Was ist CapEx vs. OpEx?
Investitionsausgaben (CapEx) sind bedeutende, langfristige Investitionen, die ein Unternehmen in physische Vermögenswerte tätigt.
Stellen Sie sich diese als größere, einmalige Anschaffungen vor, die über viele Jahre hinweg einen Wert liefern werden. Beispiele hierfür sind der Kauf eines Gebäudes, die Anschaffung einer Fahrzeugflotte oder der Erwerb von Schwermaschinen.
In der Gewinn- und Verlustrechnung wird CapEx nicht vollständig von den Einnahmen im Jahr der Anschaffung abgezogen. Stattdessen werden die Kosten über die Nutzungsdauer des Vermögenswerts durch einen Prozess namens Abschreibung verteilt.
Kauft ein Unternehmen beispielsweise ein Auto im Wert von 100.000 Euro, kann es nicht im selben Jahr 100.000 Euro als Aufwand verbuchen. Stattdessen muss es die gesamte Summe über 5 Jahre verteilen (20.000 Euro im ersten Jahr, weitere 20.000 im zweiten Jahr usw.).
Das bedeutet, dass das Unternehmen im ersten Jahr mehr Steuern zahlt, in den Folgejahren jedoch weniger.
Betriebsausgaben (OpEx) hingegen sind die täglichen Kosten für den Betrieb eines Unternehmens. Dies sind laufende Ausgaben, die erforderlich sind, um den Betrieb aufrechtzuerhalten und reibungslos zu gestalten.
Beispiele hierfür sind Mitarbeitergehälter, Miete, Nebenkosten, Marketingkosten und Wartungsgebühren. OpEx ist in der Abrechnungsperiode, in der sie anfallen, vollständig steuerlich absetzbar.
Gibt ein Unternehmen beispielsweise 100.000 Euro pro Jahr für Strom aus, kann es die gesamte Summe in diesem Jahr als Aufwand verbuchen, was seine Steuern weitaus stärker senkt, als wenn die Ausgabe als CapEx kategorisiert würde.
Sollte ein Unternehmen CapEx oder OpEx wählen?
Die Entscheidung, von CapEx auf OpEx umzusteigen, ist fast immer eine geschäftliche Entscheidung, keine buchhalterische.
CapEx wird für den Kauf von materiellen Vermögenswerten wie Computern, Servern, Autos, Gebäuden usw. verwendet.
Unternehmen besitzen diese Vermögenswerte und können daher damit machen, was sie wollen.
CapEx ist tendenziell auch langfristig kostengünstiger, wenn Unternehmen die Vermögenswerte konstant und mit voller Auslastung nutzen.
Im Vergleich dazu sind OpEx geringe, wiederkehrende Ausgaben für den Kauf verschiedener Arten von Geschäftsdienstleistungen wie Cloud-Hosting-Dienste, Dienstleistungen von Freiberuflern, Mietdienste usw.
Der größte Vorteil von OpEx, neben den kurzfristigen Steuervorteilen, ist, dass OpEx-Ausgaben flexibel sind und jederzeit gekündigt, erhöht oder ersetzt werden können, wann immer ein Unternehmen dies wünscht.
Insgesamt bietet CapEx mehr Kontrolle und langfristige Kosteneinsparungen, opfert aber kurzfristige Flexibilität. CapEx zwingt Unternehmen auch, teure Wetten auf Vermögenswerte einzugehen, die sie möglicherweise nicht voll auslasten können.
OpEx hat die entgegengesetzten Vorteile und Probleme. Es ermöglicht Unternehmen, mehr kurzfristige Risiken und Experimente einzugehen, kann aber auf lange Sicht teuer werden.
Die größten Vorteile der Umstellung von CapEx auf OpEx
Wie bereits erwähnt, besteht der Hauptvorteil von OpEx darin, dass es Unternehmen ermöglicht, flexibel zu sein, zu experimentieren und kurzfristige Risiken einzugehen, ohne zu viel Startkapital zu investieren.
Barmittel schonen und Liquidität verbessern: OpEx-Modelle vermeiden hohe Vorabkosten und setzen so Barmittel für andere wichtige Geschäftsbereiche wie Innovation, Marketing oder Personalbeschaffung frei. Unternehmen können das Kapital auch für schlechte Zeiten zurückhalten oder während sie nach Geschäftsmöglichkeiten suchen.
Flexibilität und Skalierbarkeit: Kurzfristig ist das Mieten oder Abonnieren von Diensten kostentechnisch weitaus flexibler als der Besitz.
Ein OpEx-Modell ermöglicht es einem Unternehmen, Ressourcen (wie Fahrzeuge, Laptops, Werbekosten, Software-Nutzungsguthaben usw.) sehr schnell und als Reaktion auf Marktveränderungen hinzuzufügen oder zu entfernen.
Während einer Cashflow-Krise können Unternehmen, die OpEx bevorzugen, ihre Betriebskosten sehr schnell senken, während Unternehmen, die CapEx bevorzugen, auf verschiedenen Vermögenswerten sitzen bleiben, die an Wert verlieren, aber keine Einnahmen generieren.
