Ein Business Budget ist ein extrem nützliches Tool für jedes Unternehmen, ob groß oder klein, da es Unternehmensinhaber dabei unterstützt (oder dazu zwingt), zu analysieren, wie Geld im Unternehmen ausgegeben und verdient wird.
Tatsächlich ist nicht das Budget selbst wichtig, sondern der eigentliche Budgetierungsprozess, der die wertvollsten Informationen liefert, die ein Business wirklich verbessern können.
Für viele Unternehmer fühlt sich das Wort „Budget“ restriktiv an, da sie ein Budget als Handschellen für ihre geschäftlichen Instinkte wahrnehmen. In der Realität bietet ein Budget mehr Freiheit, da es aufzeigt, welche Risiken finanziell möglich sind und welche Risiken zu teuer sind.
Dieser Guide führt Sie durch die Architektur eines funktionalen Business Budgets und geht über die einfache Dateneingabe hinaus hin zur strategischen Finanzplanung.
Warum ein Budget für kleine Unternehmen wichtig ist
Das Budget als Tool zur Business-Analyse
Das Business Budget ist die erste und zugänglichste Ebene der Business Analytics.
Wenn Sie sich hinsetzen, um Ihre Zahlen zu forecasten, sind Sie gezwungen, den Optimismus beiseite zu legen und auf die Kernmechanik Ihres Unternehmens zu schauen.
Diese tiefe Analyse zwingt Sie dazu, kritische Geschäftsindikatoren zu berechnen, die oft ignoriert werden:
- COGS (Cost of Goods Sold): Wie viel kostet es wirklich, Ihr Produkt herzustellen?
- CAC (Customer Acquisition Cost): Wie hoch sind die Marketingausgaben, um einen zahlenden Kunden zu gewinnen?
- Burn Rate: Wie viel Geld verbrauchen Sie monatlich, nur um den täglichen Betrieb aufrechtzuerhalten?
- Customer Lifetime Value: Der Gesamtbetrag, den ein Kunde voraussichtlich während der gesamten Geschäftsbeziehung in Ihrem Unternehmen ausgeben wird, nicht nur beim ersten Kauf.
- Usw.
Ein Budget hilft, unproduktive Kosten und versteckte Gewinnquellen zu finden
Ein granulares Budget fungiert als Filtersystem. Es deckt unproduktive Kosten auf, wie das wiederkehrende Software-Abonnement, das niemand nutzt, den Marketingkanal, der zwar Likes, aber keine Sales bringt, oder die Bürovorteile, die die Moral nicht verbessern.
Budgeting hilft Ihnen jedoch auch, versteckte Gewinnquellen zu finden. Sie könnten entdecken, dass Service A zwar den meisten Umsatz generiert, aber die höchsten Kosten hat, was ihn weniger profitabel macht als den bescheiden wirkenden Service B. Ein Budget hilft Ihnen, Ihren Fokus auf Einnahmequellen zu verlagern, die wirklich profitabel sind, anstatt nur auf dem Papier beeindruckend auszusehen.
Accounting Budget vs. Business Budget
Bevor Sie eine Tabelle öffnen, ist es wichtig, zwischen zwei oft verwechselten Konzepten zu unterscheiden: dem Accounting Budget und dem Business Budget.
Das Accounting Budget
Dieses ist Compliance-fokussiert. Es wird oft für externe Behörden wie Banken oder Steuerprüfer erstellt. Es wird häufig von einer Finanzabteilung oder einem externen Buchhalter verwaltet. Seine Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass die Zahlen stimmen, Steuern korrekt geschätzt werden und das Unternehmen solvent bleibt (seine Schulden bezahlen kann).
Einige der Fragen, die es beantwortet, sind: „Können wir die Bank bezahlen?“, „Wie viel müssen wir an Steuern zahlen?“, „Klassifizieren wir unsere Ausgaben richtig?“.
Es ist historisch, starr und folgt strengen GAAP-Standards (Generally Accepted Accounting Principles). Es blickt zurück, um darüber zu berichten, was passiert ist.
Das Business Budget (Operatives Budget)
Das operative Budget ist strategisch fokussiert. Es ist ein internes Tool für Sie und Ihr Management-Team.
Operative Budgets blicken generell in die Zukunft, sind flexibel und hauptsächlich darauf ausgelegt, die Entscheidungsfindung zu leiten.
