Working Capital (Betriebskapital) ist das Kapital, das einem Unternehmen zur Finanzierung seines täglichen Geschäftsbetriebs zur Verfügung steht.
Die buchhalterische Formel zur Berechnung lautet:
Working Capital = Umlaufvermögen – Kurzfristige Verbindlichkeiten
Das Umlaufvermögen (Current Assets) umfasst alle Vermögenswerte, von denen ein Unternehmen erwartet, dass sie innerhalb eines Jahres in liquide Mittel umgewandelt werden. Dazu gehören:
- Liquide Mittel und Zahlungsmitteläquivalente.
- Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Dies stellt Geld dar, das Kunden dem Unternehmen für Waren oder Dienstleistungen schulden, die bereits geliefert, aber noch nicht bezahlt wurden.
- Vorratsvermögen (Lagerbestand). Diese Kategorie umfasst Rohstoffe, unfertige Erzeugnisse und Fertigerzeugnisse eines Unternehmens, die in Kürze gegen Bargeld verkauft werden sollen.
- Sonstige Vermögenswerte. Dazu gehören Aktien, Goldeinlagen, Anleihen, die kurz vor der Fälligkeit stehen, usw.
Die kurzfristigen Verbindlichkeiten (Current Liabilities) sind alle finanziellen Verpflichtungen und Schulden, die innerhalb eines Jahres bezahlt werden müssen. Dazu gehören:
- Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen: Dies ist das Geld, das das Unternehmen seinen Lieferanten, Verkäufern und anderen Gläubigern für auf Kredit gekaufte Waren oder Dienstleistungen schuldet.
- Kurzfristige Schulden: Dies umfasst Schuldenzahlungen, die innerhalb der nächsten 12 Monate fällig sind.
- Abgegrenzte Aufwendungen (Accrued Expenses): Dies sind Aufwendungen, die bereits angefallen, aber noch nicht bezahlt wurden. Gängige Beispiele sind an Mitarbeiter zu zahlende Löhne, an staatliche Stellen geschuldete Steuern usw.
- Passive Rechnungsabgrenzung (Deferred Revenue): Dies stellt Vorauszahlungen von Kunden für Waren oder Dienstleistungen dar, die das Unternehmen noch nicht geliefert hat. Es handelt sich um eine Verbindlichkeit, da das Unternehmen verpflichtet ist, entweder die Waren/Dienstleistungen zu erbringen oder das Geld zurückzuzahlen.
Wenn der Wert des Umlaufvermögens höher ist als der der kurzfristigen Verbindlichkeiten, verfügt das Unternehmen über ein positives Working Capital. Das bedeutet, es hat ausreichende Kapazitäten, um seine Rechnungen zu bezahlen, den Betrieb zu finanzieren und in Wachstumsinitiativen zu investieren usw.
Ein negatives Working Capital bedeutet jedoch, dass das Unternehmen unter Liquiditätsengpässen leidet und möglicherweise Schwierigkeiten hat, seine Schulden und Geschäftspartner zu bezahlen.
Warum es wichtig ist, das Working Capital richtig zu managen
Unternehmen, die ihr Working Capital richtig managen, sind in einer weitaus besseren Position, um unvorhergesehene Geschäftsmöglichkeiten zu nutzen, wie z. B. den Kauf von Rohstoffen zu einem niedrigen Preis, den Erwerb von Ausrüstung mit einem temporären Rabatt usw.
Unternehmen mit einem gesunden Working Capital können bei Bedarf auch schneller handeln als ihre Wettbewerber.
Beispielsweise können Unternehmen mit viel Working Capital Verträge schneller abschließen, indem sie bestimmte Aufgaben auslagern und mehr Arbeiten parallel durchführen.
Im Vergleich dazu haben Unternehmen mit geringem Working Capital eine viel begrenztere Arbeitskapazität. Diese Unternehmen handeln oft langsamer, da sie auf weitere Zahlungseingänge warten müssen, um sich den Kauf weiterer Dienstleistungen, Werkzeuge oder die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter leisten zu können.