Unternehmensfinanzen und Kapitalproduktivität verbessern: Geringeres CapEx kann zu einer höheren Gesamtkapitalrentabilität (ROA) und einer gesünder aussehenden Bilanz führen, was für Investoren und Kreditgeber attraktiv sein kann.
Darüber hinaus kann OpEx die Lebensdauer und Produktivität bestehender Kapitalanlagen verbessern, indem intensive Prozesse stattdessen auf OpEx verlagert werden.
Beispielsweise könnte ein Transportunternehmen ein separates Fahrzeug für Routen mieten, auf denen schwere Lasten auf Straßen von schlechter Qualität transportiert werden müssen.
Ein IT-Unternehmen könnte cloud-basierte Server und Dienste (OpEx) für ressourcenintensive Aufgaben wie das Rendern von hochauflösenden Videos nutzen, anstatt diese Aufgaben auf ihren lokalen Servern (CapEx) auszuführen.
In beiden Situationen schützt OpEx die Vermögenswerte des Unternehmens vor langfristiger Abnutzung.
Zugang zur neuesten Technologie: Das Abonnieren von Diensten (wie Device-as-a-Service) stellt sicher, dass ein Unternehmen immer Zugang zu den neuesten Versionen und Technologien hat, ohne ständig teure Upgrades durchführen zu müssen.
Ein Device-as-a-Service-Anbieter macht es für ein Unternehmen zum Beispiel kostengünstig, seine gesamte Laptop-Flotte alle 2 Jahre zu ersetzen, da es im ersten Monat nur einen Bruchteil des vollen Preises des Geräts ausgeben muss.
Mit CapEx sind Unternehmen finanziell an alte Technologie (wie Laptops, Server usw.) gebunden, bis diese kaputtgehen oder das Ende ihres Lebenszyklus erreichen.
Dies kann gegen Ende des Gerätelebenszyklus problematisch sein, da sie tendenziell nicht mehr so leistungsfähig sind wie zu Beginn oder wichtige Funktionen neuerer Modelle fehlen.
Methoden zur Umstellung von CapEx auf OpEx
Unter Berücksichtigung all dessen, was oben gesagt wurde, sind hier die besten Methoden für ein Unternehmen, seine Ausgaben mehr von CapEx auf OpEx zu verlagern und alle Vorteile zu nutzen.
Auf Miete oder Operating-Leasing umsteigen
Mieten ist die häufigste Form, Kosten auf OpEx zu übertragen. Anstatt etwas direkt zu kaufen, entscheidet sich ein Unternehmen stattdessen dafür, es zu mieten.
Heutzutage kann fast alles, was ein Unternehmen benötigt, gemietet werden. Dazu gehören Produktionsanlagen, Fahrzeuge usw.
Ähnlich wie das Mieten ist ein Operating-Leasing, durch das ein Unternehmen das Recht erwirbt, einen Vermögenswert für einen bestimmten Zeitraum zu nutzen, ohne jedoch das Eigentum zu übertragen.
Bei einem Operating-Leasing leistet das Unternehmen regelmäßige Zahlungen, die als OpEx verbucht werden, und der Vermögenswert verbleibt in der Bilanz des Leasinggebers. Dies wird häufig für Gegenstände wie Flugzeuge, Schwermaschinen und Büroausstattung verwendet.
Beide Methoden sind ziemlich ähnlich. Die Hauptunterschiede bestehen darin, dass Mietverträge in der Regel kurzfristig sind (von Monat zu Monat), während ein Operating-Leasing langfristiger ist (typischerweise ein Jahr oder mehr).
Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass der Leasinggeber (die Partei, der die Ausrüstung gehört) im Allgemeinen fast das gesamte Risiko und die Verwaltung im Zusammenhang mit der Nutzung der Ausrüstung übernimmt: Verschleiß, Versicherung, Zertifizierung usw.
Device-as-a-Service für Büro-Hardware nutzen
Anstatt Laptops, Drucker und Server direkt zu kaufen, können Unternehmen ein Device-as-a-Service (DaaS)-Modell nutzen, wie unser eigenes bei INKI.
Gegen eine vorhersehbare monatliche Gebühr vermietet ein DaaS-Anbieter seinen Kunden verschiedene Geräte wie Laptops, Smartphones, Monitore usw.
Darüber hinaus verwaltet ein DaaS-Anbieter diese Hardware im Namen seiner Kunden. Das bedeutet, dass Garantien, Reparaturen, Versicherungen usw. alle vom DaaS-Anbieter verwaltet werden.
Dieses Abonnement umfasst die Geräte, Support, Wartung und regelmäßige Upgrades und verwandelt so eine große Investitionsausgabe in eine einfache Betriebsausgabe.
Verschiedene Geschäftsprozesse auslagern (Outsourcing)
Outsourcing von Nicht-Kernfunktionen ist eine weitere Möglichkeit, CapEx in OpEx umzuwandeln.