Ein Accounting Budget fragt: „Haben wir jede Ausgabe und Einnahme korrekt verbucht?“, aber ein operatives Budget fragt: „Wird die Einstellung von zwei neuen Verkäufern nächsten Monat unseren Umsatz steigern?“
Wenn Sie ein Business Manager sind, der sein Unternehmen vergrößern möchte, sollte Ihr Fokus auf dem operativen Budget liegen.
Budgeting-Tools für kleine Unternehmen
Excel ist das zweitbeste Tool für alles (inklusive der Erstellung von Budgets)
Für die meisten Unternehmen sollten Excel (oder auch Google Sheets) mehr als ausreichen, um ein nützliches Budget zu erstellen.
Die Hauptvorteile von Excel sind:
- Flexibilität: Sie können die Zeilen und Spalten an Ihr spezifisches Geschäftsmodell anpassen.
- Kosten: Es ist effektiv kostenlos.
- Vertrautheit: Wenn Sie Formeln manuell eingeben, verstehen Sie die Beziehungen zwischen Ihren Zahlen. Sie lernen genau, wie sich ein Anstieg der Materialkosten um 10% auf Ihren Gewinn auswirkt.
Um Excel jedoch gut nutzen zu können, sollten Sie einige seiner grundlegenden Features beherrschen:
SUMIFS / COUNTIFS:
Im Gegensatz zu normalem SUM/COUNT ermöglichen es Ihnen SUMIFS / COUNTIFS, Zahlen nur dann zu summieren, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen.
Beispiel: „Summiere alle Ausgaben, WENN die Abteilung ‚Sales‘ ist UND der Monat ‚Januar‘ ist.“
PivotTables
PivotTables sind der schnellste Weg, Daten zusammenzufassen, ohne Formeln zu schreiben. Sie ermöglichen es Ihnen, Vergleiche, Muster und Trends zu sehen, indem Berechnungen wie Summen oder Durchschnitte auf Daten durchgeführt werden, die nach verschiedenen Kategorien gruppiert sind, ohne komplexe Formeln schreiben zu müssen.
XLOOKUP / VLOOKUP:
Diese Features sind essenziell für den Vergleich von Tabellen. Wenn Sie Ihr „Budget“ in einem Blatt und Ihre „Ist-Werte“ (exportiert von Ihrer Bank) in einem anderen haben, führt XLOOKUP diese zusammen, sodass Sie sie Seite an Seite vergleichen können.
Tools zur Unterstützung bei der Datenvisualisierung
Databox (Kostenlose Version):
Databox ist ein Tool zur Datenvisualisierung, mit dem Sie die wichtigen Geschäftsindikatoren Ihres Unternehmens in Echtzeit sehen können (wie beim Blick auf eine Anzeigetafel).
Der kostenlose Account lässt Sie 3 Databoards erstellen. In jedem Databoard können Sie verschiedene Arten von Informationsquellen einbinden: Verbindlichkeiten, Guthaben auf der Bank, Umsatz usw.
Der Hauptvorteil von Databox ist seine Flexibilität und die guten Integrationen mit populärer Accounting-Software.
Microsoft Power BI (Desktop Version):
Power BI ist großartig für tiefgehende, komplexe Datenverarbeitung.
Die Desktop Version ist komplett kostenlos und unglaublich leistungsstark. Sie können sich mit fast jeder Datenquelle verbinden und interaktive Reports erstellen.
Leider können Sie die Reports nicht online mit Ihrem Team „teilen“, es sei denn, Sie bezahlen für eine Pro-Lizenz. Sie müssen die Datei per E-Mail versenden oder während Meetings präsentieren.
Wann sollte man upgraden?
Wechseln Sie zu automatisierter Accounting-Software (wie QuickBooks, Xero oder spezialisiertem Budgeting-SaaS) erst dann, wenn Ihr Transaktionsvolumen zu hoch wird, um es manuell zu verwalten, oder wenn Sie eine Echtzeit-Integration mit Ihren Bank-Feeds benötigen. Selbst dann exportieren viele Buchhalter Daten zur Analyse wieder zurück nach Excel.