8 Methoden zur richtigen Verwaltung des Working Capital
Es gibt eine ganze Reihe von erprobten und bewährten Strategien, die Unternehmen zur Verbesserung ihres Working Capital einsetzen können.
Je nach Methode besteht der Zweck darin, die Höhe des Umlaufvermögens zu erhöhen oder die kurzfristigen Verbindlichkeiten eines Unternehmens zu verringern.
Zahlungen von Kunden beschleunigen (Debitorenmanagement)
Das Ziel des Debitorenmanagements (accounts receivable management) ist es, Umsätze so schnell wie möglich in Bargeld umzuwandeln.
Normalerweise bedeutet dies die Etablierung von Standardverfahren, um vertrauenswürdige Kunden zu finden, Zahlungen zu erleichtern, Zahlungspläne zu erstellen usw.
Die wirkungsvollste Änderung besteht darin, Kreditprüfungen bei potenziellen Kunden durchzuführen, um deren Zahlungsfähigkeit zu verstehen.
Diese Informationen ermöglichen es Unternehmen, genau abzuwägen, welche Arten von Dienstleistungen sie neuen Kunden anbieten können und welche Zahlungsoptionen sie gewähren können.
Eine weitere Option ist die Konfiguration eines effizienten und automatisierten Rechnungssystems. Rechnungen sollten sofort nach Lieferung der Waren oder Erbringung der Dienstleistungen versendet werden. Rechnungen müssen außerdem korrekt, klar und leicht verständlich sein, wobei Zahlungsbedingungen, Fälligkeitsdaten und Zahlungsanweisungen deutlich sichtbar sein müssen.
Die manuelle Nachverfolgung ausstehender Rechnungen ist zeitaufwändig und ineffizient. Moderne Buchhaltungs- oder Debitorenmanagement-Software kann diesen Prozess automatisieren, indem sie automatische Mahnungen sowohl für anstehende als auch für überfällige Rechnungen versendet.
Verwaltung der Verbindlichkeiten (Kreditorenmanagement)
Das Ziel des Kreditorenmanagements (accounts payable management) ist es, die jederzeit verfügbare Bargeldmenge zu erhöhen, indem der Zeitpunkt der Zahlungen optimiert wird.
Im Allgemeinen sollte ein Unternehmen Bargeld so lange wie vertraglich und strategisch möglich halten.
Unternehmen sollten zudem wann immer möglich Zahlungsbedingungen neu verhandeln, beispielsweise durch Verlängerung der Zahlungsfrist oder durch die Bitte um Rabatte bei Großbestellungen.
Eine weitere Lösung besteht darin, den Zahlungsprozess ordnungsgemäß zu automatisieren, damit Rechnungen pünktlich und ohne Säumnisgebühren oder ähnliche Strafen bezahlt werden.
Bessere Lagerbestandssteuerung
Für viele Unternehmen ist der Lagerbestand oft der größte Bestandteil des Working Capital, und seine effektive Verwaltung ist entscheidend, um gebundenes Kapital freizusetzen.
Eine gängige Lösung ist die Einführung einer Just-in-Time-Philosophie. JIT bedeutet, dass ein Unternehmen Materialien von Lieferanten erst dann bestellt, wenn sie im Produktionsprozess benötigt werden.
Dieser Ansatz reduziert die gehaltene Lagermenge drastisch und minimiert dadurch Lagerkosten, Verschwendung und den im Lagerbestand gebundenen Geldbetrag.
Der Nachteil ist, dass dies hervorragende Prognosen und eine saisonale Bestandsanalyse erfordert.
Eine weitere gängige Strategie besteht darin, zu optimieren, wie viel Sicherheitsbestand für unerwartete Nachfrage oder Lieferverzögerungen vorgehalten wird.
Schließlich sollten Unternehmen „Ladenhüter“ (dead inventory) so schnell wie möglich identifizieren und veräußern, bevor sie vollständig an Wert verlieren.
