des Leasingnehmers beurteilen kann.
Bei Standard-Leasingbeträgen, die zwischen 10.000 und 100.000 Euro liegen können, kann der Genehmigungsprozess mit nur 24 bis 48 Stunden überraschend schnell sein.
Im Vergleich dazu können herkömmliche Kreditanträge viele weitere Tage oder sogar Wochen bis zur Genehmigung benötigen.
Das bedeutet, dass es viel schneller ist, neue Geräte durch Leasing zu erwerben, als einen Kredit für deren Kauf aufzunehmen.
Bei größeren Leasingverträgen, die bestimmte Schwellenwerte wie 100.000 Euro oder mehr überschreiten, verlangen Leasinggeber jedoch oft umfassende Finanzunterlagen.
Dazu können vollständige Jahresabschlüsse, detaillierte Geschäftspläne und Prognosen gehören, um den größeren Finanzierungsantrag zu rechtfertigen.
Ein weiterer zu berücksichtigender Punkt ist, dass die meisten Leasinggeber oft Mindesttransaktionswerte haben. Es ist unüblich, Leasingverträge für den Kauf von Gesamtausrüstung im Wert von weniger als 3.000 Euro zu finden, da die Verwaltungskosten zu hoch sind, um rentabel zu sein.
Vorsicht vor versteckten Gebühren in Hardware-Leasingverträgen
Ein weit verbreitetes und kritisches Missverständnis ist, dass der Leasinggeber als Eigentümer alle Nebenkosten des Geräts trägt, wie z. B. Grundsteuern oder Versicherungskosten.
Standard-Leasingverträge übertragen diese Verantwortlichkeiten fast ausnahmslos auf den Leasingnehmer.
Der Vertrag legt fest, dass der Leasingnehmer für die Aufrechterhaltung eines angemessenen Versicherungsschutzes für die Ausrüstung gegen Beschädigung oder Verlust sowie für die Zahlung aller anfallenden Steuern im Zusammenhang mit dem Wirtschaftsgut verantwortlich ist.
Diese Kosten sind in der Regel nicht in der monatlichen Grundrate enthalten und stellen erhebliche „versteckte Kosten“ dar, die in jede Analyse der Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership) einbezogen werden müssen.
Wann das Eigentum übergeht (und wann nicht)
In fast allen Fällen wird das Eigentum an dem geleasten Gerät nach Ablauf der Leasingdauer übertragen. Dies geschieht jedoch typischerweise entweder durch ein Finanzierungsleasing (Finance Lease) oder ein Operating-Leasing:
Das 1-Euro-Kaufleasing. In der Praxis funktioniert dies wie ein „versteckter“ Kredit, bei dem der letztendliche Zweck der Eigentumserwerb des Geräts ist.
Diese Art von Leasing hat höhere monatliche Raten, da sie so berechnet sind, dass sie fast die gesamten Kosten der Ausrüstung plus Zinsen über die Laufzeit abdecken.
Nach Ablauf der Leasingdauer hat der Leasingnehmer die Möglichkeit, das Gerät für einen symbolischen Betrag, oft nur 1 bis 10 Euro, zu kaufen.
Dieses Leasing ist ideal für Unternehmen, die ein Wirtschaftsgut für seine gesamte Nutzungsdauer benötigen, aber die Anschaffungskosten über die Zeit verteilen möchten.
Aus buchhalterischer Sicht wird diese Struktur fast immer als Finanzierungsleasing eingestuft und gilt als Investitionsausgabe (Capital Expense).
Das Leasing zum Marktwert (Fair Market Value, FMV). Im Vergleich dazu wird das FMV-Leasing als „echtes Leasing“ betrachtet und funktioniert eher wie eine Langzeitmiete.
Am Ende der Laufzeit eines FMV-Leasings hat der Leasingnehmer drei Möglichkeiten:
- die Ausrüstung an den Leasinggeber zurückgeben,
- den Leasingvertrag für einen weiteren Zeitraum verlängern,
- oder die Ausrüstung zu ihrem dann aktuellen Marktwert kaufen.
Typischerweise wählen die meisten Leasingnehmer die dritte Option und kaufen das Gerät letztendlich.
Da der Leasinggeber einen großen Teil des Wertes des Wirtschaftsguts durch einen Wiederverkauf zurückgewinnt, sind die monatlichen Raten in der Regel niedriger als bei einem Leasing mit 1-Euro-Kaufoption.
Diese Struktur wird typischerweise als Operating-Leasing eingestuft, und die Ausgaben werden als Betriebsausgaben (Operating Expenses) klassifiziert.
Andere Varianten: Obwohl bei Standard-IT-Hardware seltener, gibt es auch andere Strukturen.
Ein Leasing mit Kaufverpflichtung (Purchase Upon Termination, PUT) verpflichtet den Leasingnehmer beispielsweise, die Ausrüstung am Ende der Laufzeit zu einem vorher vereinbarten Preis zu kaufen, der oft auf 10 % bis 20 % der ursprünglichen Kosten festgelegt ist.