Budgetierungsmethoden
Wie Sie Ihr Budget aufbauen, ist wichtiger als das Budget selbst. Es gibt hierfür drei primäre Denkschulen:
Inkrementelle Budgets
Dies ist die „Plus-oder-Minus“-Methode. Sie nehmen die tatsächlichen Zahlen des letzten Jahres und addieren einen Prozentsatz (Beispiel: „Wir erwarten ein Wachstum von 10%, also erhöhen wir das Budget um 10%“).
Die Vorteile sind, dass es schnell und einfach geht.
Die Nachteile sind, dass es Faulheit fördert. Es geht davon aus, dass alle aktuellen Ausgaben notwendig und effizient sind, was selten der Fall ist. Es wird beim Budgeting oft als „Verbrauchen oder verlieren“ bezeichnet.
Zero-Based Budgeting (ZBB)
Dies ist die rigoroseste Methode und sehr empfehlenswert für kleine Unternehmen und Startups.
Es funktioniert so, dass Sie bei der Erstellung eines Budgets jedes einzelne Jahr bei 0 beginnen. Sie fügen dann Ausgaben und Einnahmen Stück für Stück zum Budget hinzu.
Jede einzelne Ausgabe, Miete, Gehälter, Büromaterial, Software, muss gerechtfertigt werden, um in das Ausgabenbudget für das neue Jahr aufgenommen zu werden.
Der Vorteil ist, dass es rücksichtslos Verschwendung eliminiert. Es zwingt Sie dazu zu fragen: „Brauchen wir das tatsächlich?“, anstatt „Wie viel haben wir letztes Jahr dafür ausgegeben?“.
Der Nachteil ist, dass die Erstellung zeitaufwendig ist und Sie riskieren, vitale Ausgaben zu streichen, wenn Sie nicht vorsichtig genug sind.
Activity-Based Budgeting
Diese Methode arbeitet rückwärts von einem Ziel aus. Wenn Ihr Ziel darin besteht, 1.000 neue Kunden zu gewinnen, bestimmen Sie die Aktivitäten, die erforderlich sind, um diese zu bekommen (Ads, Sales-Calls, Onboarding) und die Kosten, die mit diesen Aktivitäten verbunden sind.
Die Vorteile sind, dass es hochgradig strategisch und zielorientiert ist.
Der Nachteil ist, dass es tiefes Wissen über Ihre Conversion-Metriken erfordert. Wenn Sie kein Vertrauen in Ihre Geschäftsinformationen haben, riskieren Sie Entscheidungen, die entweder zu sicher oder zu riskant sind.
Was in einem Budget für Kleinunternehmen enthalten sein sollte
Ihr Budget sollte ein lebendiges Dokument sein, das spezifische, unterschiedliche Elemente enthält. Werfen Sie nicht alles in die Kategorien „Umsatz“ oder „Ausgaben“.
Prognostizierter Umsatz (nach Quelle)
Seien Sie hier vorsichtig. Optimismus ist großartig, um hohe Ziele zu setzen, aber operative Budgets sollten in einer plausiblen Realität verankert sein.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Umsätze nach Quellen aufschlüsseln:
- Produkt A
- Produkt B
- Consulting Services
- Wiederkehrende Abonnements
- Usw.
Fixkosten
Dies sind die Ausgaben, die anfallen, egal ob Sie einen Verkauf tätigen oder eine Million. Sie sind Ihre „finanzielle Schwerkraft“.
- Miete/Leasing: Büro- oder Lagerfläche.
- Gehälter: Vollzeitmitarbeiter (keine Freelancer/Auftragnehmer).
- Versicherungskosten: Eigentum, Fahrzeuge, Gesundheit.
- Gewerbesteuern & Lizenzen: Staatliche und lokale Gebühren.
- Software und Technologie: Die wichtigsten Abonnements, die Ihr Unternehmen zum Betrieb benötigt.
Variable Kosten
Diese Kosten schwanken im direkten Verhältnis zu Ihrem Verkaufsvolumen.
- Rohstoffe/COGS: Das physische Zeug, das Sie verkaufen.
- Lieferung/Versand: Logistikkosten.
- Nebenkosten: Strom, Wasser, Müllentsorgung usw.
- Provisionen: Auszahlungen an den Vertrieb.
- Zahlungsabwicklungsgebühren: Kreditkartengebühren (normalerweise ~2,9%).