In diesem Zusammenhang bezieht sich „dead inventory“ auf Artikel, die veraltet oder abgelaufen sind oder nicht mehr nachgefragt werden. Dieser Bestand stellt einen vollständigen Verlust des für den Kauf investierten Kapitals dar.
Vorhandene Ladenhüter sollten über reduzierte Preise abverkauft werden.
Um die zukünftige Ansammlung solcher Bestände zu verhindern, sollten Unternehmen regelmäßige Prüfungen durchführen, um herauszufinden, welche Produkte sich schlecht verkaufen, und die Bestellmengen entsprechend anpassen.
Implementierung eines Device-as-a-Service-Modells
Device-as-a-Service (DaaS) ist ein Geräteeigentumsmodell, bei dem Unternehmen ihre Geräte (wie Laptops oder Telefone) über ein Abonnement beschaffen, verwalten und finanzieren, anstatt sie zu kaufen.
Kurz gesagt ist DaaS ein monatliches Abonnement, das ein einzelnes Gerät (z. B. einen Laptop oder ein Smartphone) plus Geräteverwaltungsdienste (Beschaffung des Geräts, Konfiguration, Reparaturen, Garantieansprüche usw.) plus eine Software-Ebene zur Überwachung und Verwaltung des Geräts bereitstellt.
Ein DaaS-Modell hilft Unternehmen auf drei Arten, ihr Working Capital zu verbessern:
Erstens vermeidet es hohe anfängliche Kapitalausgaben beim Kauf von Geräten und wandelt diese in kleinere, monatliche Ausgaben um, die jederzeit gekündigt werden können.
Zweitens wird ein DaaS-Abonnement als Betriebsausgabe eingestuft, was bedeutet, dass es sofort abgesetzt werden kann, was kurzfristig die Steuerlast senken kann.
Drittens übernimmt ein DaaS-Anbieter viele Verantwortlichkeiten der IT-Abteilung eines Unternehmens, d. h. Gerätereparaturen, Garantieansprüche usw.
Dies kann Kosteneinsparungen bedeuten, indem die Notwendigkeit einer IT-Abteilung vermieden wird, oder Produktivitätssteigerungen, da sich die IT-Abteilung auf profitablere Aufgaben konzentrieren kann.
Wir bei INKI sind einer der größten DaaS-Anbieter in Europa und haben damit umfangreiche Erfahrung.
Dieses DaaS-Modell hat LEGO, einem unserer Kunden, sehr geholfen, agiler und kosteneffizienter zu werden.
Rabatte durch frühzeitige Zahlungen aushandeln
Unternehmen mit starken Barreserven können diese nutzen, um Rabatte von Lieferanten auszuhandeln, indem sie Lieferanten frühzeitige Zahlungen im Austausch für einen Rabatt anbieten.
Generell gilt: Je größer und früher die Zahlung, desto größer kann der ausgehandelte Rabatt sein.
Anders betrachtet nutzt das Käuferunternehmen sein überschüssiges Geld, um in den Lieferanten zu investieren, und im Gegenzug seine Wareneinsatzkosten (Cost of Goods Sold – COGS) zu senken.
Factoring und Rechnungsfinanzierung
Factoring ist ein Finanzmechanismus, bei dem ein Unternehmen seine Forderungen aus Lieferungen und Leistungen an ein externes Finanzunternehmen, einen sogenannten Factor, mit einem Abschlag verkauft.
Der Factor stellt dem Unternehmen in der Regel einen großen Prozentsatz des Nennwerts der Rechnung (z. B. 70-90 %) im Voraus zur Verfügung. Der Factor übernimmt dann den Einzugsprozess vom Kunden.
Sobald der Kunde den vollen Rechnungsbetrag an den Factor zahlt, überweist der Factor den verbleibenden Saldo von 10-30 % an das Unternehmen, abzüglich der Gebühren des Factors.
Für Unternehmen mit langen Kundenzahlungszyklen oder solche, die ein schnelles Wachstum erleben, das ihre verfügbaren Barmittel reduziert, ist Factoring ein Finanzinstrument, das eine sofortige und signifikante Zufuhr von Working Capital bieten kann.