Diese Struktur bietet niedrigere Raten als ein 1-Euro-Kauf, ermöglicht aber dennoch einen Weg zum Eigentum mit bekannten Endkosten.
Vorzeitige Kündigungen sind sehr kostspielig
Ein wichtiger Aspekt eines Hardware-Leasingvertrags ist, dass es sich nicht um eine flexible, monatlich kündbare Miete handelt. Ein Leasingvertrag ist ein rechtsverbindlicher, unkündbarer Finanzvertrag mit fester Laufzeit.
Leasingverträge gelten als flexibel, weil die Leasingnehmer am Ende der Laufzeit wählen können, was geschieht (Rückgabe, Verlängerung oder Kauf des Geräts). Sie haben auch die Möglichkeit, neue Ausrüstung hinzuzufügen.
Ein Leasingvertrag gibt den Leasingnehmern jedoch nicht die Möglichkeit, einen Vertrag vorzeitig zu ändern oder zu beenden. Der Versuch, dies zu tun, hat kostspielige rechtliche und finanzielle Konsequenzen.
Finanzielle Strafen: Ein Leasingnehmer, der einen Leasingvertrag vorzeitig kündigt, muss in der Regel die Summe aller verbleibenden vertraglich geschuldeten Raten zahlen. In vielen Fällen wird dieser Betrag sofort als Einmalzahlung fällig, oft mit geringem oder keinem Nachlass für die vorzeitige Zahlung.
Zusätzlich enthält der Vertrag wahrscheinlich Strafgebühren für die vorzeitige Kündigung, die bis zu 10 % des Restbetrags betragen können.
Rechtliche Konsequenzen: Aus rechtlicher Sicht stellt eine vorzeitige Kündigung durch den Leasingnehmer einen Vertragsbruch dar. Dies berechtigt den Leasinggeber, auf die Einziehung des vollen erwarteten Wertes des Leasingvertrags zu klagen.
Dies kann zu kostspieligen Rechtsstreitigkeiten und gerichtlich angeordneten Urteilen über den gesamten geschuldeten Betrag führen.
Bonitäts- und Reputationsschaden: Ein Zahlungsausfall bei einem Leasingvertrag ist ein negatives Ereignis, das an Wirtschaftsauskunfteien gemeldet wird. Dies kann die Kreditwürdigkeit des Unternehmens erheblich schädigen und es zukünftig schwieriger und teurer machen, jegliche Form von Krediten und Leasingverträgen zu erhalten.
Die Kosten für die Einhaltung solcher Anforderungen können so prohibitiv sein, dass sie den Leasingnehmer praktisch zwingen, eine teure Kaufoption zum Marktwert auszuüben, selbst wenn er nicht die Absicht hatte, die veraltete Ausrüstung zu behalten.
Für Unternehmen, die Wert auf Flexibilität legen und Geräte jederzeit zurückgeben können möchten, ist ein Device-as-a-Service (wie der, den wir bei INKI anbieten) im Allgemeinen eine weitaus bessere Wahl.
Denn bei Device-as-a-Service können Sie Verträge jederzeit kündigen, ohne sich um langfristige Verpflichtungen kümmern zu müssen.
Ein Hardware-Leasingvertrag wird oft als Investitionsausgabe betrachtet
Aus steuerlicher und buchhalterischer Sicht besteht der Hauptvorteil eines Leasingvertrags darin, dass er im Vergleich zum direkten Kauf des Geräts leichter von der Steuer absetzbar sein sollte.
Dies liegt daran, dass Leasingverträge typischerweise als Betriebsausgabe (Operating Expense) klassifiziert werden, während der Kauf von Laptops, Smartphones und anderer IT-Hardware als Investitionsausgabe (Capital Expense) eingestuft wird.
Betriebsausgaben können in der Steuerperiode, in der sie anfallen, vollständig abgesetzt werden, während Investitionsausgaben in der Regel über mehrere Jahre abgeschrieben werden.
Jüngste Änderungen in der Rechnungslegung erzwingen jedoch eine Neuklassifizierung einiger Leasingverträge als Investitionsausgaben, es sei denn, sie werden durch Kredite finanziert.
Dies ist der Fall bei Finanzierungsleasing (auch als Capital Lease bekannt). Ein Capital- oder Finanzierungsleasing wird wie der Kauf eines Wirtschaftsguts behandelt.
Das bedeutet, dass das geleaste Wirtschaftsgut in der Bilanz als Anlagevermögen erfasst wird, zusammen mit der Verbindlichkeit, die mit der Bezahlung des Leasings verbunden ist.
Aus buchhalterischer Sicht bedeutet dies, dass die Ausgabe sowohl als Investitionsausgabe (da das Wirtschaftsgut selbst im Laufe der Zeit abgeschrieben wird) als auch als Betriebsausgabe (da der Leasingnehmer Zinsen für das Leasing zahlen muss) behandelt wird.
Daher führt ein Capital Lease zu Ausgaben, die für eine Investitionsausgabe charakteristisch sind, nicht für eine einfache betriebliche.