Für IT-Unternehmen ist der häufigste Weg, Ausgaben auszulagern, der Verzicht auf den Kauf hauseigener Server und die Einstellung von IT-Personal.
Stattdessen verlagern sie ihren gesamten Rechenbedarf auf Cloud-Computing-Dienste wie Amazon Web Services (AWS) oder Microsoft Azure und zahlen eine monatliche Gebühr basierend auf der Nutzung (OpEx).
Für produktbasierte Unternehmen vermeidet das Outsourcing der Fertigung an einen Auftragsfertiger die massive Kapitalinvestition, die für den Bau und die Ausstattung einer Fabrik erforderlich ist.
Die gleiche Logik gilt für Transportunternehmen, die die Fahrzeugflotte im Rahmen eines Operating-Leasings erwerben können usw.
Sale-and-Leaseback-Transaktionen
Ein Sale-and-Leaseback ist eine Finanztransaktion, bei der ein Unternehmen einen Vermögenswert, den es bereits besitzt – wie seinen Hauptsitz oder ein Rechenzentrum – verkauft und ihn dann sofort vom neuen Eigentümer zurückleast.
Diese Strategie setzt das im Vermögenswert gebundene Kapital frei und sorgt für eine erhebliche Geldspritze. Das Unternehmen nutzt den Vermögenswert wie bisher weiter, aber die Eigentumskosten werden durch regelmäßige Leasingzahlungen ersetzt, die als OpEx klassifiziert werden.
Wir bei INKI führen solche Operationen recht häufig durch, bei denen wir die gesamte Geräteflotte eines Unternehmens aufkaufen und sie dann zu einem Vorzugspreis wieder an dasselbe Unternehmen vermieten, während wir alle Aufgaben der Geräteverwaltung übernehmen.
Einen Managed Service Provider nutzen
Managed Services verlagern die Finanzen eines Unternehmens im Allgemeinen von einem „Kaufen-und-Besitzen“-Modell (CapEx) zu einem „Pay-as-you-go“-Abonnementmodell (OpEx).
Anstatt einen Vermögenswert zu kaufen, zahlen Sie einem Managed Service Provider (MSP) eine wiederkehrende Gebühr, um ein bestimmtes Ergebnis oder eine Dienstleistung zu erbringen. Der MSP besitzt, wartet und verwaltet die zugrunde liegenden Vermögenswerte, die zur Erbringung dieser Dienstleistung erforderlich sind.
Um zu sehen, wie ein MSP helfen kann, CapEx auf OpEx umzustellen, stellen wir uns ein Unternehmen vor, das seine Cybersicherheit verbessern möchte.
- Mit CapEx: Ein Unternehmen kauft teure Firewall-Hardware, Systeme zur Angriffserkennung und Sicherheitssoftware. Es muss auch Personal einstellen oder schulen, um diese Systeme zu verwalten und zu überwachen.
- Mit MSPs und OpEx: Das Unternehmen arbeitet mit einem auf Cybersicherheit spezialisierten Managed Service Provider (MSP) zusammen.
Dieser MSP bietet dem Kundenunternehmen eine Lösung, die alles enthält, was der Kunde benötigt: Firewall-Management, 24/7-Bedrohungsüberwachung, Reaktion auf Vorfälle und spezialisiertes Fachwissen.
Für all dies zahlt das Unternehmen dem MSP eine absetzbare monatliche Gebühr, die als OpEx kategorisiert wird.
Franchising-Vereinbarungen
Ein Unternehmen kann sein Geschäft durch Franchising erweitern.
Anstatt neue unternehmenseigene Standorte zu eröffnen und zu finanzieren (eine CapEx-intensive Strategie), lizenziert das Unternehmen seine Marke und sein Geschäftsmodell an unabhängige Franchisenehmer.
Der Franchisenehmer trägt die Kapitalkosten für die Einrichtung des neuen Standorts, während der Franchisegeber wiederkehrende Lizenz- und Gebührenzahlungen erhält, die als Einnahmen aus OpEx-bezogenen Aktivitäten klassifiziert werden.
Dies ermöglicht eine schnelle Expansion mit minimalem Kapitalaufwand seitens der Muttergesellschaft.
Anerkennung von Forschungs- und Entwicklungsausgaben (F&E)
Obwohl einige F&E-Kosten aktiviert werden müssen, können Unternehmen ihre F&E-Ausgaben rechtlich so strukturieren, dass der Anteil, der als OpEx verbucht wird, maximiert wird.
Durch die sorgfältige Definition der Projektphasen und die Dokumentation der fehlenden „technologischen Machbarkeit“ für einen längeren Zeitraum kann ein Unternehmen mehr seiner F&E-Kosten im Frühstadium als Betriebsausgaben klassifizieren, bevor es verpflichtet ist, sie zu aktivieren.
Dies erfordert die strikte Einhaltung der Rechnungslegungsstandards und eine gründliche Dokumentation.