Factoring wandelt einen nicht liquiden Vermögenswert des Umlaufvermögens (Forderungen) direkt in den liquidesten Vermögenswert (Bargeld) um.
Diese sofortige Finanzspritze kann verwendet werden, um Gehaltsabrechnungen zu decken, Lagerbestände zu kaufen oder den täglichen Betrieb zu finanzieren, wodurch eine Liquiditätskrise verhindert wird und das Unternehmen Wachstumschancen verfolgen kann, ohne durch langsam zahlende Kunden eingeschränkt zu werden.
Cashflow-Prognose (Liquiditätsplanung)
Eine genaue und regelmäßige Cashflow-Prognose (Liquiditätsplanung) ist die Praxis der Antizipation zukünftiger Mittelzuflüsse und -abflüsse, die es einem Unternehmen ermöglicht, vorauszusehen, wann Bargeld am dringendsten benötigt wird.
Unternehmen mit einer guten Cashflow-Prognose steuern ihr Geschäft, indem sie liquiditätsintensive Perioden managen, anstatt auf Krisen zu reagieren.
Effektive Prognosen erfordern das Sammeln von Daten aus der gesamten Organisation, einschließlich Vertriebsabteilungen, Forderungsbeständen, Zahlungsplänen für Verbindlichkeiten und geplanten Betriebsausgaben, um ein umfassendes Modell der zukünftigen Liquiditätspositionen zu erstellen.
Moderne Software für Finanzplanung und -analyse (FP&A) kann einen Großteil dieses Prozesses automatisieren, indem sie Echtzeitdaten aus ERP-Systemen verwendet und KI sowie maschinelles Lernen nutzt, um die Prognosegenauigkeit zu verbessern.
Wenn sie richtig durchgeführt wird, ermöglicht die Liquiditätsplanung dem Management, potenzielle Liquiditätsengpässe weit im Voraus zu erkennen, was ihnen Zeit gibt, Finanzierungen zu arrangieren oder Ausgaben anzupassen.
Sie identifiziert auch Perioden mit Liquiditätsüberschuss, was es dem Unternehmen ermöglicht, Investitionen zu planen oder frühzeitige Zahlungen im Austausch für Rabatte zu arrangieren.
Ohne eine solide Prognose ist ein Unternehmen blind für seine zukünftige finanzielle Situation und riskiert, in Liquiditätsengpässe zu geraten.
Kurzfristige Finanzierung und Kreditlinien
Selbst mit den besten Managementpraktiken können Unternehmen vorübergehende Engpässe beim Working Capital erleiden.
Eine einfache Lösung hierfür sind kurzfristige Finanzierungsinstrumente wie Kreditlinien oder Geschäftskredite.
Das häufigste Instrument für diesen Zweck ist eine unbesicherte, revolvierende Kreditlinie von einer Bank.
Diese bietet eine flexible Kapitalquelle, die ein Unternehmen bei Bedarf in Anspruch nehmen kann, um vorübergehende Bedürfnisse zu decken, wie z. B. die Finanzierung eines saisonalen Lageraufbaus oder die Steuerung des Cashflows während eines großen Projekts.
Eine Working-Capital-Kreditlinie stellt sicher, dass ein Unternehmen seinen kurzfristigen Verpflichtungen auch in Zeiten knapper Liquidität stets nachkommen kann.
Es ist jedoch entscheidend, dass diese kurzfristige Finanzierung für den vorgesehenen Zweck verwendet wird. Ein häufiger Geschäftsfehler ist die Nutzung einer Kreditlinie zum Kauf langfristiger Vermögenswerte wie Maschinen oder Immobilien.
Dies schafft ein gefährliches Missverhältnis (Mismatch) zwischen der kurzfristigen Natur der Finanzierung und der langfristigen Natur des Vermögenswerts, was die Kreditlinie bindet und sie für den täglichen Betrieb unzugänglich macht.