Rücklagen
Dieser Abschnitt wird häufig ignoriert, ist aber sehr wichtig. Sie müssen für das Unbekannte budgetieren. Ausrüstung wird ausfallen. Ein Kunde wird spät zahlen. Eine Pandemie könnte passieren.
Rücklagen können jedoch auch genutzt werden, um unerwartete Chancen zu ergreifen: wichtige Materialien zu niedrigen Preisen kaufen, einen extrem kompetenten Mitarbeiter einstellen usw.
Prognostizierter Gewinn
Dies ist das mathematische Ergebnis der Gleichung:
Umsatz – (Fixkosten + Variable Kosten + Rücklagen).
Best Practices bei der Erstellung von Budgets
Kosten reduzieren vs. optimieren
Große Unternehmen konzentrieren sich oft auf Budgetoptimierung statt auf Kostenreduzierung. Zum Beispiel verschieben sie Geld von Abteilung A nach Abteilung B, um 1% Effizienz zu gewinnen.
Für kleine Unternehmen muss der Fokus jedoch auf der Kostenreduzierung liegen.
In den frühen Phasen eines Unternehmens ist Cashflow Sauerstoff. Optimierung ist ein Luxus; Überleben ist eine Notwendigkeit.
Unternehmen in diesem Stadium sollten darauf schauen, so viele Kosten wie möglich zu senken, nicht darauf, kleine Optimierungen vorzunehmen.
Optimierung: Einen 5%igen Rabatt auf eine Software-Suite aushandeln.
Reduzierung: Realisieren, dass Sie die Software-Suite überhaupt nicht benötigen, und den Posten komplett streichen.
Adoptieren Sie eine Denkweise des „finanziellen Minimalismus“. Wenn eine Ausgabe nicht direkt dazu beiträgt, einen Kunden zu gewinnen oder eine Bestellung zu erfüllen, muss sie gelöscht werden.
Budgetzahlen mit realen Zahlen vergleichen
Der Wert eines Budgets kommt aus der Abweichungsanalyse.
Sie müssen häufig und regelmäßig Ihre tatsächlichen Ausgaben mit Ihren budgetierten Ausgaben vergleichen.
Frequenz: Tun Sie dies monatlich. Keine Ausnahmen.
Die Abweichung: Wenn Sie 500 $für Marketing budgetiert haben, aber 800$ ausgegeben haben, ist das eine negative Abweichung.
Warum: Die Zahlen sagen Ihnen, was passiert ist; Sie müssen herausfinden, warum. Sind die Ad-Kosten gestiegen? Haben Sie vergessen, eine Kampagne abzuschalten?
Dieser kontinuierliche Vergleich von budgetierten vs. tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen ermöglicht es Ihnen, Ihr Verhalten anzupassen, bevor ein kleines Geldleck zu einer Flut von Cash wird, die Ihr Unternehmen verlässt.
Warnpunkte in das Budget aufnehmen
Um Ihr Budget handlungsfähig zu machen, müssen Sie „Alerts“ erstellen. Dies sind vorbestimmte finanzielle Schwellenwerte, die spezifische Aktionen auslösen.
Hier sind einige Beispiele:
Wachstumswarnungen:
Wenn Ihr Unternehmen 3 Monate in Folge einen konstanten Gewinn von über 5.000 Euro verzeichnet, können Sie einen virtuellen Assistenten einstellen.
Dies verhindert vorzeitiges Skalieren (Einstellen, bevor Sie es sich leisten können).
Kostenwarnungen:
Beispiel: „Wenn die Cost of Goods Sold über 40% des Verkaufspreises steigen, müssen wir die Preise erhöhen oder den Lieferanten wechseln.“
Diese Art von Alert nimmt die Emotion aus dem Krisenmanagement. Sie müssen keine kritischen Geschäftsentscheidungen treffen, während Sie in Panik sind, da Sie die Entscheidung bereits getroffen haben, als Sie das Budget geschrieben haben.
Fazit
Ein Business Budget bietet die Klarheit, die erforderlich ist, um durch die komplexen Gewässer des Unternehmertums zu navigieren.
Indem Sie einfach mit Excel beginnen, zwischen fixen und variablen Kosten unterscheiden und Ihren Plan rigoros mit der Realität vergleichen, verwandeln Sie Ihre Finanzen von einer Quelle der Angst in eine Quelle der Stärke.