Ein Operating-Leasing wird typischerweise als Betriebsausgabe betrachtet. Wenn ein Unternehmen ein Operating-Leasing eingeht, muss es ein Nutzungsrecht (Right-of-Use, ROU) als Vermögenswert und eine entsprechende Leasingverbindlichkeit in seiner Bilanz ausweisen.
Die Erfassung der Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung unterscheidet sich jedoch von einem Finanzierungsleasing. Anstelle separater Abschreibungs- und Zinsaufwendungen werden die Leasingraten als eine einzige Leasingaufwendung erfasst.
Diese Aufwendung wird als Betriebsausgabe klassifiziert und spiegelt die Natur des Leasings als Kosten für die Nutzung eines Wirtschaftsguts für einen bestimmten Zeitraum wider, anstatt des Erwerbs des Eigentums daran.
Leasinggesellschaften sollten viele zusätzliche Dienstleistungen anbieten
Ein moderner Leasing-Service sollte nicht nur ein Finanzierungsmechanismus zum Erwerb neuer Geräte sein. Eine Leasinggesellschaft sollte idealerweise eine lange Liste von Dienstleistungen anbieten, um ihre höheren Kosten (im Vergleich zu Direktkäufen) und strengen Vertragsbedingungen zu rechtfertigen:
Idealerweise sollte ein Leasingvertrag so strukturiert sein, dass er wesentliche Dienstleistungen zusammen mit der Hardware bündelt.
Zu diesen wesentlichen Dienstleistungen sollten die Wartung der Geräte und der technische Support gehören.
Das bedeutet, dass der Leasinggeber für die Koordinierung von Reparaturen oder Ersatzlieferungen verantwortlich ist, wenn ein geleastes Gerät eine Störung hat.
Diese Regelung schützt den Leasingnehmer vor unvorhersehbaren Kosten und Betriebsunterbrechungen im Zusammenhang mit Hardwareausfällen.
Durch die Integration von Garantiemanagement und Reparaturlogistik in den Leasingvertrag entlastet der Anbieter die interne IT-Abteilung des Leasingnehmers von einer erheblichen administrativen und technischen Belastung.
Leasingprogramme können Software- und Deployment-Services umfassen.
Leasingverträge können so strukturiert werden, dass notwendige Softwarelizenzen, wie Betriebssysteme und Geschäftsanwendungen, in einer einzigen monatlichen Zahlung gebündelt sind. Dies vereinfacht das Software-Asset-Management und konsolidiert die Abrechnung.
Viele Anbieter bieten auch Vorkonfigurationsdienste an. Bevor ein einziges Gerät versendet wird, kann es mit der spezifischen Unternehmenssoftware des Leasingnehmers vorkonfiguriert werden, einschließlich aller notwendigen Anwendungen, Sicherheitsrichtlinien, Netzwerkeinstellungen und Benutzerkonfigurationen.
Schließlich sollten sich viele Leasinggesellschaften um die Entsorgung der Geräte am Ende ihrer Lebensdauer kümmern.
Das Ende der Nutzungsdauer eines IT-Wirtschaftsguts markiert den Beginn eines komplexen und risikoreichen Prozesses, der als IT Asset Disposition (ITAD) bekannt ist.
Für Unternehmen, die ihre Geräte besitzen, bedeutet dies, alternde Hardware zu sammeln, einen sicheren Lagerort zu finden, Daten zu löschen und dabei Umwelt- und Datensicherheitsvorschriften einzuhalten.
Dies sind die Mindestleistungen, die in einem IT-Hardware-Leasingvertrag enthalten sein sollten, damit er kosteneffektiv ist.
Denn diese Dienstleistungen zusammen werden die Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit der Handhabung und Verwaltung von Geräten erheblich vereinfachen.
Diese Arten von Dienstleistungen sind typischerweise in ähnlichen Geräteeigentumsmodellen wie DaaS zu finden, daher sollten sie für die meisten Leasinggeber nicht unmöglich zu realisieren sein.
Es ist schwierig, die Hardware aufzurüsten
Die meisten Standard-Leasingverträge verbieten dem Leasingnehmer ausdrücklich, Änderungen, Ergänzungen oder Upgrades an der Ausrüstung ohne die vorherige schriftliche Zustimmung des Leasinggebers vorzunehmen.
Das bedeutet, dass das Aufrüsten bestehender Hardware oder sogar das Herumbasteln daran außerhalb des normalen Gebrauchs die Garantie erlöschen lassen und sogar Vertragsstrafen nach sich ziehen kann.
Das bedeutet, dass das Hinzufügen eines neuen RAM-Moduls, das Austauschen eines Bildschirms oder das Ersetzen einer Komponente nur vom Leasinggeber oder von vom Leasinggeber genehmigten Partnern durchgeführt werden kann.
Dies ist kein großes Problem für typische IT-Hardware wie Laptops und Smartphones, kann aber bei anderen Geräten wie Desktop-PCs oder Servern problematisch sein, bei denen der Austausch verschiedener Komponenten durchaus üblich und erwartet ist.
